Como hacer subtotales automáticos en Excel

En este artículo aprenderás hacer subtotales automáticos, preparar una lista de datos, mostrar filas de subtotales y mostrar subtotales anidados en MS Excel.

Preparar una lista de datos para los subtotales automáticos

Antes de insertar subtotales automáticos, agrupe las filas de los elementos cuyo subtotal va a calcular. Una manera fácil de hacerlo es ordenando la lista en la pestaña Datos con el botón Ordenar.

Mostrar filas de Subtotales

Una vez organizada la lista, los subtotales automáticos aparecen cuando elige una sola celda de la lista y el comando Subtotal de la pestaña Datos en la sección Esquema. MS Excel usa los rótulos de las columnas para ayudarle a identificar los elementos que desea agrupar y los valores que desea resumir.

Elegir elementos para hacer subtotales: Cuando elige por primera vez el comando Subtotal de la pestaña Datos en la sección Esquema, el cuadro “Para cada cambio en:” muestra automáticamente el rótulo de la columna del margen izquierdo. Puede elegir esa columna o el rótulo de cualquiera otra columna de la lista. Cuando elige el botón “Aceptar”, MS Excel inserta una fila de subtotales para cada grupo de elementos idénticos en la columna  seleccionada. La próxima vez que elija el comando Subtotal con esa lista, el cuadro “Para cada cambio en:” muestra el rótulo de la última columna seleccionada.

Elegir una función de resumen: La primera vez que se usa el botón subtotal en una lista, MS Excel sugiere una función de resumen basada en la clase de datos de la columna seleccionada en el cuadro “Agregar subtotal a:”.

• Si la columna contiene números, MS Excel propone usar la función SUMA para totalizar los datos.

•  Si la columna contiene texto, por ejemplo “alarmas hogar” o los mismos nombres ejemplo “empresa seguridad asociados”, MS Excel propone usar la función CUENTA para proporcionar la cantidad de elementos

   Para elegir un cálculo diferente como PROMEDIO, seleccione otra función de resumen en el cuadro “Usar función” de la ventana de subtotales.

    Elegir valores por resumir: La primera vez que emplea el botón Subtotal, el cuadro “Agregar subtotal a:” muestra el rótulo de la columna de margen derecho. Elija esa columna o el rótulo de cualquier otra columna de la lista. La próxima vez que utilice el botón Subtotal, MS Excel mostrará el rótulo de la última columna seleccionada.

   Mostrar filas de subtotales sobre los datos detallados: Si desea que las filas de los subtotales aparezcan encima de los datos detallados asociados, y que la fila del Total general aparezca al comienzo de la lista, desactive la casilla de verificación “Resumen debajo de los datos” de la ventana de subtotales. Esto es útil si la lista es larga, para evitarle la necesidad de desplazarse hasta el final de la misma para ver los datos del total general. (Más información sobre “Mostrar y ocultar detalles en un Esquema” en la siguiente Entrada).

Con los símbolos de esquema se pueden ocultar o mostrar los diferentes grupos creados por medio de subtotales.

Mostrar Subtotales Anidados

Es posible insertar subtotales de grupos menores dentro de grupos de subtotales existentes. Por ejemplo, puede insertar subtotales para cada Semana en una lista que ya tiene subtotales por cada vendedor. Para Ello en la ventana de subtotales desactive la casilla “Reemplazar subtotales actuales”.