Copiar, Cortar y Pegar

En este artículo te mostramos como funciona una de las actividades más utilizadas de MS Excel que se conoce comúnmente como Copiar, Cortar y Pegar.

Copiar, Cortar y Pegar en MS Excel

Las aplicaciones de Windows tienen la ventaja de poder intercambiar información en forma transparente entre una y otra, sin importar su fabricante. Por esto, uno de los menús que se pueden encontrar en la mayoría de las aplicaciones de Windows es el menú Inicio que contiene las opciones Cortar, Copiar y Pegar.

Al realizar la operación Cortar o Copiar la información se coloca en un área de memoria llamada el Portapapeles. Cuando existe información en el Portapapeles, la información está disponible para cualquier aplicación de Windows.   

Además, cuando se tiene información en el Portapapeles se puede pegar cuantas veces sea necesario, sin importar que tipo de información sea (texto, grafica, etc.).

Copiar

La acción Copiar coloca la información en el Portapapeles y no borra el original. Funciona de la siguiente forma:

Para Copiar primero se selecciona la información deseada y después se realiza alguna de las siguientes operaciones.

Menú: Seleccionamos del menú Inicio el comando Copiar.

Teclado: Presionamos simultáneamente <Ctrl+C>.

Mouse: Damos clic derecho y se selecciona la opción Copiar.

Cortar

La opción Cortar coloca la información en el Portapapeles, pero borra la información original. Es la opción ideal para mover la información a un nuevo destino y funciona de la siguiente forma:

Para Cortar primero se selecciona la información deseada y después se realiza alguna de las siguientes operaciones.

Menú: Seleccionamos del menú Inicio el comando Cortar.

Teclado: Presionamos simultáneamente <Ctrl+X>.

Mouse: Damos clic derecho y se selecciona la opción Cortar.

Pegar

La acción Pegar, que es el final de las dos operaciones anteriores, va a colocar el contenido del Portapapeles en la hoja de calculo, en el lugar deseado. Esta acción se puede realizar cuantas veces sea necesario después de Copiar.

Cuando utilizamos la opción Cortar, sólo podemos Pegar una vez la información. La información que contiene el Portapapeles después de Copiar no cambia hasta que se realicen cualquiera de las operaciones Cortar o Copiar otra vez. Para pegar se utiliza alguno de los siguientes métodos.

Menú: Seleccionamos del menú Inicio el comando Pegar.

Teclado: Presionamos simultáneamente <Ctrl+V>.

Mouse: Damos clic derecho y se selecciona la opción Pegar.

Si se desea copar o cortar información dentro del mismo Excel, el procedimiento es el mismo. El corte o la copia, va a tener el mismo formato que ya tiene asignado el texto.

Al Copiar o Cortar, una celda o rango aparece alrededor de este un marco con movimiento. Este Marco con movimiento indica que estamos en proceso de copia o corte. Al Pegar un objeto cortado el marco desaparece. Al Pegar un objeto copiado, el marco con movimiento no desaparece hasta indicarle, eligiendo una celda y realizando otra acción o presionando la tecla <Esc>, avisando que terminamos la operación.

Menú contextual

Estas mismas acciones se pueden realizar con un menú rápido, que aparece presionando el botón derecho del ratón sobre la selección que se desea cortar, copiar o pegar, y también aparece con el método abreviado <Mayús +F10>.

Mover y copiar con Excel

Además de los métodos que se presentaron, Excel tiene un método más para copiar y mover. Con este método la información no se coloca en el Portapapeles sino que se mantiene internamente.

Para mover algún texto u objeto primeramente se selecciona, después se coloca el ratón sobre el borde del área seleccionada. El puntero del ratón cambia y luego con un clic sostenido se mueve la selección al lugar deseado.

Para copiar se utiliza el mismo método, pero presionando la tecla <Ctrl>. El puntero del ratón cambia a la siguiente forma.

Guardar un archivo

En esta publicación aprenderás paso a paso una de las acciones más básica en el uso de MS Excel que consiste en guardar un archivo.

¿Cómo guardar un archivo en MS Excel?

Una vez que hemos terminado el trabajo en Excel, debemos guardarlo. Para hacerlo utilizamos.

Menú: Seleccionar del menú Archivo o Botón de Office, el comando Guardar.

Teclado: Presionamos simultáneamente <Ctrl+G>.

Sin importar que método se utilice aparecerá el siguiente cuadro de dialogo.

En Guardar en se encuentra la carpeta en la cual se alojará el archivo a guardar. Para moverse a través de las carpetas, unidades y discos se puede utilizar la lista Guardar en. Para moverse un nivel hacia arriba en las carpetas se puede utilizar el botón “Subir un nivel”, con el icono “Crear una nueva carpeta”, se puede crear una nueva carpeta para guardar el archivo Excel realizado.

En Nombre del archivo debemos especificar el nombre que tendrá nuestro documento. A los documentos se les asignará automáticamente una extensión .XLS.

En Guardar como tipo; seleccionaremos como qué tipo de archivo queremos guardar el documento. En esta opción se puede escoger el documento o formato para otro tipo de hoja de cálculo. (Para saber a modo introducción a Ms Excel qué es una hoja de cálculo puedes visitar el siguiente post “Qué es una hoja de cálculo”).

Con el Icono “Vistas” se puede ver los archivos y carpetas contenidas en forma de Lista, Detalles y Propiedades respectivamente que tienen las mismas funciones de Windows. Con el botón Herramientas se muestran comandos para Eliminar, cambiar el Nombre e Imprimir un archivo.

¿Como colocar una contraseña al archivo en Excel?

En este botón aparece también el comando Opciones generales. Al presionarlo aparece el siguiente cuadro de dialogo.

Crear siempre una copia de seguridad va a crear un archivo de respaldo con el mismo nombre y localización pero con la extensión .BAK. Contraseña de protección define una contraseña para poder abrir el documento. Contraseña contra escritura  permite a otros usuarios abrir el documento solo como lectura; es decir pueden abrirlo pero no hacer cambios. Se recomienda sólo lectura recomienda al usuario que abra el archivo como Sólo-Lectura.

Una vez que se le asignaron por primera vez las opciones, unidad, directorio, nombre de extensión al documento, ya no es necesario volver a especificárselo. Si se vuelve a salvar el documento, Excel lo guardará sin que aparezca nuevamente el cuadro de dialogo.

Si se desea cambiar alguno de los parámetros se utiliza el comando Guardar como del menú Archivo o Botón de Office.

Cerrar archivo

Para cerrar el archivo actual seleccione Cerrar del menú Archivo o Botón de Office. También se puede usar <Ctrl+F4> o dar doble clic sobre el menú de control de la ventana del documento. Si no se ha guardado el archivo o se hicieron modificaciones desde la última vez que se guardó, Excel preguntará si se quiere guardar el archivo.

Salir de Excel

Para salir de Excel utilizamos del menú Archivo o Botón de Office el comando Salir de Excel. También se puede usar la combinación de teclas <Alt+F4>. Finalmente, podemos utilizar el ratón, dando un doble –clic del menú de control de la ventana de Excel.