Guardar un archivo

En esta publicación aprenderás paso a paso una de las acciones más básica en el uso de MS Excel que consiste en guardar un archivo.

¿Cómo guardar un archivo en MS Excel?

Una vez que hemos terminado el trabajo en Excel, debemos guardarlo. Para hacerlo utilizamos.

Menú: Seleccionar del menú Archivo o Botón de Office, el comando Guardar.

Teclado: Presionamos simultáneamente <Ctrl+G>.

Sin importar que método se utilice aparecerá el siguiente cuadro de dialogo.

En Guardar en se encuentra la carpeta en la cual se alojará el archivo a guardar. Para moverse a través de las carpetas, unidades y discos se puede utilizar la lista Guardar en. Para moverse un nivel hacia arriba en las carpetas se puede utilizar el botón “Subir un nivel”, con el icono “Crear una nueva carpeta”, se puede crear una nueva carpeta para guardar el archivo Excel realizado.

En Nombre del archivo debemos especificar el nombre que tendrá nuestro documento. A los documentos se les asignará automáticamente una extensión .XLS.

En Guardar como tipo; seleccionaremos como qué tipo de archivo queremos guardar el documento. En esta opción se puede escoger el documento o formato para otro tipo de hoja de cálculo. (Para saber a modo introducción a Ms Excel qué es una hoja de cálculo puedes visitar el siguiente post “Qué es una hoja de cálculo”).

Con el Icono “Vistas” se puede ver los archivos y carpetas contenidas en forma de Lista, Detalles y Propiedades respectivamente que tienen las mismas funciones de Windows. Con el botón Herramientas se muestran comandos para Eliminar, cambiar el Nombre e Imprimir un archivo.

¿Como colocar una contraseña al archivo en Excel?

En este botón aparece también el comando Opciones generales. Al presionarlo aparece el siguiente cuadro de dialogo.

Crear siempre una copia de seguridad va a crear un archivo de respaldo con el mismo nombre y localización pero con la extensión .BAK. Contraseña de protección define una contraseña para poder abrir el documento. Contraseña contra escritura  permite a otros usuarios abrir el documento solo como lectura; es decir pueden abrirlo pero no hacer cambios. Se recomienda sólo lectura recomienda al usuario que abra el archivo como Sólo-Lectura.

Una vez que se le asignaron por primera vez las opciones, unidad, directorio, nombre de extensión al documento, ya no es necesario volver a especificárselo. Si se vuelve a salvar el documento, Excel lo guardará sin que aparezca nuevamente el cuadro de dialogo.

Si se desea cambiar alguno de los parámetros se utiliza el comando Guardar como del menú Archivo o Botón de Office.

Cerrar archivo

Para cerrar el archivo actual seleccione Cerrar del menú Archivo o Botón de Office. También se puede usar <Ctrl+F4> o dar doble clic sobre el menú de control de la ventana del documento. Si no se ha guardado el archivo o se hicieron modificaciones desde la última vez que se guardó, Excel preguntará si se quiere guardar el archivo.

Salir de Excel

Para salir de Excel utilizamos del menú Archivo o Botón de Office el comando Salir de Excel. También se puede usar la combinación de teclas <Alt+F4>. Finalmente, podemos utilizar el ratón, dando un doble –clic del menú de control de la ventana de Excel.