Filtros de Excel

En esta publicación aprenderás una de las operaciones más utilizadas en MS Excel en cuanto al trabajo con Base de datos, es el uso de Filtros de datos.

Uso de Filtros en Base de datos en MS Excel

Una de las operaciones más comunes que se hacen con las bases de datos es la consulta sobre alguna información determinada. Cuando se realiza una consulta, normalmente se está buscando registros que coincidan con algún valor o criterio. Existen varias formas de buscar información, los Filtros son una de ellas.

Para aplicar un filtro a una base de datos, seleccione del menú Datos el comando Filtro y luego el submenú de Autofiltro (las flechas desplegables) de cada campo. Se observa la siguiente imagen en nuestra base de datos ejemplo:

El comando Autofiltro, aplica flechas de menús desplegables en el encabezado de los campos de la base de datos.  Con estos menús colgantes, se pueden elegirlas opciones de consulta. (Más información sobre qué es una base de datos en la siguiente entrada “Qué es una  Base de Datos”).

Según el campo, aparecen las posibles combinaciones de los registros que se pueden buscar. La opción (Seleccionar todo), va a mostrar todos los registro sin importar ningún criterio (si está seleccionada), de lo contrario no seleccionara ningún dato del campo. En filtro de texto se tiene “es igual a“que busca un carácter numérico o de texto exacto., “No es igual a...”  que se usa cuando existen datos repetidos para buscar la excepción, “Comienza por…” que consulta datos en base a inicio de caracteres que se ingresen, “Termina con…” busca los caracteres finales de la base de datos, “Contiene…” se consultan caracteres presentes en el texto, “No contiene…” que discrimina un carácter, consultando datos en los cuales no este presente ese carácter.

Al seleccionar (Filtro personalizado…) aparece el siguiente cuadro de dialogo:

Con el Autofiltro personalizado se pueden determinar que registros exactamente se están buscando. Se pueden utilizar operadores de comparación que ya se encuentran en listas (además de los filtros mencionados anteriormente): 

Con el operador se selecciona el registro con el que se está comparando también de la lista. Excel permite utilizar comodines que son: (?) para representar un carácter individual y (*) para representar cualquier serie de caracteres. Los comodines funcionan de la forma como se muestra en el ejemplo.

Con las opciones Y y O se pueden establecer dos criterios. Con la opción Y los criterios se suman, es decir que se tiene que cumplir con ambos criterios para que encuentren los datos deseados. Con la opción O va a buscar cualquiera de los registros que cumplan con los criterios establecidos (a lo menos 1), no tiene que cumplir con ambas.

Ya que se estableció un filtro la pantalla se puede ser similar a ésta:

Los botones de los campos donde se establecieron filtros y los encabezados de los reglones cambian de color. En cada uno de los campos se pueden establecer filtros y en este caso se suman los criterios, es decir que se debe de cumplir con cada uno de los criterios que se marquen en los filtros de los campos.

Para deshabilitar todos los filtros, seleccione en el menú Datos el comando Filtros, Autofiltro.