¿Como poner Nombres a rangos de celdas en Excel?

En esta publicación aprenderás a poner nombres a las celdas para utilizarlas en el uso de fórmulas y funciones  en MSExcel.

Utilidad de especificar un nombre a una Tabla o celda

En algunas tablas, en común que se hagan muchas referencias a una celda o un rango de celdas para hacer operaciones con ésta. Por esta razón, se puede definir un Nombre tomando como referencia una celda o rango especifico y después utilizarlo para las fórmulas y/o funciones.

¿Como poner Nombres a rangos de celdas en Excel?

Para definir un nombre, se selecciona la celda o rango deseado y se realiza cualquiera de las siguientes operaciones:

Menú: Se selecciona del menú Fórmulas:

1. Administrador de nombres: Donde se abre el asistente de nombres y luego se selecciona nuevo para crear un nuevo nombre.

Teclado: presionando simultáneamente <Ctrl + F3>

2. Asignar nombre a un rango: se abre una ventana donde se puede colocar el nombre y seleccionar el rango de celda que se quiere nombrar.

3. Crear desde selección: en caso de tener seleccionado el rango se utiliza también esta opción.

Teclado: presionando simultáneamente <Ctrl + Shift + F3>

En el caso de seleccionar la primera opción para la siguiente ventana:

Para crear un nuevo nombre se debe seleccionar el botón nuevo donde se abrirá la siguiente ventana:

El nombre asignado lo toma de la celda más cercana que encuentre con texto, si no encuentra ninguna no asigna un nombre automáticamente y espera que se escriba en la casilla Nombre. Una vez que tiene el nombre asignado y las celdas de referencias, se selecciona el botón Aceptar. Luego de creada el nombre aparecerá en la ventana anterior de administrador de nombre donde se pueden editar y eliminar los nombres ya creados.

Otra forma de crear nombres pero de una forma más rápida y con una sola operación, es seleccionando los valores junto con las celdas que contienen los nombres (como se presento en la opción numero 3).

Después realizamos cualquiera de las siguientes operaciones presentadas en la opción 3, pareciendo la siguiente ventana:

Los nombres pueden estar en la Fila superior, en la Columna Izquierda, en la Fila superior o en la Columna Derecha de la selección.

Otra forma de generar un nombre es seleccionar el rango y dar clic sobre la barra de fórmula, permitiéndonos escribir los nombres directamente.

Una vez que ya se han creado o definidos los nombres, se pueden utilizar en las fórmulas o funciones. Para pegar un nombre  en una fórmula se puede:

Menú: se selecciona del menú fórmula el comando Utilizar en la fórmula.

Teclado: Presionar <F3>.

En pegar nombre, aparece la lista de los nombres creados o definidos. Se selecciona el nombre y se presiona Aceptar.

Formato de Relleno y Protección de una celda

En este artículo aprenderás a usar el formato de celda para cambiar el color del fondo, el estilo de trama; también a proteger y ocultar una celda en Excel.

Separador Relleno

Con este separador se le da color o diseño a las celdas seleccionadas.

A las celdas se les puede asignar un Color en el fondo y un Trama para que resalte su contenido.

El color del fondo de la celda, se puede elegir también con la barra de herramientas Fuente como se presento en el artículo anterior precisamente con el comando “Color de relleno”.

Separador proteger

La protección de una celda, sirve para evitar que se realicen cambios o que no se vea el contenido de la celda.

Seleccione Bloqueada para bloquear la celda y Oculta para que su contenido no se vea.

El bloquear y ocultar una celda no basta para que éstas estén ocultas o protegidas. Una vez que se seleccionaron alguna de estas dos opciones, del menú Herramientas seleccione el comando Proteger. Esta opción permite Proteger hoja, Proteger libro o Proteger y compartir libro. (Más información sobre Proteger y compartir un libro de Excel puedes visitar la siguiente entrada “Proteger y compartir un archivo en Excel”).

Direccionamiento de celdas

En este artículo aprenderás a direccionar celdas automáticamente, con el fin de facilitar el autocopiado de datos al usar una fórmula matemática en Excel.

¿Cómo direccionar celdas?

Como se vio en publicaciones anteriores, al copiar una fórmula hacia la derecha o izquierda, cambian las columnas, y al copiar una fórmula hacia arriba o abajo, cambian las filas. Pero esto en algunos casos se transforma en una desventaja, por que es posible que deseemos tener algún dato constante y la referencia de su celda no deben cambiar. Una solución a esto podría ser que se hiciera una fórmula por cada celda, pero no es una solución eficiente, por que mientras más datos se tengan más larga se hará la tarea. (Más información acerca de cómo crear una fórmula en MS Excel puedes visitar la siguiente entrada “Como crear una Fórmula”).  

Por ejemplo, en la siguiente tabla se desea calcular el cambio de pesos a dólares.

La operación es muy sencilla, una simple división.

Pero ¿que sucede si se copia hacia abajo la fórmula?

Como se copió hacia abajo, los valores de las filas cambiaron. En la barra de fórmulas se puede ver que el contenido de la celda D10 es la fórmula que divide a C10 entre D7, no es el resultado esperado, la operación, adecuada debería ser D10 partido D3.

Sin embargo, podemos ver que la opción realizada en la celda D6 está correcta, la fórmula en esta celda es C6 partido D3. Todos los valores en este caso, deben dividirse por D3 que es el tipo de cambio del dólar, por lo tanto, la celda que no debe cambiar es la D3.

La fórmula que está en la celda D6 está correcta, lo único que debemos hacer es indicarle que no cambie su columna o renglón al momento de copiarse y la forma de hacerlo es anteponiendo el signo $antes de la referencia de la celda.

La misma fórmula se puede editar con la tecla <F2> y posteriormente con la tecla <F4> MS Excel 2007 automáticamente proporciona las combinaciones de símbolos $ según se necesite ocupar. Se puede seguir presionando la tecla <F4> hasta obtener la combinación deseada.

Si utilizamos la primera combinación, tendríamos lo siguiente:

Ahora, vamos a incluir nuevos datos:

Copiando la fórmula que tenemos en D6, no va a cambiar ni la columna ni el renglón. Se puede hacer otra fórmula más, pero se puede aprovechar la que ya se tiene, simplemente con hacerle un cambio.

La fórmula que tenemos en D6 es = C3/$C$3 que quiere decir que no va a cambiar la columna ni la fila, pero como lo que nos interesa que se mantenga constante es la fila, podemos cambiar la fórmula a = C6/C$3.

Si copiamos esta fórmula hacia abajo y hacia la derecha, los cálculos son correctos y tan solo utilizamos una fórmula:

Y podríamos seguir añadiendo datos y se va a seguir utilizando la misma fórmula.

Podemos tener referencias absolutas cuando no va a cambiar ni la columna ni la fila (como $C$6), referencias relativas cuando va a cambiar la columna o la fila (como C6 o C6) y referencias mixtas cuando se combinan relativas con absolutas (como $C6*C$7).

Las referencias absolutas, relativas y mixtas ($), se pueden utilizar con cualquier tipo de fórmulas. Esto nos puede ahorrar mucho trabajo y tiempo al momento de realizar operaciones con los datos.