Llenar y autollenar celdas en Excel

Este artículo es de utilidad para ganar tiempo cuando se necesita llenar gran cantidad de datos en Excel, con la herramienta de Llenar y autollenar celdas.

Llenar y autollenar celdas en Excel

Existen ocasiones en que se desea copiar la información de una celda hacia, otras celdas que se encuentran en forma contigua a ésta, es decir, hacia arriba, abajo, izquierda, derecha de la celda. Cuando esto ocurre se puede realizar un llenado y/o un autollenado.

Primero se debe seleccionar la celda que se desea copiar a las demás junto con toda el área donde se va a copiar el contenido.

Posteriormente se suelta el cursor y automáticamente se rellena según el área que está seleccionada. Existe una segunda opción que es presionar el botón que aparecerá en la esquina inferior derecha como el cual abrirá un cuadro de dialogo como el que se muestra a continuación:

Como se puede observar en la imagen existen 3 opciones, que por defecto esta seleccionada copiar celda (que es la que se utilizó en el ejemplo), también está Rellenar formatos sólo o Rellenar sin formato.

También se puede llenar una serie de datos principalmente de carácter numérico de forma creciente sin necesidad de escribir cada uno de los datos. Al igual que el ejemplo anterior, se debe seleccionar el primer valor junto con el resto de las celdas que se van a llenar, el contenido de las primera o primeras celdas en cada filas o columna serán usadas como los valores iniciales de la serie.

Esta forma consiste en ir al menú Inicio, y seleccionar el comando Rellenar como se observa en la imagen:

Luego seleccionar la opción series y aparecerá el siguiente cuadro de dialogo:

En Series en se selecciona si se llenan a través de las Filas o Columnas. En Tipo, se selecciona el tipo de progresión que se va a tener. Lineal es la suma de los valores junto con el Incremento que se marque. Geométricamente multiplica cada valor por el Incremento. Si la opción de Tendencia está seleccionada, el Incremento se ignora y se calcula una progresión geométrica con tendencia. Cronológica calcula una serie de fechas según la opción seleccionada en Unidad de tiempo. Autorrellenar llena las celdas de la selección basándose en los datos incluidos en la selección.

A continuación se muestra un ejemplo de esta acción:

Además, se puede seleccionar un Límite para indicar donde debe terminar la serie. Si el Límite se alcanza y aún existen celdas seleccionadas, la serie termina en ese punto.

La opción de Tendencia, produce un ajuste en series lineales y una curva exponencial en series geométricas basados en los valores de la selección.

Por ejemplo, si los datos en la selección comienzan con los valores 1, 4, 5, y se selecciona una Incremento 2, tenemos lo siguiente:

Vínculos en Excel

En esta entrada aprenderás el uso de vínculos en MS Excel, muy útil para relacionar Excel con otras aplicaciones desde el mismo libro de trabajo.

Insertar Vínculos o Hipervínculos en MS Excel

Cuando algún documento tiene uno o más vínculos a otras aplicaciones hechas con el Pegado Especial, se pueden ver y modificar con el menú Insertar, en la barra vínculos, la opción Hipervínculos. El cuadro de dialogo es el siguiente:

Aparecen listados todos los vínculos que tiene el documento en Dirección. Los vínculos de actualizan automáticamente cuando se abre el archivo de destino. Desde esta misma ventana se pueden Buscar archivos para modificarlos desde el archivo de origen.  También se puede seleccionar un determinado vínculo de la hojas y presionar el botón “Quitar vínculo”, para desvincularlo.

Pegar Hipervínculos

El hipervínculo es la relación que se establece en un documento con otro documento. De esta manera un autor puede ampliar sobre un tema en específico tratado en un documento y dentro de otro documento y establecer un enlace entre ambos documentos.

El hipervínculo hace al lector y al autor más fácil el acceso a la información relaciona. Al copiar información de otra aplicación podemos pegarla en Excel como un hipervínculo. Solo con seleccionar del menú Inicio la opción Pegar como hipervínculo. Cualquier objeto pegado de esta forma presentará un aspecto similar al siguiente:

Al acercar el cursor al hipervínculo, éste adquiere la siguiente forma de una mano. Al hacer clic, inmediatamente se abre la aplicación origen, con el archivo y la posición en el mismo, indicados por el hipervínculo. Para mayor información acerca de hipervínculos en Excel vea la sección de publicaciones sobre Internet e Intranet visitando las siguientes entradas:

• Qué es el Internet
• Las Direcciones en la red
• Uso de URL en Excel
• ¿Que es una intranet?
• Enlaces o hipervínculos en Excel

Pegado Especial en Excel

En esta publicación aprenderás a sacar utilidad de las distintas formas de pegar que te presenta Ms Excel en su herramienta de Pegado Especial.

Pegado Especial en  Excel

Además de Pegar utilizando en forma tradicional, se puede realizar la operación de Pegado especial. (Saber más sobre la forma tradicional en este post “Copiar, Cortar y Pegar”).

Para hacer un pegado especial, una vez que ha sido copiada o cortada la información, se selecciona del menú Inicio, en el comando Pegar, la opción Pegado especial.

Si se realizó una copia (esta tarea no se permite si se realizó un corte) de la información de las celdas de Excel, el cuadro de dialogo que aparece es el siguiente:

Con estas opciones Excel permite Pegar no sólo el contenido de las celdas, sino las Fórmulas, los Valores, los Formatos, los Comentarios, Todo, Todo excepto bordes o las reglas de Validación. Además, si las celdas de origen y las de destino contienen números se pueden realizar una Operación y automáticamente se tienen los nuevos valores. Saltar blancos no pega las celdas en blanco del área copiada, al área pegada. Si se copia una celda vacía hacia una que está en uso no la encima. Trasponer cambia la orientación de los datos cuando se pegan, los datos de la fila superior se colocan en la columna izquierda y los de la columna izquierda aparecen en la fila superior. Pegar vínculos crea un enlace con el contenido de la celda donde fue copiada, de manera que si cambia la información en la celda de origen cambia también en la celda de destino. (Más información sobre vínculos en Excel en la siguiente entrada “Vínculos en Excel”).

Si se realizó una copia o un corte de un objeto u otra aplicación, el cuadro de dialogo es el siguiente.

Esta opción permite Pegar vínculos. Crea un enlace con el contenido del Portapapeles a la aplicación donde fue creada, de manera que si cambia la información si fue creada con Excel o con otra aplicación.

Para realizar un vínculo es necesario que la aplicación donde se creó permita que existan estos. Además, se debe guardar el archivo que contiene la información que se está vinculando, para que si se modifica el archivo origen se pueden actualizar los cambios en el destino. (Como guardar un archivo en Excel en este post “Guardar un archivo”).

Para poder establecer el enlace, se debe seleccionar Pegar vínculo del cuadro de diálogo y definir como se va a realizar. Entre los más frecuentes se encuentran las siguientes:

• Objeto: es una representación gráfica del contenido del Portapapeles. El nombre del objeto depende del tipo de contenido del Portapapeles.
• Texto con formato (RTF): El texto con el formato asignado.
• Texto sin formato: Texto normal sin ninguna clase de formato.
• Imagen: una representación gráfica de información como un archivo imagen de Windows.
• Mapa de bits: una representación gráfica usada para dibujos de otras aplicaciones como por ejemplo Paint.

Existen además otras formas de pegado. Una vez establecido el vínculo, podemos indicarle a Excel que la muestre como un icono con la opción Mostrar como icono.

Copiar, Cortar y Pegar

En este artículo te mostramos como funciona una de las actividades más utilizadas de MS Excel que se conoce comúnmente como Copiar, Cortar y Pegar.

Copiar, Cortar y Pegar en MS Excel

Las aplicaciones de Windows tienen la ventaja de poder intercambiar información en forma transparente entre una y otra, sin importar su fabricante. Por esto, uno de los menús que se pueden encontrar en la mayoría de las aplicaciones de Windows es el menú Inicio que contiene las opciones Cortar, Copiar y Pegar.

Al realizar la operación Cortar o Copiar la información se coloca en un área de memoria llamada el Portapapeles. Cuando existe información en el Portapapeles, la información está disponible para cualquier aplicación de Windows.   

Además, cuando se tiene información en el Portapapeles se puede pegar cuantas veces sea necesario, sin importar que tipo de información sea (texto, grafica, etc.).

Copiar

La acción Copiar coloca la información en el Portapapeles y no borra el original. Funciona de la siguiente forma:

Para Copiar primero se selecciona la información deseada y después se realiza alguna de las siguientes operaciones.

Menú: Seleccionamos del menú Inicio el comando Copiar.

Teclado: Presionamos simultáneamente <Ctrl+C>.

Mouse: Damos clic derecho y se selecciona la opción Copiar.

Cortar

La opción Cortar coloca la información en el Portapapeles, pero borra la información original. Es la opción ideal para mover la información a un nuevo destino y funciona de la siguiente forma:

Para Cortar primero se selecciona la información deseada y después se realiza alguna de las siguientes operaciones.

Menú: Seleccionamos del menú Inicio el comando Cortar.

Teclado: Presionamos simultáneamente <Ctrl+X>.

Mouse: Damos clic derecho y se selecciona la opción Cortar.

Pegar

La acción Pegar, que es el final de las dos operaciones anteriores, va a colocar el contenido del Portapapeles en la hoja de calculo, en el lugar deseado. Esta acción se puede realizar cuantas veces sea necesario después de Copiar.

Cuando utilizamos la opción Cortar, sólo podemos Pegar una vez la información. La información que contiene el Portapapeles después de Copiar no cambia hasta que se realicen cualquiera de las operaciones Cortar o Copiar otra vez. Para pegar se utiliza alguno de los siguientes métodos.

Menú: Seleccionamos del menú Inicio el comando Pegar.

Teclado: Presionamos simultáneamente <Ctrl+V>.

Mouse: Damos clic derecho y se selecciona la opción Pegar.

Si se desea copar o cortar información dentro del mismo Excel, el procedimiento es el mismo. El corte o la copia, va a tener el mismo formato que ya tiene asignado el texto.

Al Copiar o Cortar, una celda o rango aparece alrededor de este un marco con movimiento. Este Marco con movimiento indica que estamos en proceso de copia o corte. Al Pegar un objeto cortado el marco desaparece. Al Pegar un objeto copiado, el marco con movimiento no desaparece hasta indicarle, eligiendo una celda y realizando otra acción o presionando la tecla <Esc>, avisando que terminamos la operación.

Menú contextual

Estas mismas acciones se pueden realizar con un menú rápido, que aparece presionando el botón derecho del ratón sobre la selección que se desea cortar, copiar o pegar, y también aparece con el método abreviado <Mayús +F10>.

Mover y copiar con Excel

Además de los métodos que se presentaron, Excel tiene un método más para copiar y mover. Con este método la información no se coloca en el Portapapeles sino que se mantiene internamente.

Para mover algún texto u objeto primeramente se selecciona, después se coloca el ratón sobre el borde del área seleccionada. El puntero del ratón cambia y luego con un clic sostenido se mueve la selección al lugar deseado.

Para copiar se utiliza el mismo método, pero presionando la tecla <Ctrl>. El puntero del ratón cambia a la siguiente forma.

Abrir un Archivo en Excel

En esta publicación te presentamos los distintos métodos que se pueden utilizar en MS Excel para abrir un archivo o libro de trabajo.

Abrir un Archivo en MS Excel

Para abrir un archivo Excel o un Libro de Excel se puede utilizar cualquiera de los siguientes métodos:

Menú: Seleccionar del menú Archivo o Botón de Office, el comando Abrir.

Teclado: Presionamos simultáneamente <Ctrl+A> o <Ctrl+F12>.

Al utilizar cualquiera de los métodos aparece el siguiente cuadro de dialogo:

Este cuadro de dialogo es muy similar a la que se describió en la opción Guardar menú Archivo o Botón de Office. Para abrir un archivo determinado, lo seleccionamos dando un clic sobre él. Aceptamos nuestra selección dando clic sobre el botón de Aceptar.

Se puede abrir un archivo que haya sido creado en otra aplicación de las que aparecen en Tipo de Archivo. El botón de Abrir se encuentra Abrir como de sólo lectura permite abrir el archivo sin hacer cambios. Abrir como copia se va abrir como copia con el mimo nombre y localización. 

Guardar un archivo

En esta publicación aprenderás paso a paso una de las acciones más básica en el uso de MS Excel que consiste en guardar un archivo.

¿Cómo guardar un archivo en MS Excel?

Una vez que hemos terminado el trabajo en Excel, debemos guardarlo. Para hacerlo utilizamos.

Menú: Seleccionar del menú Archivo o Botón de Office, el comando Guardar.

Teclado: Presionamos simultáneamente <Ctrl+G>.

Sin importar que método se utilice aparecerá el siguiente cuadro de dialogo.

En Guardar en se encuentra la carpeta en la cual se alojará el archivo a guardar. Para moverse a través de las carpetas, unidades y discos se puede utilizar la lista Guardar en. Para moverse un nivel hacia arriba en las carpetas se puede utilizar el botón “Subir un nivel”, con el icono “Crear una nueva carpeta”, se puede crear una nueva carpeta para guardar el archivo Excel realizado.

En Nombre del archivo debemos especificar el nombre que tendrá nuestro documento. A los documentos se les asignará automáticamente una extensión .XLS.

En Guardar como tipo; seleccionaremos como qué tipo de archivo queremos guardar el documento. En esta opción se puede escoger el documento o formato para otro tipo de hoja de cálculo. (Para saber a modo introducción a Ms Excel qué es una hoja de cálculo puedes visitar el siguiente post “Qué es una hoja de cálculo”).

Con el Icono “Vistas” se puede ver los archivos y carpetas contenidas en forma de Lista, Detalles y Propiedades respectivamente que tienen las mismas funciones de Windows. Con el botón Herramientas se muestran comandos para Eliminar, cambiar el Nombre e Imprimir un archivo.

¿Como colocar una contraseña al archivo en Excel?

En este botón aparece también el comando Opciones generales. Al presionarlo aparece el siguiente cuadro de dialogo.

Crear siempre una copia de seguridad va a crear un archivo de respaldo con el mismo nombre y localización pero con la extensión .BAK. Contraseña de protección define una contraseña para poder abrir el documento. Contraseña contra escritura  permite a otros usuarios abrir el documento solo como lectura; es decir pueden abrirlo pero no hacer cambios. Se recomienda sólo lectura recomienda al usuario que abra el archivo como Sólo-Lectura.

Una vez que se le asignaron por primera vez las opciones, unidad, directorio, nombre de extensión al documento, ya no es necesario volver a especificárselo. Si se vuelve a salvar el documento, Excel lo guardará sin que aparezca nuevamente el cuadro de dialogo.

Si se desea cambiar alguno de los parámetros se utiliza el comando Guardar como del menú Archivo o Botón de Office.

Cerrar archivo

Para cerrar el archivo actual seleccione Cerrar del menú Archivo o Botón de Office. También se puede usar <Ctrl+F4> o dar doble clic sobre el menú de control de la ventana del documento. Si no se ha guardado el archivo o se hicieron modificaciones desde la última vez que se guardó, Excel preguntará si se quiere guardar el archivo.

Salir de Excel

Para salir de Excel utilizamos del menú Archivo o Botón de Office el comando Salir de Excel. También se puede usar la combinación de teclas <Alt+F4>. Finalmente, podemos utilizar el ratón, dando un doble –clic del menú de control de la ventana de Excel.

Ingresar información en las celdas

Para poder hacer cualquier tarea en MS Excel lo primero que debemos realizar es ingresar información en las celdas, en este post aprenderás como hacerlo.

¿Cómo ingresar información en las celdas?

Como se mencionó anteriormente, Excel tiene listo un libro nuevo para que se comience a utilizar.

La captura o introducción de datos a una hoja de cálculo, se debe hacer celda por celda. Por ejemplo si tenemos la siguiente tabla:

Se debe ingresar de la siguiente manera:

Cada uno de los datos va en una celda. En el caso del Nombre, a pesar de que son varias palabras, éste es un solo dato y por esto se escribe en una sola celda.

Para ingresar la información, se debe estar en la celda deseada y comenzar a escribir. Al hacer esto, la barra de fórmulas toma diferentes aspectos y adquiere las siguientes funciones:

Al seleccionar el símbolo de “f_x”, inmediatamente aparece un cuadro de dialogo como el siguiente:

En este cuadro podemos indicar las operaciones numéricas o funciones que utilizaremos. Posteriormente, revisaremos estas funciones.

En la barra de fórmulas se maneja la edición de la celda como se maneja en otras aplicaciones la edición de texto. Se tiene el cursor que marca la posición donde se va a insertar el texto, este cursor se puede mover con las flechas del teclado o con un clic del ratón en el lugar deseado. Está en el modo de inserción, es decir lo que se escriba se va a insertar no a sobre-escribir. Para activar el modo de sobre escritura se utiliza la tecla “F2” y la barra de estado muestra la leyenda “modificar” que va a estar activada hasta que se presione de nueva la tecla “F2”.

Para borrar y corregir se hace uso de dos teclas básicamente. La tecla <Supr> y <Retroceso>. Ambas teclas tienen la función de borrado, pero la primera borra el texto hacia adelante y la segunda borra hacia atrás.

Ya que se tiene la información deseada se acepta con la flecha de la barra de fórmula “√” o presionando la tecla <Intro>. Si la información no se desea alojar en esa celda, se puede cancelar con la cruz de la barra de formula o presionando la tecla <Esc>.

Para cambiar la información de una celda, simplemente se vuelve a escribir sobre ella. Si no se desea borrar la información contenida sino realizar algunos cambios, se hace con la tecla <F2> o dando un doble clic sobre la celda y se cambia o añade la información.

Teclado en Excel

En esta publicación te damos a conocer el teclado en Excel, con la finalidad de aumentar las habilidades básicas y posterior dominio de este.

Conocer el Teclado en Excel

Si bien el conocer el teclado en Excel es parte de las habilidades básicas en cualquier curso de Excel; el tener un dominio del teclado ayuda a  conocer distintos atajos de variados comandos y en el transcurso del tiempo sea cual sea su nivel de Excel el conocer el uso del teclado significará la velocidad con que una persona realice una tarea en Excel.

Movimiento a través de la hoja

Con la tecla <Fin>, se activa o desactiva un modo especial de movimientos a través de la hoja. Al activar la tecla en la barra de estado (debajo de los libros) se puede ver “Modo final” indicando que está activado este modo. En este modo el movimiento es:

Con la tecla <Scroll Lock>, se activa o desactiva el modo despliegue que se ve en la barra de estado indicando como “Bloq Mayús”. En este modo se mueve la pantalla, no el cursor, de la siguiente forma:

Para cambiar la celda activa utilizando el ratón, basta con dar clic sobre ella.

Seleccionar

Para poder hacer modificaciones, referencias y demás operaciones se necesitan seleccionar las celdas, las columnas y los renglones. Existen dos métodos, con teclado o con ratón.

Se debe considerar que la tecla <Mayús> también se le denomina <Shift>.

En “Modo final” usando la tecla <Fin>

En “Bloq Mayús” usando la tecla <Scroll Lock>

Además existe el método de selección con el ratón, donde solo basta hacer clic en el área que se desea seleccionar. Si el puntero del ratón tiene forma de cruz, nos indica que podemos hacer una selección.

• Se pueden seleccionar fácilmente columnas enteras, dando un clic sobre los encabezados de las columnas y extendiendo el ratón hasta seleccionar cuantas columnas se deseen.
• De la misma forma se pueden seleccionar renglones completos desde el encabezado de las filas.
• Para seleccionar filas, columnas o celdas que no están continuas, se utiliza la tecla <Ctrl> y se usan los mismos métodos descritos anteriormente.
• Finalmente se puede seleccionar toda la hoja con el botón que se encuentra en del encabezado de columna A y arriba del renglón 1.

La pantalla principal de Excel

En la siguiente entrada te presentamos la pantalla principal de Excel, con sus distintas barras de menú y su respectiva utilidad el manejo de MS Excel.

La pantalla principal de Excel

Al iniciar Excel automáticamente se crea una nueva hoja de cálculo en blanco. La pantalla principal que aparece es similar a al que se muestra a continuación:

Barra de Menús

En esta área aparecen los menús disponibles. Cada menú contiene acciones especificas que están agrupadas según el nombre del mené de la siguiente manera.

• Archivo o botón de Office: este menú permite crear, abrir, cerrar, guardar, buscar, imprimir, etc. Archivos.
• Inicio: mediante este menú se pueden realizar ediciones de objetos y texto. Es decir, copiar, pegar, cortar, seleccionar, buscar, establecer uniones, etc.
• Insertar: para insertar en la hoja elementos como reglones, columnas gráficos, tablas, cuadros de texto notas y objetos en general.
• Diseño de página: Permite configurar la página, en cuanto a tamaño de hoja, márgenes, fondos, opciones de vista como el cuadriculados de la hoja, etc.
• Fórmulas: En esta barra se pueden agregar funciones, nombres a las celdas, como también se encuentran los comandos de auditoría.
• Datos: Aquí se encuentran todos los comandos referentes a la manipulación de datos y tablas, como por ejemplo: Obtener datos externos, aplicar filtros, Agrupar Desagrupar, entre muchos más comandos.
• Revisar: Se encuentran los comandos que permiten verificar, tanto la ortografía, agregar comentarios, como también proteger la hoja, o el libro o incluso compartirlo.
• Vista: contiene las opciones para ver de diferentes formas una hoja en pantalla.

Barras de Herramientas

Son botones que realizan acciones previamente definidas con sólo presionarlos. Los dibujos o iconos que los representan son una descripción visual de la acción que realizan. Excel cuenta con varias barras de herramientas, pero inicialmente sólo se muestran la barra estándar y la barra de formato.

Barra de Fórmulas

Es un lugar donde se puede agregar, quitar o modificar el contenido de la celda. Además permite agregar funciones directamente al editar la celda.

Encabezados de Fila y Columnas y líneas de división

La hoja está dividida en filas y columnas que se muestran en los encabezados. La intersección de una fila y una columna, es una celda. Las líneas de división sirven para identificar rápidamente donde está la celda. En cada celda se va a alojar un dato distinto de la información a manipular. 

Etiquetas de Hoja

Excel maneja lo que se conoce como Libros, éstos contienen  múltiples hojas. A cada una de las hojas le corresponde una etiqueta. Dando clic sobre la etiqueta  correspondiente podemos cambiar a las diferentes hojas que contiene el libro.