Mostrar y ocultar detalles en un Esquema

En este artículo aprenderás como mostrar detalles y ocultar detalles  en un Esquema, en las distintas maneras que nos presenta MS Excel.

¿Qué significa mostrar y ocultas detalles de un Esquema en Excel?

Se puede cambiar la presentación de un informe de resumen en pantalla mediante los botones mostrar y ocultar detalle. Mostrar u ocultar detalles en un esquema no modifica los datos en la hoja de cálculo ni la estructura del esquema. Puede Mostrar u ocultar detalles mediante los símbolos del esquema o los comandos del menú.

• Los símbolos del esquema proporcionan una manera rápida de cambiar la presentación de los datos esquematizados. Utilice los símbolos del esquema para mostrar u ocultar varios niveles a la vez. (Más información sobre Símbolos de Esquema en Excel en el siguiente Post).

•  Utilice los comandos del menú para mostrar o para ocultar detalles cuando no desee ver los símbolos del esquema en la hoja de cálculo.

Comandos a utilizar para Mostrar o Ocultar Esquema en Excel

Para mostrar  los símbolos del esquema en la hoja de cálculo, desde la pestaña Datos en la sección Esquema, presionar los botones Mostrar detalle u Ocultar detalle según se necesario a la acción a realizar.

¿Como Cambiar la organización del Esquema en Excel?

Finalmente se puede cambiar la organización de un esquema en MS Excel, después que el esquema ya esta creado, esta modificación en la estructura de un esquema se logra agrupando o desagrupando filas o columnas.

Creación de Esquemas en Excel

En esta publicación te presentamos las tres maneras que existen para la creación de esquemas en MS Excel.

Tres formas de crear un esquema en MS Excel

Para la creación de esquema en Excel existen tres maneras para hacerlo:

•  La primera consiste en usar esquematización automática cuando los datos de una hoja de cálculo estén organizados en filas o en columnas de detalle y resumen, y cuando las fórmulas de resumen se refieran a los datos detallados ubicados directamente encima o a la izquierda del resumen de datos. Si quieres saber como se realiza una esquematización automática haz clic en el siguiente Post donde explica como hacerlo.

• La segunda manera de realizar un esquema es usar esquematización manual, la cual se utiliza cuando el resumen de datos no esté directamente debajo o a la derecha de los datos detallados o no contenga fórmulas que se refieran a los mismos. Si quieres saber como se realiza una esquematización manual haz clic en el siguiente Post donde explica como hacerlo.

• Resumir las listas cuando los datos estén en forma de lista y desee hacer un subtotal automático de los datos. Para  realizar esquemas a partir de subtotales automáticos puedes visitar la siguiente Entrada.

Como crear y eliminar un Esquema en Excel

En este artículo aprenderás a como crear y eliminar un Esquema, con el fin de poder resumir agrupando, mostrando y ocultando datos en MS Excel.

Como crear un Esquema en Excel

Usamos la esquematización para poder resumir datos, por eso lo primero que debemos tener claro es saber los grupos de datos que queremos resumir que serán parte de la selección para agrupar y como estarán distribuidos si en fila o columna.

• Para Agrupar datos detallados en las filas, debemos seleccionar las filas de los datos detallados, ir a la pestaña Datos en la sección Esquema y presionar el botón Agrupar.

• Para Agrupar datos detallados en las columnas debemos seleccionar las columnas de los datos detallados, ir a la pestaña Datos en la sección esquema y presionar el botón Agrupar.

Como eliminar un Esquema en Excel

• Para Eliminar Parte de un esquema, seleccionamos las filas o columnas que se quiere eliminar del esquema, ir a la pestaña Datos en la sección Esquema y presionar el botón Desagrupar y seleccionar nuevamente Desagrupar.

• Para Eliminar Todo el esquema, seleccionamos el rango esquematizado en su totalidad, ir a la pestaña Datos en la sección Esquema y presionar el botón Desagrupar y seleccionar Borrar esquema.

Hacer un esquema automático en Excel

En este artículo te enseñamos a como hacer un esquema automático, a partir de fórmulas y referencias que reconoce MS Excel de forma automática.

¿Qué es  la Esquematización automática de Excel?

MS Excel puede esquematizar automáticamente los datos seleccionados en la hoja de cálculo. La esquematización automática se basa en fórmulas y en la dirección de referencia.

¿Cómo hacer un esquema automático en Excel?

Para Agrupar  filas y columnas en los niveles del esquema, MS Excel busca las referencias a rangos de celdas directamente adyacentes a la celda que contiene la fórmula, especialmente los rangos de arriba y de la izquierda. MS Excel examina en qué dirección apuntan las referencias cuando agrupa las filas y las columnas en un esquema. Si la referencia apunta hacia arriba o hacia abajo, agrupa las filas; si las referencias apuntan hacia la izquierda o hacia la derecha, agrupa las columnas.

Comandos a utilizar para crear un esquema automáticamente en Excel

Para crear un esquema automáticamente, debe ir a la pestaña Datos en la sección Esquema y presionar el botón Agrupar y seleccionar el botón Autoesquema.

También existe la posibilidad de realizar esquemas de forma manual, si quieres aprender a realizar esquemas de forma manual paso por paso puedes visitar la siguiente Entrada.

Símbolos del Esquema en Excel

En este artículo te presentamos los Símbolos del Esquema, que son útiles para mostrar u ocultar información en una hoja de cálculo en MS Excel.    

¿Qué son los Símbolos de Esquema?

Los símbolos del esquema se pueden mostrar en cualquier hoja de cálculo que contenga un esquema. Los símbolos del esquema se usan para cambiar el aspecto del mismo. Estos incluyen los símbolos mostrar y ocultar detalle,  los símbolos de nivel de esquema y las barras de nivel de esquema. (Mostrar y ocultar detalles en un Esquema en el siguiente Post).

Para mostrar u ocultar los símbolos de esquema elija en la pestaña Datos, en la sección Esquema presionando el “símbolo del esquema” correspondiente. Aquí te presentamos los símbolos de esquema con su determina utilidad:

¿Cuál es la Utilidad de los Símbolos de Esquemas?

Los símbolos de fila y columna indican la cantidad de niveles de fila y columna en un esquema. Al hacer clic en estos símbolos se presentan los niveles específicos de datos en un esquema.

Las barras de nivel de fila y columna indican que se muestran filas y columnas de detalles. Al hacer clic en el símbolo ocultar detalle o hacer clic en cualquier parte de la barra de nivel para ocultar las filas o las columnas de detalle.

Funciones de los esquemas en Excel

En este artículo te presentamos el funcionamiento, utilidad y funciones de los Esquemas de una hoja de cálculo para el mejoramiento propio en el uso de MS Excel.

Principales utilidades y funciones de los Esquemas de una Hoja de Cálculo en Excel son las siguientes:

• Los datos de la hoja de cálculo pueden esquematizarse para facilitar la creación de informes de resumen. Con estos informes de resumen es posible mostrar u ocultar tantos detalles como se desee. (Como hacer un esquema en Excel: en el siguiente Post).

• Los Esquemas de las hojas de cálculo son especialmente útiles cuando desea compartir los informes de resumen con otras personas. Estas personas pueden cambiar el aspecto del esquema para mostrar u ocultar tantos detalles como lo deseen.

• Esquematice los datos de la hoja de cálculo para crear informes resumidos. Puede crear un esquema de manera automática o manual. Puede esquematizar un rango de la hoja de cálculo o toda la hoja. Una vez que existe un esquema, puede mostrar u ocultar niveles de los datos esquematizados para mostrar más, o menos datos.

• Puede eliminar el esquema de un rango de datos o de toda la hoja de cálculo. Eliminar un esquema no cambia los datos en la hoja de cálculo. Cuando se esquematizan automáticamente los datos de una hoja de cálculo,  MS Excel examina las fórmulas  y direcciones de las referencias para determinar cómo agrupar los datos dentro del esquema. (Como crear y eliminar un Esquema en Excel en el siguiente Post).

• Cuando crea un esquema, define rangos de filas o de columnas como grupos del esquema. Cada grupo consiste en datos detallados en las filas y las columnas, y en resúmenes de datos en una fila o en una columna adyacente. El esquema puede contener hasta ocho niveles de grupos verticales y ocho niveles de grupos horizontales. Puede crear un esquema por cada hoja de cálculo.