Como consolidar datos en Excel

En este artículo te enseñamos a consolidar datos en MS Excel en profundidad, con la finalidad de que puedas realizar una consolidación por si solo.

Empezar a consolidar datos en Excel

Lo primero que se debe realizar es especificar los detalles de la tabla de consolidación presionando el botón consolidar en el menú Datos. Se abre la siguiente ventana “Consolidar”.

Seleccionar una función para aplicar a la consolidación

en la lista desplegable “Función” de la ventana Consolidar, se puede seleccionar  una de las 11 funciones para la hoja de cálculo que desee que MS Excel aplique a su consolidación.

Especificar áreas fuente

En el cuadro de texto “Referencia” escriba o selecciones cada área fuente. Al elegir el botón “Agregar”, la referencia del área fuente se agrega a la lista “Todas las referencias”.

• Se puede especificar hasta 255 áreas fuente para una tabla de consolidación.

• No es necesario que los libros de trabajo que contienen las áreas fuente estén abiertos durante la consolidación.

• Las celdas que contienen texto en el área fuente se consideran celdas en blanco (Excepto los rótulos de categoría, si consolida por categoría).

• Si incluye celdas que contienen fórmulas en un área fuente MS Excel solo consolida los valores resultantes e ignora las fórmulas.

Usar rangos con nombre en la referencia fuente

Si asigna nombres a las áreas fuente antes de consolidar los datos; puede tener toda la seguridad de que se han consolidado los rangos apropiados, incluso cuando agregue o elimine columnas o filas, o mueva las áreas fuente.

También se puede hacer uso de comodines en la referencia fuente (si desea saber como usar comodines puede hacer clic en El Área de destino de la consolidación en Excel).

Referencia de un área fuente en una hoja cerrada

Cuando el área fuente se encuentre en una hoja de cálculo que no esté abierta, utilice el botón “Examinar” de la ventana “Consolidar” para introducir en la casilla “Referencia” la ruta de acceso y el nombre de la hoja. En la ventana Examinar identifique la hoja de cálculo y elija el botón “Aceptar”.

Realizar la Consolidación

Cuando elije el botón Aceptar en la ventana “Consolidar”, MS Excel consolida los datos de las áreas fuente y los muestra en el área de destino.

Puede anular la consolidación sin vínculos eligiendo el comando “Deshacer” inmediatamente después de consolidar, pero no puede emplear dicho comando para anular una consolidación vinculada. Asegúrese de guardar el libro de trabajo primero.

Repetir la consolidación

Tras definir un conjunto de áreas fuente de consolidación, las referencias fuente se guardan con la hoja de cálculo. Cuando vuelva a abrir el libro de trabajo y cambie a la hoja de cálculo de consolidación simplemente elija el botón Consolidar y en la misma ventana presionar el botón “Aceptar” para actualizar la tabla de consolidación.