Funcionamiento de una tabla dinámica

Este post muestra el funcionamiento de una tabla dinámica en MS Excel con la finalidad de tomar mejores decisiones al organizar una gran cantidad de datos.

Funcionamiento de una tabla dinámica en Excel

Debido a que la tabla dinámica se crea a partir de datos existentes, el conocer la organización de los datos fuente y el modo en que se usan en una tabla dinámica ayudará a tomar las mejores decisiones acerca de la cantidad de datos que se debe usar y como organizarlos.

Los campos y los elementos controlan la organización de los datos

Específicamente que datos desea incluir y de que modo se desea organizarlos eligiendo de la tabla de origen o de la lista los campos y los elementos que aparecerán en la tabla. Un campo es una categoría de datos, como por ejemplo,”Año”,”Región” o “Ventas”. Un elemento es una sub-categoría de un campo, como por ejemplo, “Oeste”, “este”, “Sur” y “Norte” del Campo “Región”, o bien “2011” y “2012” del campo “Año”. En una lista de Microsoft Excel, el nombre del campo aparece como rótulo de una columna.

En una tabla dinámica, puede usar dos tipos de campos de la lista o de la tabla fuente:

• Campos que se usarán como rótulos del campo de fila, del campo de columna, del campo de páginas en la tabla dinámica. Estos campos generalmente contienen un conjunto limitado de valores de texto, como por ejemplo “Norte”, “Sur”, “Este” y “Oeste”.
• Campos de datos que contienen los datos que desea resumir. Estos campos generalmente contienen datos numéricos, como por ejemplo, “cantidades de ventas”, “totales de inventarios” o “datos estadísticos”, pero también pueden contener texto.

Puede usar tantos campos desee de la lista o de la tabla fuente.

Los elementos de la lista fuente se convierten en rótulos de filas o de columnas en la tabla dinámica, son sub-categorías de un campo de una tabla dinámica, al igual que sub-categorías del campo de la lista fuente.

Computo del campo de datos: Si el campo de datos que elige o de la tabla fuente contiene datos numéricos, Microsoft Excel usa la función SUMA para calcular los valores en el área de datos de la tabla dinámica. Si el campo de datos que elige contiene elementos de texto, Microsoft Excel usa la función CUENTA para contabilizar los elementos fuente. Puede cambiar este método de cálculo por otra función, como por ejemplo PROMEDIO, usando el comando Campo en el menú Herramientas de tabla.

Totales: Los subtotales y totales se incluyen automáticamente en la tabla dinámica. Puede eliminar totales o elegir un cómputo diferente para los subtotales.

Los campos de página filtran la presentación de los datos

Para filtrar la presentación de los datos en una tabla dinámica utilice un campo de página. El campo de página divide la tabla dinámica en páginas individuales, permitiéndole ver uno de los datos que corresponden a un elemento.

Los campos de página se crean junto con la tabla dinámica. También se puede mover un campo de fila o de columna hacia una orientación de página después de crear la tabla dinámica.