lunes, 29 de julio de 2013

¿Qué es una Fórmula?

En esta entrada te presentamos a modo introductorio que es una fórmula y las ventajas de esta en el uso como herramienta de MS Excel en diversas tareas.

¿Qué es una Fórmula en Excel?



Una fórmula es una operación de cálculo, referencia, deducción o interpretación de las celdas de una hoja. El verdadero potencial de una hoja de cálculo es el manejo de las fórmulas. Aunque muchas de las operaciones que se hacen con las fórmulas se pueden hacer con una calculadora típica, en una hoja de cálculo se tiene la ventaja de que se dispone de todos los datos al mismo tiempo y que la operación se indica una sola vez, y después se indica que lo realice sobre los datos deseados.


Más artículos relacionados con fórmulas en Ms Excel en las siguientes entradas:


lunes, 22 de julio de 2013

Como Hacer Comentarios en Excel

Aprende a como agregar comentarios en cada celda en Excel 2007, útil para describir una fórmula, o recalcar información.

Realizar Comentarios en celdas de Excel


En ocasiones es necesario hacer comentarios sobre alguna cifra, celda, o sobre alguna fórmula. MS Excel nos permite insertar comentarios asociados a una celda.

Para hacerlo se selecciona del menú Revisar la opción Nuevo Comentario. Al hacerlo inmediatamente se asocia a la celda seleccionada el comentario y la pantalla muestra un área para escribir comentarios.



Escribimos el comentario. Una vez que la celda tiene comentario, ésta toma el siguiente aspecto. Para leer el comentario basta con acercarse a la celda y éste será desplegado.

Dentro del comando Comentarios, se puede observar otros botones como Eliminar comentarios el cual elimina el comentario seleccionado, Anterior y Siguiente, que permite avanzar al comentario siguiente o volver al anterior. También existen otros comandos como son Mostrar u ocultar comentarios, Mostrar todos los comentarios, Mostrar entradas manuscritas.

viernes, 19 de julio de 2013

Aceptar o rechazar los cambios


En esta entrada, aprenderás como aceptar y rechazar los cambios realizados en el libro de trabajo de MS Excel cuando está compartido con otros usuarios.

Aceptar o rechazar los cambios en un libro compartidos de MS Excel



Una vez que revisamos los cambios podemos rechazarlos o aceptarlos. Para realizar estas operaciones seleccione del menú Revisar la opción Control de cambios, del submenú que aparece la opción Aceptar o rechazar cambios. Esta opción muestra el siguiente cuadro de dialogo. (Si deseas saber más sobre control de cambio en MS Excel puedes ver el siguiente post Control de cambios).


Una vez más debemos definir el Quién, Cuándo y Dónde. Al hacer clic en Aceptar aparecerá la siguiente ventana:


Cada una de las celdas con cambios aparecerá marcadas y nos mostrará el listado de cambios. Se puede Rechazar o Aceptar un cambio o Todos. Una vez que terminamos de revisar los cambios podemos Cerrar el cuadro de dialogo. (Más información compartir archivos en MS Excel con otros usuarios puedes revisar la siguiente entrada Proteger y compartir un archivo).

lunes, 15 de julio de 2013

Control de cambios

En este post aprenderás a llevar un control de cambios en un archivo compartido de MS Excel por medio del historial de cambios del libro de trabajo.

Control de cambios en un archivo compartido de Excel


Una vez que hemos compartido un libro es necesario conocer los cambios que se van realizando en el mismo. Para poder llevar el control de los cambios es necesario haber habilitado el Historial de cambios al compartir el libro. Para poder revisar los cambios seleccionamos del menú Herramientas, la opción Control de cambios. Al hacerlo aparece un submenú donde se puede seleccionar Resaltar cambios o Rechazar cambios. Antes de poder Aceptar o Rechazar un cambio es necesario ver los cambios, seleccionando la opción Resaltar cambios, que muestra el siguiente cuadro de dialogo:



En esta ventana indicamos los cambios que deseamos ver:
Cuando: se puede ver Todos los cambios, Desde una fecha específica, Desde la última vez que se guardó o los cambios Sin revisar.
Quién: Quien hizo los cambios: Todos, Todos excepto yo o por usuarios específicos.

Dónde: En que lugar de la hoja de cálculo se realizaron los cambios. Junto a esta opción tenemos un icono que nos permite seleccionar celdas; que reduce el cuadro de dialogo apareciendo de la siguiente forma:


En esta ventana se puede señalar las celdas dónde queremos ver los cambios para regresar al cuadro de dialogo completo, damos un clic sobre el icono de la esquina.
Una vez definidos el Cuándo Quién y Donde, podemos Resaltar los cambios en pantalla o Mostrar los cambios en una hoja nueva.

Si seleccionamos la opción Resaltar los cambios en pantalla, cada una de las celdas modificadas toma aspecto de remarque.


Para poder ver el cambio, Cuándo y Quién lo realizó, basta con acercar el cursor a la celda. Al hacerlo aparece un Comentario con información, como se muestra en la imagen a continuación:


Si seleccionamos Mostrar los cambios en una hoja nueva, aparecerá una nueva hoja similar a la que se muestra a continuación:


Esta hoja se llama historial, muestra por columnas la información referente a los cambios y la fecha a la que está actualizado.

Los cambios en cualquiera de los dos casos serán impresos cuando imprimamos la hoja de cálculo.

jueves, 11 de julio de 2013

Proteger y compartir un archivo

En esta entrada te enseñamos a compartir y proteger un archivo en MS Excel para trabajar en conjunto con otros usuarios en un mismo libro.

Proteger y compartir un archivo en MS Excel


Excel permite que varios usuarios trabajen en un mismo libro siempre y cuando se encuentren trabajando en un ambiente de red multiusuario. Para activar esta función selecciones del menú Revisar el comando Proteger y compartir libro.

Al  hacer clic en dicho comando se muestra la siguiente ventana.



En la primera pestaña se muestra a los usuarios que se encuentran utilizando el libro junto con su hora y fecha de apertura. Para eliminar un usuario, selecciónelo y presione Quitar usuario. Si deseamos que otros usuarios puedan modificar el libro, seleccionaremos Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Para controlar la forma en la que los usuarios podrán hacer modificaciones seleccionamos el separador Uso avanzado donde se observa la siguiente ventana:



En este separador es donde se activa la opción de Control de cambios. (Más información sobre control de cambio en la siguiente entrada Control de cambios).Al seleccionar que guarde el historial de cambios, podemos indicar cuantos Días deberá hacerlo. Los cambios pueden actualizarse Al guardar el archivo o Automáticamente cada cierto tiempo en minutos. Podemos definir que nos muestre solo los cambios de otros usuarios o mis cambios y los de otros usuarios. También se puede activar la búsqueda de conflictos, indicando que debe Preguntar cuáles prevalecen o que  Prevalecen los cambios guardados. La vista personal nos permite almacenar en nuestra copia de libro compartido, la Configuración de impresora y la Configuración de filtro.

Al compartir libros, algunas funciones de Excel no están disponibles. Entre las no disponibles se encuentran: formatos condicionales, validación de datos, eliminar hojas de cálculos, insertar, etc. Por esto, es recomendable completar en la medida de lo posible la hoja de cálculo y entonces compartirla para su revisión.


En caso de compartir archivos, existe al opción Proteger libro adyacente al comando de compartir libro en el menú Revisar en el comando Proteger libro compartido, donde se puede poner una contraseña (opcional), en caso de querer quitar la contraseña se puede volver a presionar el mismo comando que va a decir Desproteger libro compartido.



sábado, 6 de julio de 2013

Ortografía

En este articulo, aprenderás que al igual que Word, Excel tiene herramientas para revisar la ortografía, aquí puedes ver algunas opciones para hacerlo.

Revisar Ortografía en Excel


Excel puede revisar y corregir la ortografía del documento. Para hacerlo se selecciona alguna de las siguientes opciones.

Menú: Seleccionamos del menú Revisar el comando Ortografía.
Teclado: Presionamos la tecla <F7>.


Excel comienza la revisión ortográfica. Al encontrar un error o alguna palabra que no se encuentra dentro del diccionario aparece el siguiente cuadro de diálogo.

Excel escribe la palabra que considera está mal escrita. En sugerencias: nos pone una lista de posibles cambios. Al dar clic en cualquier sugerencia, ésta automáticamente se cambia al presionar Cambiar o la opción Cambiar todas para cambias todas las ocurrencias. Si se oprime Omitir una vez, la revisión continúa sin hacer ningún cambio y si se oprime Omitir todas cada vez que encuentre esa palabra la va ignorar sin confirmar.

Si la última operación que hemos realizado no es la adecuada, señalamos la opción Deshacer y regresamos al error anterior. Si se desea agregar una palabra al diccionario es necesario que haya sido creado un diccionario o escoger uno de la lista que aparece en Agregar al diccionario. 

jueves, 4 de julio de 2013

Buscar y reemplazar texto

En esta entrada, se enseña como buscar una palabra o texto dentro de un libro de MS Excel y luego reemplazar por otra palabra o texto.

Buscar y reemplazar un texto en MS Excel


Buscar un texto


Excel ofrece ayuda para buscar un texto dentro del documento. La manera de llevar a cabo esta operación es:

Menú: Seleccionamos del menú Inicio el comando Buscar y seleccionar, y luego presionar buscar.
Teclado: Presionamos simultáneamente <Ctrl+B>.


Después de utilizar cualquiera de los dos métodos aparece el siguiente cuadro de dialogo:



En el cuadro de dialogo Buscar: escribimos el texto que deseamos encontrar. Si se debe buscar Por filas o Por columnas se indica en la lista “Buscar:” y si busca dentro de Fórmulas, Valores o Comentario se indica en la lista “Buscar dentro de:”. Si señalamos Coincidir mayúscula y minúsculas, Excel encuentra sólo los textos con la combinación exacta de mayúsculas y minúsculas especificadas.
 Excel considera las letras como fueron escritas originalmente aunque hayan sido cambiadas con alguna de las instrucciones de conversión a mayúsculas.
Para encontrar sólo palabras completas utilizamos Coincidir con el contenido de toda la celda.

Además, de las opciones anteriores podemos utilizar:
  • Buscar siguiente: buscar y selecciona el siguiente texto especificado.
  • Reemplazar: Inicia el cuadro de dialogo de Reemplazar y toma la información del texto buscado para reemplazar.


Reemplazar texto


Esta es una opción extendida de la búsqueda de texto, en la cual se le puede especificar un texto de reemplazo, es decir, cuando encuentre el texto que lo cambie por el nuevo. Una de las formas de llegar al reemplazo es a partir de la opción Buscar del menú Inicio. Las otras opciones son:

Menú: Seleccionamos del menú Inicio el comando Buscar y seleccionar, y luego presionar Reemplazar.
Teclado: Presionamos simultáneamente <Ctrl+L>.


Utilizando cualquiera de los métodos, aparece el siguiente cuadro de dialogo de Reemplazar aparece el siguiente cuadro de dialogo:


Las opciones funcionan igual que en la búsqueda. Con las opciones Reemplazar y Reemplazar todas podemos ir cambiando una ocurrencia a la vez o bien todas las ocurrencias, respectivamente.


martes, 2 de julio de 2013

Borrar, deshacer y repetir acciones

En este post aprenderás herramientas de Excel muy comunes en la edición de celdas como son borrar, deshacer y repetir acciones, especificadas en detalle.

Borrar, deshacer y repetir acciones


Borrar


Para eliminar el contenido de las celdas, del menú Inicio se selecciona la opción borrar.

La opción Borrar todo, elimina todo lo que contenga una celda, formatos, contenidos y notas. Las opciones restantes, Borrar formatos, Borrar contenidos y Borrar Comentarios sólo eliminan estos, respectivamente.

Con la tecla <Supr>, también se borra el contenido de la celda. Los formatos y las notas quedan intactos.

Otra forma más para borrar el contenido de las celdas, es con el ratón. Utilice el puntero del ratón que se uso para el Autorelleno, pero ahora en dirección del mismo va a ser hacia arriba o hacia la izquierda si se tiene más de una columna por borrar. Las celdas que estén borrando cambian a fondo gris. (Más información sobre autollenar celdas en Ms Excel puedes visitar la siguiente entrada Llenar y autollenar celdas).

Deshacer y repetir acciones


Excel ofrece la posibilidad de deshacer acciones y regresar al estado anterior antes de que se hiciera esa acción o esas acciones. Para deshacer una operación.

Menú: Seleccionamos del menú principal el comando deshacer.
Teclado: Presionamos simultáneamente <Ctrl+Z>.

La acción contraria es Rehacer que anula el Deshacer. Para repetir:

Menú: Seleccionamos del menú principal el comando Rehacer.
Teclado: Presionamos simultáneamente <Ctrl+Y>.


Podemos Deshacer y Rehacer múltiples operaciones, siempre y cuando estas cumplan con los criterios necesarios para poderse deshacer.