Consolidación de datos en Excel

En este artículo presentamos la herramienta de consolidación de MS Excel, sus utilidades en distintas tareas y las consideraciones al momento de consolidar.

Utilidad de la Consolidación

Cuando necesites destacar los puntos principales de una o de varias hojas de cálculos extensas, el mejor método consiste en usar el botón Consolidar de la pestaña Datos. Con esta herramienta logrará resumir grandes cantidades de datos diferentes en una hoja de cálculo.

¿En que tarea puedo utilizar la consolidación?

Por ejemplo, puede consolidar datos de hojas de cálculo que contienen informes mensuales y presentarlos juntos como informes trimestrales. A continuación, puede consolidar los informes trimestrales para obtener un informe anual.

Los datos fuente pueden encontrarse en libros de trabajos independientes, en el mismo libro de trabajo o en la misma hoja.

Consideraciones al momento de Consolidar

Puede definir solamente una tabla de consolidación en una hoja de cálculo. Para realizar una consolidación diferente, debe seleccionar un área de destino diferente y especificar un conjunto diferentes de áreas fuente.

Para consolidar datos debe especificar:

• Un área de destino: Es el rango que contendrá la información a consolidar. (Más información en detalle sobre “El Área de destino de la consolidación en Excel” en el siguiente Post).

•  Áreas fuente: Son los rangos donde se encuentra la información que se consolidará.

Una vez especifique estos rangos, realice la primera consolidación y guarde la hoja de cálculo. Le será más fácil realizar otra consolidación puesto que MS Excel  conserva la información sobre la fuente y el destino especificados.

La mayoría de las hojas de cálculo contienen una o varias categorías de datos. Por ejemplo, cada uno de los cuatro informes trimestrales mostrados anteriormente contiene datos agrupados por división. Cada una de las cuatro categorías de divisiones de cada consolidación trimestral se identifica con un rótulo (Un encabezado de columna). Puede elegir consolidar los datos según sus categorías o según su posición relativa en las hojas de cálculo fuente.

Si quieres saber más  sobre estos tipos de consolidación, puedes visitar las siguientes Entradas:

•  Consolidar por posición en Excel
•  Consolidar por Categoría en Excel

  

  

Utilidades de los subtotales en Excel

En este artículo te presentamos las utilidades principales de tener un conocimiento de la herramienta de subtotales en el resumen de datos en MS Excel.        

Utilidades Principales de los Subtotales en Excel

              La inserción de subtotales automáticos es una manera rápida de resumir datos en una lista o en una base de datos de MS Excel. No es necesario introducir fórmulas en la hoja de cálculo para usar los subtotales automáticos. Esto te permite ganar tiempo valioso al momento de realizar una tarea, sin perder el objetivo principal de esta que puede ser el reconocimiento de total importante asociado a un grupo específico de datos. (Más información sobre subtotales automáticos en el siguiente Post).

¿Cómo la herramienta de MS Excel nos muestra las utilidades de los Subtotales?

        Al usar los grupos de datos elegidos, MS Excel automáticamente calcula los valores del subtotal y del total general, inserta, y rotula las filas de totales, y esquematiza la lista. (Como calcular subtotales y total general en Excel en el siguiente Entrada)

        Con los símbolos del esquema, puede ocultar los datos detallados para mostrar el resumen de datos solamente.

        Una vez que se muestre el nivel deseado del resumen de datos, puede darle formato e imprimirlo rápidamente (o crear un gráfico) para presentar un informe.

Inserción en Excel

En este artículo te presenta lo que es la inserción y las utilidades de saber esta herramienta en el uso de MS Excel.

Introducción a la inserción en Excel

Comúnmente ocurren cambios en la información que manejamos, y tenemos que agregar o eliminar celdas, columnas o filas a una hoja. Incluso, es posible que se necesario agregar más hojas a los libros, o eliminarlas. MS Excel permite hacer cambios en la estructura de las hojas y los libros, sin necesidad de ingresar de nuevo la información contenida en estás.

Utilidades de la  Inserción en Excel

• El usuario puede insertar celdas, filas, columnas y hojas, sin la necesidad de perder o ingresar nuevamente la información. (Más información puedes visitar la siguiente entrada relacionada “Cómo Insertar celdas, filas y columnas en Excel”).
• También te permite eliminar celdas, filas columnas y hojas. (Más información puedes visitar la siguiente entrada relacionada “Eliminar Celdas, Filas y Columnas en Excel”).
• Insertar Objetos. (si deseas aprender a insertar objetos en MS Excel: “Insertar Objetos en Excel”).
• Incluir notas en una celda.

¿Qué es el formato de celdas?

En este artículo se da a conocer que es el formato de celda, y que utilidades se le pueden dar el uso de MS Excel. 

 ¿Qué es el formato de celda en MS Excel?

El formato de celdas sirve para modificar el tipo de letra, tamaño, espaciado, entre otras características de las celdas y su contenido.

El formato de las celdas está concentrado en un solo cuadro de dialogo. Para acceder a ésta se selecciona del menú Formato la opción Celdas o se presiona <Ctrl+1>. Al hacerlo aparece la siguiente ventana: 

Cada separador tiene una función distinta y se puede acceder haciendo  clic en el separador deseado.

Para conocer la funcionalidad de cada separador de acuerdo a los elementos que deseamos dar formato, te invitamos a visitar las siguientes entradas:

• ¿Cómo dar formato a Números?
• Alinear, orientar y ajustar texto en Excel
• Elegir o cambiar formato de Fuente de un texto en Excel
• Formato de Relleno y Protección de una celda
• Fijar la altura de una fila en Excel
• Fijar el ancho de una columna en Excel

Utilidades del Administrador de Escenarios

En esta publicación aprenderás qué es el administrador de escenarios, la utilidad que tiene y también todas las cosas que se pueden hacer a través de Excel.

¿Qué es y cual es la utilidad del Administrador de Escenarios de Excel?

Se puede utilizar el Administrador de escenarios para crear conjuntos de valores contenidos en celdas cambiantes para su uso en un escenario. Cada escenario representa una serie de suposiciones que se pueden usar para pronosticar los resultados en una hoja de cálculo de ejemplo.

Tareas que se pueden realizar con el Administrador de escenarios

Con el Administrador de escenarios puede:

• Crear escenarios múltiples con un máximo de 32 series de celdas cambiantes para cada escenario.
• Dar un nombre, guardar y ver los resultados de los escenarios en la hoja de cálculo.
• Crear un informe de resumen de los valores cambiantes y los resultados. (En detalle como crear un informe resumen de un escenario en Excel en la siguiente entrada “Como hacer un informe de resumen de escenario”).
• Combinar escenarios de un grupo en un solo modelo. (Como combinar escenarios visita el siguiente post “Como combinar Escenarios en Excel”).
• Proteger escenarios contra cambios. (Si deseas proteger un escenario visita esta entrada enseña como hacerlo “Proteger un escenario contra cambios no deseados”).
• Ocultar escenarios.
• Efectuar un seguimiento automático de las modificaciones de los escenarios. (más sobre modificar escenario en este post “Como modificar un escenario”).

Utilidades de las tablas dinámicas

En esta publicación te presentamos las principales utilidades de las tablas dinámicas en MS Excel, con una descripción característica de cada utilidad.

Utilidades de las tablas dinámicas en Excel

Mostrar solamente los detalles que desees

Puede elegir el nivel y el tipo de detalles que desee incluir en una tabla dinámica. Los subtotales se suman automáticamente. Una fila o una columna adicional, agrega detalles. (Más información sobre como crear una tabla dinámica en Excel  en la siguiente entrada “Como crear una Tabla Dinámica”).

Cambiar fácilmente la presentación de los datos

Puede cambiar la presentación de los datos usando el mouse (ratón) para mover los campos y los datos asociados, lo cual le permite organizar las categorías según el tipo de análisis que desea realizar. (Más detalle sobre aplicar filtros en base a distintas categorías en una tabla dinámica en el siguiente post “Aplicar filtros a una tabla dinámica”).

 Crear gráficos que cambien con los datos de la tabla

Puede crear gráficos que muestren los distintos niveles de detalle en una tabla dinámica.

A medida que oculte y muestre los detalles o cambie la presentación de la tabla dinámica, el gráfico cambiará automáticamente. (Más información sobre como crear gráficos a partir de una tabla dinámica en la siguiente entrada “Como hacer gráficos con tablas dinámicas”).