¿Cómo colocar contraseña a un archivo en Excel?

En este post aprenderás con ayuda de un video tutorial, cómo colocar contraseña a un archivo en MS Excel con la finalidad de proteger tus trabajos en Excel.

¿Por qué colocar contraseña o clave a un archivo en Excel?

Unas de las principales razones para colocar contraseña o clave a nuestros archivos Excel, tiene que ver con la protección del documento frente a cambios no deseados de otros usuarios que tengan uso a la computadora o simplemente con la privacidad o cuidado de información de nuestro archivo.

¿Cómo colocar contraseña a un archivo en Excel?

Para colocar una contraseña a un archivo en Excel lo primero que se debe hacer es guardar el archivo, en la misma ventana seleccionar el botón herramientas luego Opciones generales…

Ya en esta ventana de Opciones generales  podemos poner contraseña o clave a nuestro archivo.

Para poder hacer buen uso de esta ventana se debe tener claro los siguientes conceptos que en esa ventana aparecen:

• Copia de seguridad: significa que al modificar nuestro archivo Excel este guarda el archivo con los cambios últimos y además crea una copia de seguridad que es un archivo anterior a los cambios realizados.
• Contraseña de apertura: es una contraseña inicial que va a restringir poder abrir o no el archivo Excel.
• Contraseña de Escritura: es una segunda contraseña que restringe el poder modificar el archivo. En caso de que el usuario desconozca esta contraseña solo tendrá la posibilidad de ver el documento como “solo lectura”.
• Archivo “solo lectura”: Es una opción de abrir el archivo Excel sin poder modificar el archivo actual (se puede guardar una copia con otro nombre modificada, pero el archivo actual permanece invariable).

Video tutorial paso a paso como colocar contraseña a un archivo en Excel

Para que todo quede más claro se facilita un video tutorial donde podrás observar lo explicado anteriormente paso a paso.

Como consolidar datos en Excel

En este artículo te enseñamos a consolidar datos en MS Excel en profundidad, con la finalidad de que puedas realizar una consolidación por si solo.

Empezar a consolidar datos en Excel

Lo primero que se debe realizar es especificar los detalles de la tabla de consolidación presionando el botón consolidar en el menú Datos. Se abre la siguiente ventana “Consolidar”.

Seleccionar una función para aplicar a la consolidación

en la lista desplegable “Función” de la ventana Consolidar, se puede seleccionar  una de las 11 funciones para la hoja de cálculo que desee que MS Excel aplique a su consolidación.

Especificar áreas fuente

En el cuadro de texto “Referencia” escriba o selecciones cada área fuente. Al elegir el botón “Agregar”, la referencia del área fuente se agrega a la lista “Todas las referencias”.

• Se puede especificar hasta 255 áreas fuente para una tabla de consolidación.

• No es necesario que los libros de trabajo que contienen las áreas fuente estén abiertos durante la consolidación.

• Las celdas que contienen texto en el área fuente se consideran celdas en blanco (Excepto los rótulos de categoría, si consolida por categoría).

• Si incluye celdas que contienen fórmulas en un área fuente MS Excel solo consolida los valores resultantes e ignora las fórmulas.

Usar rangos con nombre en la referencia fuente

Si asigna nombres a las áreas fuente antes de consolidar los datos; puede tener toda la seguridad de que se han consolidado los rangos apropiados, incluso cuando agregue o elimine columnas o filas, o mueva las áreas fuente.

También se puede hacer uso de comodines en la referencia fuente (si desea saber como usar comodines puede hacer clic en El Área de destino de la consolidación en Excel).

Referencia de un área fuente en una hoja cerrada

Cuando el área fuente se encuentre en una hoja de cálculo que no esté abierta, utilice el botón “Examinar” de la ventana “Consolidar” para introducir en la casilla “Referencia” la ruta de acceso y el nombre de la hoja. En la ventana Examinar identifique la hoja de cálculo y elija el botón “Aceptar”.

Realizar la Consolidación

Cuando elije el botón Aceptar en la ventana “Consolidar”, MS Excel consolida los datos de las áreas fuente y los muestra en el área de destino.

Puede anular la consolidación sin vínculos eligiendo el comando “Deshacer” inmediatamente después de consolidar, pero no puede emplear dicho comando para anular una consolidación vinculada. Asegúrese de guardar el libro de trabajo primero.

Repetir la consolidación

Tras definir un conjunto de áreas fuente de consolidación, las referencias fuente se guardan con la hoja de cálculo. Cuando vuelva a abrir el libro de trabajo y cambie a la hoja de cálculo de consolidación simplemente elija el botón Consolidar y en la misma ventana presionar el botón “Aceptar” para actualizar la tabla de consolidación.

El Área de destino de la consolidación en Excel

En este artículo te enseñamos a como preparar el  Área de destino elemento clave al realizar una consolidación en MS Excel.

¿Qué es el área de destino de la consolidación en Excel?

El área de destino son las celdas de la tabla donde va ir la consolidación de todos los datos fuentes seleccionados con el fin de resumirlos globalmente.

Trabajar el área de destino al consolidar

Antes de elegir el comando Consolidar, del menú Datos, se debe seleccionar el área de destino donde se desea que aparezca la tabla de consolidación. Dependiendo del resultado que se desea, se debe seleccionar una determinada área de destino como se observa en la siguiente tabla:

¿Qué formato toma el área de destino al momento de consolidar?

Para dar formato a las celdas del área de destino, MS Excel utiliza el formato de número de la primera área fuente indicada en el cuadro “Todas las referencias” de la ventana de dialogo Consolidar. Los formatos de número que ya están en su área de destino se reemplazan. MS Excel no reemplaza otros formatos en el área de destino.

¿Cómo usar caracteres comodines en rótulos de categoría del área fuente?

Cuando vaya a consolidar por categoría, use rótulos en el área de destino para controlar qué categorías están consolidadas. Puede usar asterisco (*) y el signo de interrogación (?) como caracteres comodín en los rótulos que escriba en el área de destino. Por ejemplo, las categorías tituladas Ventas 1 y Ventas 2 se consolidarían en una categoría titulada Venta*, en el área de destino.

Ejemplo de uso de Comodines en rótulos de categoría del área fuente

En la siguiente tabla se observa el área fuente, donde en el rótulo se observa la categoría Tenis 1 y Tenis 2.

Finalmente se observa el área de destino donde se usa el comodín (*) en la categoría Tenis, lo cual mediante el uso de este, permite la consolidación de las categorías de los datos fuentes Tenis 1 y Tenis 2. 

Vincular datos consolidados en Excel

En este artículo te presentamos las ventajas de poder vincular datos al momento de realizar una Consolidación en MS Excel.

Crear vínculos de datos al Consolidar

Cuando realiza una consolidación, también puede crear Vínculos, a fin de que el área de destino se actualice automáticamente cuando los datos fuente cambien. Puede obtener el mismo resultado empleando fórmulas tradicionales en una hoja de cálculo de recopilación, con referencias a los datos fuente. (Más información sobre “Enlaces o hipervínculos en Excel” puedes visitar la siguiente Entrada).

¿Cuáles son las ventajas que ofrece la consolidación vinculada frente a fórmulas tradicionales de vinculación?

El uso de la consolidación, esté o no vinculada, ofrece ventajas sobre las Fórmulas tradicionales de vinculación, especialmente si los datos fuente se encuentran en varios libros de trabajo en Excel.

• Con la consolidación sin vincular, puede reunir datos de diferentes fuentes sin la necesidad de contar con vínculos físicos entre los libros de trabajos de Excel.

•   Con la consolidación sin vincular o no vinculada, puede actualizar manualmente el resumen de la información en un momento dado.

•     Con la consolidación vinculada o no vinculada, puede configurar hojas de cálculo con mayor rapidez y facilidad que escribiendo las fórmulas de vinculación.

Consideración a tener presente al momento de realizar una consolidación vinculada

Cuando las áreas fuente se encuentran en la misma hoja de cálculo que el área de destino, no se pueden crear vínculos con los datos fuente.

Ejemplo de Vista de una tabla consolidada vinculada

En el ejemplo se muestra una tabla de consolidación vinculada, donde aparecen los ya conocidos Símbolos de Esquema, que si los presionamos nos mostraran los datos desde donde provienen los Subtotales. (Si quieres saber mas sobre subtotales en la siguiente Página).

En este ejemplo si modificamos cualquier dato fuente, automáticamente se cambiará el valor en los datos de destino.

Es  importante para poder hacer la vinculación de datos en la consolidación, en la ventana consolidar se debe marcar la casilla “Crear vínculos con los datos de origen”.

Consolidar por Categoría en Excel

En este artículo aprenderás como y cuando Consolidar por Categoría en MS Excel,  también te mostraremos consideraciones de su uso aplicadas a un ejemplo.

¿Cuándo Consolidar Datos por Categoría?

Consolide Datos por categoría cuando las áreas fuentes contengan: 

• Datos similares en ubicaciones relativas diferentes.

• Un número diferente de filas o de columnas de datos en cada categoría

MS Excel utiliza los rótulos de las áreas fuente para determinar las categorías y, de hecho, puede copiar los rótulos como encabezados de fila o de columna al área de destino durante la consolidación. Por ello, los rótulos para datos similares deben ser idénticos en cada una de las áreas fuente.

Ejemplo de consolidación por Categoría

Como se observa en la imagen ejemplo, se puede observar las ventas totales por trimestre por actividades en dos Áreas. Esta imagen representa datos fuentes, lo cual cumple que en el rótulo de filas se observan datos similares en ubicaciones relativamente diferentes.

Por lo tanto de acuerdo a lo especificado en este artículo se recomienda hacer una consolidación por categoría.

Finalmente el resultado de esta consolidación por categoría del ejemplo es la siguiente:

Consideraciones a tener en cuenta al consolidar por categoría del Ejemplo

• La selección del cuadro Final o de datos de destino debe ser de las celdas que contendrán valores más las celdas que contienen las categorías, es importante que el cuadro final contenga el nombre de las categorías o rotulo de Filas con nombres correspondientes.

• Al momento de usar el botón Consolidar debe agregar los valores y las categorías que desea aplicar la fórmula, de ambas tablas (dos selecciones) que corresponden a los datos fuentes.

• Para este ejemplo, es importante que al momento de hacer la consolidación marcar la casilla “Columna Izquierda”, para que la operación que se utilice se haga a partir de acuerdo de cada una de las categorías. (Para este caso se puede observar que se hizo la suma respectiva por actividad).

Consolidar por posición en Excel

En este artículo aprenderás a consolidar por posición datos en MS Excel, planteando algunas sugerencias y consideraciones previas antes de consolidar.  

Cuando Consolidar por Posición en Excel

En general, se recomienda consolidar datos por posición si tiene una serie de hojas de cálculo idénticas, por ejemplo, hojas de cálculos creadas con la misma plantilla.

¿Se deben considerar los rótulos de posición de categorías al consolidar por posición?

Cuando realice una consolidación por posición, los rótulos de categorías, por ejemplo, los encabezados de fila en los cuatro informes mensuales, se ignoran y sólo se consolidan los datos que se encuentran en la misma posición en cada área fuente.

Cuando seleccione el área de destino para los datos que desee consolidar por posición, recuerde que:

• Los rótulos de categorías no se copian en el área de destino, aun cuando los seleccione en las áreas fuente. Cuando consolide por posición, no incluya rótulos ni en las áreas fuente ni en las áreas de destino. Si desea incluir encabezados de fila y columna, puede escribir rótulos por encima y a la izquierda del área de destino seleccionada.

• Todas las áreas fuente y el área de destino deben estar organizadas de idéntica manera, con ubicaciones absolutas idénticas en cada hoja de cálculo.

Sugerencias al momento de Consolidar por Posición

Si selecciona un grupo de hojas en un libro de trabajo, puede introducir texto, fórmulas y formato que serán idénticos en todas las hojas seleccionadas al mismo tiempo, para asegurarse de que su modelo de consolidación sea uniforme.

Consolidación de datos en Excel

En este artículo presentamos la herramienta de consolidación de MS Excel, sus utilidades en distintas tareas y las consideraciones al momento de consolidar.

Utilidad de la Consolidación

Cuando necesites destacar los puntos principales de una o de varias hojas de cálculos extensas, el mejor método consiste en usar el botón Consolidar de la pestaña Datos. Con esta herramienta logrará resumir grandes cantidades de datos diferentes en una hoja de cálculo.

¿En que tarea puedo utilizar la consolidación?

Por ejemplo, puede consolidar datos de hojas de cálculo que contienen informes mensuales y presentarlos juntos como informes trimestrales. A continuación, puede consolidar los informes trimestrales para obtener un informe anual.

Los datos fuente pueden encontrarse en libros de trabajos independientes, en el mismo libro de trabajo o en la misma hoja.

Consideraciones al momento de Consolidar

Puede definir solamente una tabla de consolidación en una hoja de cálculo. Para realizar una consolidación diferente, debe seleccionar un área de destino diferente y especificar un conjunto diferentes de áreas fuente.

Para consolidar datos debe especificar:

• Un área de destino: Es el rango que contendrá la información a consolidar. (Más información en detalle sobre “El Área de destino de la consolidación en Excel” en el siguiente Post).

•  Áreas fuente: Son los rangos donde se encuentra la información que se consolidará.

Una vez especifique estos rangos, realice la primera consolidación y guarde la hoja de cálculo. Le será más fácil realizar otra consolidación puesto que MS Excel  conserva la información sobre la fuente y el destino especificados.

La mayoría de las hojas de cálculo contienen una o varias categorías de datos. Por ejemplo, cada uno de los cuatro informes trimestrales mostrados anteriormente contiene datos agrupados por división. Cada una de las cuatro categorías de divisiones de cada consolidación trimestral se identifica con un rótulo (Un encabezado de columna). Puede elegir consolidar los datos según sus categorías o según su posición relativa en las hojas de cálculo fuente.

Si quieres saber más  sobre estos tipos de consolidación, puedes visitar las siguientes Entradas:

•  Consolidar por posición en Excel
•  Consolidar por Categoría en Excel

  

  

Como hacer subtotales automáticos en Excel

En este artículo aprenderás hacer subtotales automáticos, preparar una lista de datos, mostrar filas de subtotales y mostrar subtotales anidados en MS Excel.

Preparar una lista de datos para los subtotales automáticos

Antes de insertar subtotales automáticos, agrupe las filas de los elementos cuyo subtotal va a calcular. Una manera fácil de hacerlo es ordenando la lista en la pestaña Datos con el botón Ordenar.

Mostrar filas de Subtotales

Una vez organizada la lista, los subtotales automáticos aparecen cuando elige una sola celda de la lista y el comando Subtotal de la pestaña Datos en la sección Esquema. MS Excel usa los rótulos de las columnas para ayudarle a identificar los elementos que desea agrupar y los valores que desea resumir.

Elegir elementos para hacer subtotales: Cuando elige por primera vez el comando Subtotal de la pestaña Datos en la sección Esquema, el cuadro “Para cada cambio en:” muestra automáticamente el rótulo de la columna del margen izquierdo. Puede elegir esa columna o el rótulo de cualquiera otra columna de la lista. Cuando elige el botón “Aceptar”, MS Excel inserta una fila de subtotales para cada grupo de elementos idénticos en la columna  seleccionada. La próxima vez que elija el comando Subtotal con esa lista, el cuadro “Para cada cambio en:” muestra el rótulo de la última columna seleccionada.

Elegir una función de resumen: La primera vez que se usa el botón subtotal en una lista, MS Excel sugiere una función de resumen basada en la clase de datos de la columna seleccionada en el cuadro “Agregar subtotal a:”.

• Si la columna contiene números, MS Excel propone usar la función SUMA para totalizar los datos.

•  Si la columna contiene texto, por ejemplo “alarmas hogar” o los mismos nombres ejemplo “empresa seguridad asociados”, MS Excel propone usar la función CUENTA para proporcionar la cantidad de elementos

   Para elegir un cálculo diferente como PROMEDIO, seleccione otra función de resumen en el cuadro “Usar función” de la ventana de subtotales.

    Elegir valores por resumir: La primera vez que emplea el botón Subtotal, el cuadro “Agregar subtotal a:” muestra el rótulo de la columna de margen derecho. Elija esa columna o el rótulo de cualquier otra columna de la lista. La próxima vez que utilice el botón Subtotal, MS Excel mostrará el rótulo de la última columna seleccionada.

   Mostrar filas de subtotales sobre los datos detallados: Si desea que las filas de los subtotales aparezcan encima de los datos detallados asociados, y que la fila del Total general aparezca al comienzo de la lista, desactive la casilla de verificación “Resumen debajo de los datos” de la ventana de subtotales. Esto es útil si la lista es larga, para evitarle la necesidad de desplazarse hasta el final de la misma para ver los datos del total general. (Más información sobre “Mostrar y ocultar detalles en un Esquema” en la siguiente Entrada).

Con los símbolos de esquema se pueden ocultar o mostrar los diferentes grupos creados por medio de subtotales.

Mostrar Subtotales Anidados

Es posible insertar subtotales de grupos menores dentro de grupos de subtotales existentes. Por ejemplo, puede insertar subtotales para cada Semana en una lista que ya tiene subtotales por cada vendedor. Para Ello en la ventana de subtotales desactive la casilla “Reemplazar subtotales actuales”.

Subtotales automáticos en Excel

En este artículo te damos a conocer conceptos claves para poder mostrar subtotales automáticos en una lista de datos en MS Excel.

Uso de Subtotales Automáticos en Excel

Para usar subtotales automáticos, los datos deben estar organizados en columnas rotuladas. Por ejemplo, una lista de registro de ventas puede incluir una columna Vendedor, que contiene nombres; una columna Marca que identifica en este caso el tipo de articulo “Marca de Auto”; y una columna rotulada Ventas, que contiene el valor monetario. Cuando use el comando subtotales, elija:

• Los elementos para los que desea subtotales, por ejemplo cada vendedor en la columna Vendedores.

• Los valores de los elementos que han de resumirse, tales como Ventas.

• La función de resumen (por ejemplo SUMA o PROMEDIO) que usará con los valores.

Consideraciones al momento se insertar Subtotales Automáticos

Cuando se insertan subtotales automáticos, MS Excel esquematiza la lista. Como las filas pueden ocultarse utilizando los símbolos del esquema, cualquier dato que se encuentre a la izquierda o a la derecha de la lista puede quedar oculto. (Mostrar y ocultar detalles en un Esquema en este Post).

Si desea que estos datos permanezcan visibles en todo momento, colóquelos encima o debajo de la lista. Para obtener mejores resultados, deje siempre por lo menos una fila o una columna en blanco entre 1 a la lista y los demás datos de la hoja de cálculo.

Como calcular valores de subtotales y del total general en Excel

En este artículo te enseñamos a como calcular el valor de los subtotales y del Total general en base a la función elegida por el usuario en MS Excel.

¿Qué funciones utiliza MS Excel para calcular subtotales y total General?

MS Excel calcula los valores de los subtotales usando una función de resumen elegida por el usuario, tal como SUMA o PROMEDIO. Pueden mostrarse subtotales para más de una clase de cálculos a la vez.

¿Cómo se calculan los totales Generales y que datos usa como fuente?

Los valores de los totales generales siempre se derivan de los datos detallados originales, no de las filas de subtotales. Por ejemplo, si usa la función de resumen PROMEDIO, la fila Total general muestra un promedio de los valores de todos los datos detallados en la lista, no el promedio de los valores de subtotales. Los valores para el Total general se calculan utilizando la misma función de resumen elegida para subtotales.

Ventajas al modificar un Valor en una tabla que contiene subtotales

Los valores de subtotales y del total general se vuelven a calcular automáticamente cuando edita las filas de detalle. MS Excel mostrará automáticamente filas ocultar cuando inserte subtotales automáticos, a no ser utilice el botón Filtro de la pestaña datos. Más información de Como hacer subtotales automáticos en Excel en la siguiente Entrada.

  

Utilidades de los subtotales en Excel

En este artículo te presentamos las utilidades principales de tener un conocimiento de la herramienta de subtotales en el resumen de datos en MS Excel.        

Utilidades Principales de los Subtotales en Excel

              La inserción de subtotales automáticos es una manera rápida de resumir datos en una lista o en una base de datos de MS Excel. No es necesario introducir fórmulas en la hoja de cálculo para usar los subtotales automáticos. Esto te permite ganar tiempo valioso al momento de realizar una tarea, sin perder el objetivo principal de esta que puede ser el reconocimiento de total importante asociado a un grupo específico de datos. (Más información sobre subtotales automáticos en el siguiente Post).

¿Cómo la herramienta de MS Excel nos muestra las utilidades de los Subtotales?

        Al usar los grupos de datos elegidos, MS Excel automáticamente calcula los valores del subtotal y del total general, inserta, y rotula las filas de totales, y esquematiza la lista. (Como calcular subtotales y total general en Excel en el siguiente Entrada)

        Con los símbolos del esquema, puede ocultar los datos detallados para mostrar el resumen de datos solamente.

        Una vez que se muestre el nivel deseado del resumen de datos, puede darle formato e imprimirlo rápidamente (o crear un gráfico) para presentar un informe.