Fichas en Excel

En esta publicación aprenderás una forma ordenada y funcional de ver registros en una base de datos, más conocida como fichas en MS Excel.

¿Cómo realizar una Ficha en Excel?

Una forma más ordenada y funcional de ver los registros de una base de datos es utilizando el comando Formulario, el cual no se encuentra en la barra de herramientas, por lo tanto para poder agregarlo se debe ir a opciones de Excel, luego Personalizar, seleccionar la opción “comandos que no están en la cinta de opciones”, para finalmente agregar “Formulario” a la barra de herramientas de Excel.

Se selecciona la base de datos completa luego se presiona el comando Formulario. Esta opción despliega el siguiente cuadro de dialogo:

Se despliega una forma de datos que se puede usar para cambiar registros, poner un Nuevo registro, Eliminar un nuevo registro y Buscar registros. Si se hacen cambios, se pueden Restaurar antes de presionar <Enter> o cambiarse a otro registro. Si se eliminan registros no se podrán recuperar.

Buscar registros por Criterios en una Ficha en Excel

Al dar un clic sobre el botón Criterios se despliega el siguiente cuadro de diálogo:

  

En este cuadro de dialogo se pueden determinar que registros se están buscando, estableciendo criterios en cada uno de los campos. También se pueden utilizar operadores de comparación y comodines como se vio en los filtros automáticos. (Más información sobre como realizar filtros automáticos en Ms Excel visitando la siguiente entrada “Filtros de Excel”).

Revisar Registros en una Ficha en Excel

Una vez establecido el criterio con los botones Buscar siguiente y Buscar anterior se van revisando los registros encontrados bajo ese criterio. Con el botón Borrar se eliminan todos los criterios y se deja en blanco la ficha lista para volverse a usar. Con el botón Formulario regresamos al cuadro de dialogo anterior.

Filtros avanzados

En este post conocerás los filtros avanzados de MS Excel, similares a los filtros automáticos pero con mayores posibilidades de criterios de búsqueda.

Filtros avanzados en Ms Excel

A pesar de que es muy útil y sencillo el manejo de filtros automáticos, están limitados a sólo uno o dos criterios por cada campo. Por esto, se tienen los Filtros avanzados cuyo manejo es similar al de los filtros automáticos pero con mayores posibilidades de criterios. Los criterios se definen en la misma hoja de cálculo. Los criterios de filtro avanzado pueden incluir varias condiciones aplicadas a una sola columna, varios criterios aplicados a varias columnas y condiciones creadas como resultado de una fórmula. Algunos de los posibles criterios aparecen ejemplificados a continuación:

Funcionamiento de Rango de criterio:

• Si en una misma fila existen dos datos, significa que debe buscar para el caso del ejemplo personas con cargo “Ejecutiva” y al mismo tiempo debe cumplir que tenga edad menor a “25”.
• Datos en filas distintas se cumple la condición “o”, para el caso del ejemplo se busca “Ejecutiva” “menor a 25” o “Analista” “menor a 30”. (Suma de ambos criterios).

Nota: Cuando definimos un criterio a través de una formula no debemos utilizar el rótulo de la columna.

Para usar los filtros avanzados, seleccione del menú datos el comando Avanzadas, Filtro avanzados. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

En primer lugar nos permite la opción Filtrar la lista sin moverla a otro lugar como se hace con los filtros automáticos, permaneciendo en el mismo lugar o también Copiar a otro lugar el resultado del filtro.

Si se elige Copiar a otro lugar es necesario que en la casilla Copiar a se especifique un rango, ya sea escribiendo  el rango o con un clic en la hoja donde se desea que comience el rango.

En la casilla Rango de la lista, aparece la referencia de las celdas que contienen la lista. Excel automáticamente detecta el rango de la lista cuando está el cursor colocado en ella, pero con un clic en la casilla se puede escribir un nuevo rango o cambiar el actual. También se puede utilizar el ratón y dar un clic sostenido sobre el área y la referencia de la celda y se escribirá automáticamente en la casilla.

Una vez establecido el rango de la lista, es necesario determinar el Rango de criterios (ver imagen de ejemplo). Este rango debe ser otra área de celdas donde se determine el criterio de filtrado, debe ser un área con el mismo número de columnas que la base de datos y por lo menos con una fila que contenga los criterios escritos que se están buscando. Con los criterios se pueden utilizar signos de comparación y comodines como se vio con los filtros automáticos.

La opción Solo registros único muestra un solo registro cuando encuentre registros que están duplicados.

Filtros de Excel

En esta publicación aprenderás una de las operaciones más utilizadas en MS Excel en cuanto al trabajo con Base de datos, es el uso de Filtros de datos.

Uso de Filtros en Base de datos en MS Excel

Una de las operaciones más comunes que se hacen con las bases de datos es la consulta sobre alguna información determinada. Cuando se realiza una consulta, normalmente se está buscando registros que coincidan con algún valor o criterio. Existen varias formas de buscar información, los Filtros son una de ellas.

Para aplicar un filtro a una base de datos, seleccione del menú Datos el comando Filtro y luego el submenú de Autofiltro (las flechas desplegables) de cada campo. Se observa la siguiente imagen en nuestra base de datos ejemplo:

El comando Autofiltro, aplica flechas de menús desplegables en el encabezado de los campos de la base de datos.  Con estos menús colgantes, se pueden elegirlas opciones de consulta. (Más información sobre qué es una base de datos en la siguiente entrada “Qué es una  Base de Datos”).

Según el campo, aparecen las posibles combinaciones de los registros que se pueden buscar. La opción (Seleccionar todo), va a mostrar todos los registro sin importar ningún criterio (si está seleccionada), de lo contrario no seleccionara ningún dato del campo. En filtro de texto se tiene “es igual a“que busca un carácter numérico o de texto exacto., “No es igual a...”  que se usa cuando existen datos repetidos para buscar la excepción, “Comienza por…” que consulta datos en base a inicio de caracteres que se ingresen, “Termina con…” busca los caracteres finales de la base de datos, “Contiene…” se consultan caracteres presentes en el texto, “No contiene…” que discrimina un carácter, consultando datos en los cuales no este presente ese carácter.

Al seleccionar (Filtro personalizado…) aparece el siguiente cuadro de dialogo:

Con el Autofiltro personalizado se pueden determinar que registros exactamente se están buscando. Se pueden utilizar operadores de comparación que ya se encuentran en listas (además de los filtros mencionados anteriormente): 

Con el operador se selecciona el registro con el que se está comparando también de la lista. Excel permite utilizar comodines que son: (?) para representar un carácter individual y (*) para representar cualquier serie de caracteres. Los comodines funcionan de la forma como se muestra en el ejemplo.

Con las opciones Y y O se pueden establecer dos criterios. Con la opción Y los criterios se suman, es decir que se tiene que cumplir con ambos criterios para que encuentren los datos deseados. Con la opción O va a buscar cualquiera de los registros que cumplan con los criterios establecidos (a lo menos 1), no tiene que cumplir con ambas.

Ya que se estableció un filtro la pantalla se puede ser similar a ésta:

Los botones de los campos donde se establecieron filtros y los encabezados de los reglones cambian de color. En cada uno de los campos se pueden establecer filtros y en este caso se suman los criterios, es decir que se debe de cumplir con cada uno de los criterios que se marquen en los filtros de los campos.

Para deshabilitar todos los filtros, seleccione en el menú Datos el comando Filtros, Autofiltro.

¿Como ordenar datos?

En esta entrada aprenderás a como ordenar datos en MS Excel con el fin de tener la información organizada para una mejor búsqueda o interpretación de esta.

¿Como ordenar datos en MS Excel?

Para ordenar datos no es necesario que estén agrupados en la misma forma en que se agrupa una base de datos, pueden ser filas o columnas aisladas. Sin embargo, uno de los usos más comunes para las opciones que ordenan los datos es en las bases de datos.

Para ordenar datos, primero se seleccionan los datos que se van a ordenar. Después utilizamos del menú Datos el comando Ordenar.

Al hacerlo aparece la siguiente caja de dialogo:

En la caja Ordenar por, se elige el nombre del campo por el que se quiere ordenar y la prioridad depende de la cantidad de niveles que se vallan agregando (la primera será el campo predominante frente a los de niveles mas bajo). En Ordenar según se elige el tipo de forma en cuanto a caracteres a ordenar ya sea valores, color de celda, color de fuente (esta elección altera el criterio de ordenación de acuerdo al tipo de datos a ordenar). El Criterio de ordenación determina la forma final en que se ordenará el campo, por ejemplo si los datos son valores numéricos o palabras tiene la opción de elección de elegir mayor a menor o alfabéticamente respectivamente. Al presionar el botón Opciones aparece el siguiente cuadro de dialogo:

Las opciones permiten especificar un orden específico y distinguir mayúsculas de minúsculas.  El primer criterio de ordenación corresponde si se tomara desde arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba, es el primero y principal por que jerarquizara el orden presentado anteriormente en los niveles que se requieran.

El resultado de ordenar los datos del ejemplo presentado en la publicación anterior, si le indicamos Excel que los ordene por Apaterno sería el siguiente:

También se pueden ordenar directamente ascendentes o descendentes, con un solo criterio utilizando los siguientes iconos:

Para utilizar la opción de los iconos es necesario colocarse en algún registro del campo que se desea tomar como criterio y presionar el icono.

¿Qué es una Base de Datos?

En esta publicación te presentamos de forma introductoria lo qué es una base de datos en MS Excel y los componentes que la conforman.

¿Qué es una base de datos?

Cuando se tienen una cantidad importante de datos ordenados u clasificados adecuadamente, se tiene una base de datos. Por lo tanto, una base de datos es un conjunto de datos que pertenecen a una misma, objeto o individuo.

Por ejemplo:

Cada renglón es un registro y cada columna un campo. Los datos de la misma fila, que son un registro, pertenecen a la misma persona. Cada columna es un campo, contiene todos los datos necesarios para formar un registro y permite clasificarlos y ordenarlos.

Con una base de datos se pueden realizar diferentes operaciones como se presentan en las publicaciones siguientes. Más información relacionada con las distintas operaciones que se pueden realizar en una base de datos puedes visitar las siguientes entradas:

• ¿Como ordenar datos?
• Filtros de Excel
• Filtros Avanzados
• Fichas en Excel
• Como obtener Subtotales en una base de datos