Filtros avanzados

En este post conocerás los filtros avanzados de MS Excel, similares a los filtros automáticos pero con mayores posibilidades de criterios de búsqueda.

Filtros avanzados en Ms Excel

A pesar de que es muy útil y sencillo el manejo de filtros automáticos, están limitados a sólo uno o dos criterios por cada campo. Por esto, se tienen los Filtros avanzados cuyo manejo es similar al de los filtros automáticos pero con mayores posibilidades de criterios. Los criterios se definen en la misma hoja de cálculo. Los criterios de filtro avanzado pueden incluir varias condiciones aplicadas a una sola columna, varios criterios aplicados a varias columnas y condiciones creadas como resultado de una fórmula. Algunos de los posibles criterios aparecen ejemplificados a continuación:

Funcionamiento de Rango de criterio:

• Si en una misma fila existen dos datos, significa que debe buscar para el caso del ejemplo personas con cargo “Ejecutiva” y al mismo tiempo debe cumplir que tenga edad menor a “25”.
• Datos en filas distintas se cumple la condición “o”, para el caso del ejemplo se busca “Ejecutiva” “menor a 25” o “Analista” “menor a 30”. (Suma de ambos criterios).

Nota: Cuando definimos un criterio a través de una formula no debemos utilizar el rótulo de la columna.

Para usar los filtros avanzados, seleccione del menú datos el comando Avanzadas, Filtro avanzados. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

En primer lugar nos permite la opción Filtrar la lista sin moverla a otro lugar como se hace con los filtros automáticos, permaneciendo en el mismo lugar o también Copiar a otro lugar el resultado del filtro.

Si se elige Copiar a otro lugar es necesario que en la casilla Copiar a se especifique un rango, ya sea escribiendo  el rango o con un clic en la hoja donde se desea que comience el rango.

En la casilla Rango de la lista, aparece la referencia de las celdas que contienen la lista. Excel automáticamente detecta el rango de la lista cuando está el cursor colocado en ella, pero con un clic en la casilla se puede escribir un nuevo rango o cambiar el actual. También se puede utilizar el ratón y dar un clic sostenido sobre el área y la referencia de la celda y se escribirá automáticamente en la casilla.

Una vez establecido el rango de la lista, es necesario determinar el Rango de criterios (ver imagen de ejemplo). Este rango debe ser otra área de celdas donde se determine el criterio de filtrado, debe ser un área con el mismo número de columnas que la base de datos y por lo menos con una fila que contenga los criterios escritos que se están buscando. Con los criterios se pueden utilizar signos de comparación y comodines como se vio con los filtros automáticos.

La opción Solo registros único muestra un solo registro cuando encuentre registros que están duplicados.