Como crear una Tabla Dinámica

En esta publicación aprenderás a como crear una tabla dinámica en base a datos ya existentes en una hoja de cálculo en MS Excel.

Como crear una Tabla Dinámica

Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.

Supongamos que tenemos una colección de datos de registro de artículos de un almacén con el Mes, Año, nombre del Artículo, Nombre del Vendedor, cantidad de Ventas, Unidades del artículo y Región.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada vendedor por Año.

Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).

 

Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.

Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.

En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.

Pulsamos Aceptar para seguir.

Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.

Con esta herramienta podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente estructura:

• Una fila para cada una de los Años de la tabla.
• Una columna para cada uno de los Vendedor de la tabla.
• En el resto de la tabla incluiremos las Ventas por cada año.

Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel.

En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo Año a “rótulos de fila”, el campo Vendedor a “rótulos de columnas” y finalmente el campo Ventas a la sección “∑ Valores”.

Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos lo Años, en el campo columnas tenemos los Vendedores y en el centro de la tabla las sumas de las Ventas.

Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.

Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones:

El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera.

Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos.

Si arrastrásemos a la zona de datos los campos Nombre y Mes, obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero con más información:

Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al añadir varios campos en la sección Valores el rótulo “∑ Valores” aparecerá en una las secciones de rótulos, si te aparece en Rótulos de columna despliega la lista asociada a él y selecciona la opción Mover a rótulos de fila.