Fichas en Excel

En esta publicación aprenderás una forma ordenada y funcional de ver registros en una base de datos, más conocida como fichas en MS Excel.

¿Cómo realizar una Ficha en Excel?

Una forma más ordenada y funcional de ver los registros de una base de datos es utilizando el comando Formulario, el cual no se encuentra en la barra de herramientas, por lo tanto para poder agregarlo se debe ir a opciones de Excel, luego Personalizar, seleccionar la opción “comandos que no están en la cinta de opciones”, para finalmente agregar “Formulario” a la barra de herramientas de Excel.

Se selecciona la base de datos completa luego se presiona el comando Formulario. Esta opción despliega el siguiente cuadro de dialogo:

Se despliega una forma de datos que se puede usar para cambiar registros, poner un Nuevo registro, Eliminar un nuevo registro y Buscar registros. Si se hacen cambios, se pueden Restaurar antes de presionar <Enter> o cambiarse a otro registro. Si se eliminan registros no se podrán recuperar.

Buscar registros por Criterios en una Ficha en Excel

Al dar un clic sobre el botón Criterios se despliega el siguiente cuadro de diálogo:

  

En este cuadro de dialogo se pueden determinar que registros se están buscando, estableciendo criterios en cada uno de los campos. También se pueden utilizar operadores de comparación y comodines como se vio en los filtros automáticos. (Más información sobre como realizar filtros automáticos en Ms Excel visitando la siguiente entrada “Filtros de Excel”).

Revisar Registros en una Ficha en Excel

Una vez establecido el criterio con los botones Buscar siguiente y Buscar anterior se van revisando los registros encontrados bajo ese criterio. Con el botón Borrar se eliminan todos los criterios y se deja en blanco la ficha lista para volverse a usar. Con el botón Formulario regresamos al cuadro de dialogo anterior.