¿Como ordenar datos?

En esta entrada aprenderás a como ordenar datos en MS Excel con el fin de tener la información organizada para una mejor búsqueda o interpretación de esta.

¿Como ordenar datos en MS Excel?

Para ordenar datos no es necesario que estén agrupados en la misma forma en que se agrupa una base de datos, pueden ser filas o columnas aisladas. Sin embargo, uno de los usos más comunes para las opciones que ordenan los datos es en las bases de datos.

Para ordenar datos, primero se seleccionan los datos que se van a ordenar. Después utilizamos del menú Datos el comando Ordenar.

Al hacerlo aparece la siguiente caja de dialogo:

En la caja Ordenar por, se elige el nombre del campo por el que se quiere ordenar y la prioridad depende de la cantidad de niveles que se vallan agregando (la primera será el campo predominante frente a los de niveles mas bajo). En Ordenar según se elige el tipo de forma en cuanto a caracteres a ordenar ya sea valores, color de celda, color de fuente (esta elección altera el criterio de ordenación de acuerdo al tipo de datos a ordenar). El Criterio de ordenación determina la forma final en que se ordenará el campo, por ejemplo si los datos son valores numéricos o palabras tiene la opción de elección de elegir mayor a menor o alfabéticamente respectivamente. Al presionar el botón Opciones aparece el siguiente cuadro de dialogo:

Las opciones permiten especificar un orden específico y distinguir mayúsculas de minúsculas.  El primer criterio de ordenación corresponde si se tomara desde arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba, es el primero y principal por que jerarquizara el orden presentado anteriormente en los niveles que se requieran.

El resultado de ordenar los datos del ejemplo presentado en la publicación anterior, si le indicamos Excel que los ordene por Apaterno sería el siguiente:

También se pueden ordenar directamente ascendentes o descendentes, con un solo criterio utilizando los siguientes iconos:

Para utilizar la opción de los iconos es necesario colocarse en algún registro del campo que se desea tomar como criterio y presionar el icono.