Macros: Automatización de Tareas repetitivas

En esta entrada a modo introductorio se presentan los fundamentos básicos sobre la realización de macros en Excel en la automatización de tarea repetitivas.

Macros: Automatización de Tareas repetitivas en Excel

A medida que se trabaja en Microsoft Excel, el usuario se dará cuenta de que se realizan ciertas tareas en forma rutinaria. Por ejemplo, actualizar con regularidad cifras de ventas, trazar datos en un grafico o aplicar formatos especiales puede requerir  que el usuario repita la misma secuencia de acciones y comandos. Se pueden automatizar muchas de estas tareas, ahorrando tiempo y esfuerzo, utilizando el poderoso lenguaje de programación Visual Basic Microsoft Excel.

No se necesita entender la programación de PCs para comenzar a trabajar con Visual Basic. Microsoft Excel incluye una Grabadora de Macros: una herramienta incorporada en Microsoft Excel que crea código en Visual Basic por el usuario. Pero grabar macros es sólo el principio. Generalmente se necesitan editar y personalizar las macros grabadas para adaptarlas a las necesidades del usuario.

Como hacer gráficos con tablas dinámicas

En esta entrada se muestra lo fácil y rápido que se puede hacer un gráfico en MS Excel a partir de una tabla dinámica, junto con las opciones de diseño.

Como hacer gráficos con tablas dinámicas en Excel

Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el botón Gráfico dinámico de la pestaña Opciones.

Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más según los datos que tenemos.

Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, allí deberemos escoger el gráfico que más nos convenga.

Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el gráfico es la misma para cuando se hace un gráfico corriente. (Si quieres saber como realizar un gráfico de la forma común puedes visitar la siguiente entrada “Como crear un gráfico en Excel”).

Como obtener promedios en una tabla dinámica

Aprende a cambiar el tipo de cálculo por defecto que ofrecen las tablas dinámicas, en este caso como obtener promedios en una tabla dinámica en MS Excel.

Como obtener promedios en una tabla dinámica en Excel

Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatoria, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc.

Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú emergente con diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración de campo de valor... y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen.

En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.

También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón:

 

de la pestaña Opciones.

Como aplicar filtros a una tabla dinámica

En este post aprenderás como utilizar una de las herramientas mas ocupadas en base de datos, en este caso como aplicar filtros a una tabla dinámica en Excel.

 Como Aplicar filtros a una tabla dinámica en Excel

Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante.

Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.

Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Rótulos de columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos  Nombres de productos (todo depende del campo que seleccionemos en la parte superior) en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los Nombres.

Si dejamos marcados los meses Bebidas y Lácteos, Verduras desaparecerá de la tabla, pero no se pierde, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo).

Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba.

Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los Nombres de artículos con año 2012 y mes de Enero.

Más información sobre filtros en MS Excel puedes visitar las siguientes entradas relacionadas:

•  Filtros de Excel
•  Filtros Avanzados

Como crear una Tabla Dinámica

En esta publicación aprenderás a como crear una tabla dinámica en base a datos ya existentes en una hoja de cálculo en MS Excel.

Como crear una Tabla Dinámica

Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.

Supongamos que tenemos una colección de datos de registro de artículos de un almacén con el Mes, Año, nombre del Artículo, Nombre del Vendedor, cantidad de Ventas, Unidades del artículo y Región.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada vendedor por Año.

Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).

 

Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.

Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.

En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.

Pulsamos Aceptar para seguir.

Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.

Con esta herramienta podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente estructura:

• Una fila para cada una de los Años de la tabla.
• Una columna para cada uno de los Vendedor de la tabla.
• En el resto de la tabla incluiremos las Ventas por cada año.

Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel.

En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo Año a “rótulos de fila”, el campo Vendedor a “rótulos de columnas” y finalmente el campo Ventas a la sección “∑ Valores”.

Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos lo Años, en el campo columnas tenemos los Vendedores y en el centro de la tabla las sumas de las Ventas.

Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.

Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones:

El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera.

Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos.

Si arrastrásemos a la zona de datos los campos Nombre y Mes, obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero con más información:

Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al añadir varios campos en la sección Valores el rótulo “∑ Valores” aparecerá en una las secciones de rótulos, si te aparece en Rótulos de columna despliega la lista asociada a él y selecciona la opción Mover a rótulos de fila.