Proteger y compartir un archivo

En esta entrada te enseñamos a compartir y proteger un archivo en MS Excel para trabajar en conjunto con otros usuarios en un mismo libro.

Proteger y compartir un archivo en MS Excel

Excel permite que varios usuarios trabajen en un mismo libro siempre y cuando se encuentren trabajando en un ambiente de red multiusuario. Para activar esta función selecciones del menú Revisar el comando Proteger y compartir libro.

Al  hacer clic en dicho comando se muestra la siguiente ventana.

En la primera pestaña se muestra a los usuarios que se encuentran utilizando el libro junto con su hora y fecha de apertura. Para eliminar un usuario, selecciónelo y presione Quitar usuario. Si deseamos que otros usuarios puedan modificar el libro, seleccionaremos Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Para controlar la forma en la que los usuarios podrán hacer modificaciones seleccionamos el separador Uso avanzado donde se observa la siguiente ventana:

En este separador es donde se activa la opción de Control de cambios. (Más información sobre control de cambio en la siguiente entrada “Control de cambios”).Al seleccionar que guarde el historial de cambios, podemos indicar cuantos Días deberá hacerlo. Los cambios pueden actualizarse Al guardar el archivo o Automáticamente cada cierto tiempo en minutos. Podemos definir que nos muestre solo los cambios de otros usuarios o mis cambios y los de otros usuarios. También se puede activar la búsqueda de conflictos, indicando que debe Preguntar cuáles prevalecen o que  Prevalecen los cambios guardados. La vista personal nos permite almacenar en nuestra copia de libro compartido, la Configuración de impresora y la Configuración de filtro.

Al compartir libros, algunas funciones de Excel no están disponibles. Entre las no disponibles se encuentran: formatos condicionales, validación de datos, eliminar hojas de cálculos, insertar, etc. Por esto, es recomendable completar en la medida de lo posible la hoja de cálculo y entonces compartirla para su revisión.

En caso de compartir archivos, existe al opción Proteger libro adyacente al comando de compartir libro en el menú Revisar en el comando Proteger libro compartido, donde se puede poner una contraseña (opcional), en caso de querer quitar la contraseña se puede volver a presionar el mismo comando que va a decir Desproteger libro compartido.