Control de cambios

En este post aprenderás a llevar un control de cambios en un archivo compartido de MS Excel por medio del historial de cambios del libro de trabajo.

Control de cambios en un archivo compartido de Excel

Una vez que hemos compartido un libro es necesario conocer los cambios que se van realizando en el mismo. Para poder llevar el control de los cambios es necesario haber habilitado el Historial de cambios al compartir el libro. Para poder revisar los cambios seleccionamos del menú Herramientas, la opción Control de cambios. Al hacerlo aparece un submenú donde se puede seleccionar Resaltar cambios o Rechazar cambios. Antes de poder Aceptar o Rechazar un cambio es necesario ver los cambios, seleccionando la opción Resaltar cambios, que muestra el siguiente cuadro de dialogo:

En esta ventana indicamos los cambios que deseamos ver:

Cuando: se puede ver Todos los cambios, Desde una fecha específica, Desde la última vez que se guardó o los cambios Sin revisar.

Quién: Quien hizo los cambios: Todos, Todos excepto yo o por usuarios específicos.

Dónde: En que lugar de la hoja de cálculo se realizaron los cambios. Junto a esta opción tenemos un icono que nos permite seleccionar celdas; que reduce el cuadro de dialogo apareciendo de la siguiente forma:

En esta ventana se puede señalar las celdas dónde queremos ver los cambios para regresar al cuadro de dialogo completo, damos un clic sobre el icono de la esquina.

Una vez definidos el Cuándo Quién y Donde, podemos Resaltar los cambios en pantalla o Mostrar los cambios en una hoja nueva.

Si seleccionamos la opción Resaltar los cambios en pantalla, cada una de las celdas modificadas toma aspecto de remarque.

Para poder ver el cambio, Cuándo y Quién lo realizó, basta con acercar el cursor a la celda. Al hacerlo aparece un Comentario con información, como se muestra en la imagen a continuación:

Si seleccionamos Mostrar los cambios en una hoja nueva, aparecerá una nueva hoja similar a la que se muestra a continuación:

Esta hoja se llama historial, muestra por columnas la información referente a los cambios y la fecha a la que está actualizado.

Los cambios en cualquiera de los dos casos serán impresos cuando imprimamos la hoja de cálculo.