¿Cómo utilizar funciones en Excel?

En esta publicación te enseñamos los distintos métodos para crear una función y como utilizar las funciones como herramientas de MS Excel.

Métodos para crear una función en MS Excel

Para incluir una función dentro de la hoja de cálculo se pueden utilizar algunos de los siguientes métodos:

Menú: Seleccionamos del menú Fórmulas el comando Insertar Función.

Teclado: Presionamos simultáneamente <Shift +F3>.

Mouse: Damos un clic sobre el icono (como se muestra en la imagen) en la barra de herramientas.

Cómo utilizar funciones en Excel

Existe también el método de la barra de fórmulas que se explicará posteriormente. Cualquiera de los tres métodos anteriores no lleva a la siguiente ventana de dialogo:

El Asistente para funciones, nos ayuda ha colocar la función y los valores adecuados, haciéndolo parte por parte para la creación de la fórmula. En Seleccionar una categoría, está la lista de las agrupaciones de funciones que existen y éstas se pueden ver en Seleccionar una función:.

En la parte inferior de la ventana, se encuentra el formato de la función, es decir, que componentes debe llevar para que sea empleada correctamente. También hay una pequeña descripción de lo que hace esa función. (Puedes visitar el contenido introductorio sobre funciones en la siguiente entrada “Uso de Funciones en Excel”).

Una vez elegida la función, presione Aceptar y aparece una ventana que estará directamente asociada a la función que utilizaremos. A continuación aparece la ventana de dialogo correspondiente a la función SUMA.

Existen ciertos elementos constantes en todas las funciones como es el Resultado de la fórmula que es un cálculo momentáneo de la función conforme se va creando. La casilla Numero 1 va a contener la referencia o rango de celdas de la función. En esta casilla se puede escribir la referencia o rango de las celdas, pero además MS Excel provee la capacidad para indicarle el rango con el mouse. Para hacerlo damos clic en el icono de la casilla. Al hacerlo el cuadro de dialogo de función de disminuye t toma la siguiente forma:

Entonces podemos señalar la celda deseada o dar clic sostenido sobre el área del rango deseado.

Al señalar el rango o referencia en la hoja se coloca una línea punteada sobre la selección y la celda o rango automáticamente se escriben, con todo y los signos de puntuación y separación que necesiten. Para regresar a la ventana anterior damos clic sobre el botón derecho que se encuentra en el actual cuadro.

 Otra forma de definir el rango al que le aplicaremos la función es a través de un lenguaje natural. Por ejemplo, para obtener el promedio de ventas de automóviles en el mes de marzo se puede aplicar la siguiente fórmula:

MS Excel reconoce automáticamente el rango al que se refiere la fórmula. Este tipo de fórmulas utilizando lenguaje natural, facilitan enormemente la creación de las mismas. Para poderlas utilizar es necesario que el encabezado esté en una celda contigua al rango. (Si desea saber más información sobre como crear una formula puedes visitar el siguiente post “Como crear una Fórmula en Excel”).

Se pueden incluir más números, dando clic sobre la casilla Número 2 y realizando el mismo procedimiento. Automáticamente se van generando las casillas Número 3, Número 4, etc.

Otra forma de incluir una función es dando clic sobre el signo (=). Al hacerlo inmediatamente aparece una casilla con una lista de funciones para agregar:

Como seleccionar la función deseada

Del menú descolgante podemos seleccionar entre las funciones más comunes. Para seleccionar otra función que no aparece en la lista, utilizando Más funciones. Esta opción muestra la ventana de funciones. Una vez seleccionada la función aparece el asistente de funciones que nos permite introducir la fórmula.

Una vez terminada la función y hechos todos los cambios, se presiona el botón Aceptar y la función queda insertada. (Si quieres saber más sobre las utilidades de las funciones en Excel visita la siguiente entrada “Importancia principal de las funciones en Excel”).

El asistente para funciones es un método para crear las funciones, pero también se pueden escribir directamente con todos  sus elementos. Para iniciar la función, recuerde escribir siempre el signo igual (=) como se hace con las fórmulas para iniciar la función.

La función SUMA, por ser una de las más usadas, se puede insertar directamente con el icono “Sumatoria” de la barra de herramientas. Además utilizando el icono, MS Excel automáticamente detecta cuales son las celdas que se van a incluir en la función.

Como generalmente se realiza esta operación en la parte inferior de una tabla, toma todos los valores que se encuentran hacia arriba de esta celda. Si no encuentra valores hacia arriba, busca hacia la izquierda.

Si no se desean estos valores, simplemente se escriben las celdas deseadas o se seleccionan con el mouse.

 Las funciones, se comportan como fórmulas normales en cuanto a su manejo. Se pueden agrupar con paréntesis, se pueden hacer combinaciones y se pueden anidar una dentro de otra sin que sea necesario que sean del mismo tipo. Ejemplos de combinaciones de funciones válidas:

=SUMA(C1:C5)*5

=SUMA(C6,D6,C7,D7:D9)*SUMA(C6:C7,C9:C10)

=SUMA(MAX(A1:C5),MIN(A1:C5))

Otras funciones que nos ofrece MS Excel

Además de la función SUMA, existen más de doscientas funciones de diferentes categorías y dependiendo de las necesidades específicas del usuario podrá seleccionar  funciones de tipo:

Financieras-Fecha y hora-Matemáticas y trigonométricas-Estadísticas-Lógicas-Búsqueda y Referencia-Bases de Datos-Texto-Información-Ingeniería entre otras categorías más.