Como obtener Subtotales en una base de datos

En este post, aprenderás a como obtener subtotales en una base de datos, de modo de operar de forma efectiva frente a grandes lista de datos en Ms Excel.

¿Cómo obtener Subtotales en una base de datos en Excel?

Uno de los cálculos más comunes que se hacen en las listas y en las bases de datos es el de los subtotales. Es decir, que se haga una operación parcial de los registros que especifiquen en el rango, así como una operación general de toda la búsqueda. Para realizar esta operación, selecciona del menú Datos el comando Subtotales, apareciendo el siguiente cuadro de dialogo. (Más información en detalles sobre distintas utilidades de los subtotales puedes visitar la siguiente página “Subtotales”).

Esta opción va a insertar subtotales en cada cambio de registro según se le indique, y al final de la lista va insertar un gran total. Para utilizar esta opción es necesario que la base de datos o la lista tenga necesariamente un encabezado. También es conveniente que ordene la lista antes de utilizar esta opción, pero no es un requisito primordial para que funciones.

Es la lista Para cada cambio en, se determina cuando inserta el subtotal, es decir que se basa en determinado campo para realizar el cambio. La lista Usar función contiene las funciones que puedan utilizar. (Más información en detalles sobre distintas utilidades de las funciones puedes visitar la siguiente página “Funciones”).

Esta lista contiene las funciones utilizadas frecuentemente:

Suma: Suma de los elementos.

Cuenta: Cantidad de valores que son blanco.

Promedio: Promedio de los elementos en el grupo del subtotal.

Máx: Valor numérico más grande en el grupo del subtotal.

Mín: Valor numérico más pequeño en el grupo del subtotal.

Producto: Producto de todos los valores del grupo del subtotal.

Cuenta núm: Cantidad de registros o filas que contienen datos numéricos.

Desvest: Estimación de la desviación estándar.

Desvestp: Desviación estándar

Var: estimación de la varianza.

Varp: Varianza de una población.

En la lista Agregar subtotal a se determina que campos van a contar con subtotal. Se pueden seleccionar todos si así se desea pero el cambio se va a realizar según lo determinado en la lista Para cada cambio en.

Reemplazar subtotales actuales, cambia los subtotales anteriores e inserta los nuevos. Sato de página entre grupos inserta automáticamente un salto de página cada vez que termina un subtotal. Resumen debajo de los datos va a colocar cada subtotal al finalizar cada rango, de otra forma lo coloca al inicio de cada rango. Para quitar todos los subtotales, utilice el botón Quitar todos.

Crear subtotales de cómo resultado algo similar a lo que aparece a continuación:

A este conjunto de elementos se le conoce como esquema. Nótese que del lado izquierdo, junto al encabezado de la fila, aparecen los botones del esquema o símbolos del esquema con la forma

  que sirve para esconder o aparecer las filas que contienen la información y dejar sólo las de los subtotales. (Si quieres saber mas sobre los simbolos de esquema en la siguiente entrada “Símbolos del Esquema en Excel”).

Con los botos 1,2,3 se puede abrir o cerrar automaticamente todo un nvel del primero al tercer.