En esta publicación te
enseñamos los distintos métodos para crear una función y como utilizar las
funciones como herramientas de MS Excel.
Métodos para crear una función en
MS Excel
Para incluir una función
dentro de la hoja de cálculo se
pueden utilizar algunos de los siguientes métodos:
Menú:
Seleccionamos
del menú Fórmulas el comando Insertar Función.
Teclado:
Presionamos
simultáneamente <Shift +F3>.
Mouse:
Damos
un clic sobre el icono (como se muestra en la imagen) en la barra de
herramientas.
Cómo utilizar funciones en Excel
Existe también el método
de la barra de fórmulas que se explicará posteriormente. Cualquiera de los tres
métodos anteriores no lleva a la siguiente ventana de dialogo:
El Asistente para
funciones, nos ayuda ha colocar la función
y los valores adecuados, haciéndolo parte por parte para la creación de la fórmula. En Seleccionar una categoría, está la lista de las agrupaciones de
funciones que existen y éstas se pueden ver en Seleccionar una función:.
En la parte inferior de la
ventana, se encuentra el formato de la función,
es decir, que componentes debe llevar para que sea empleada correctamente.
También hay una pequeña descripción de lo que hace esa función. (Puedes visitar el contenido introductorio sobre funciones en la siguiente entrada “Uso de Funciones en Excel”).
Una vez elegida la función, presione Aceptar y aparece una
ventana que estará directamente asociada a la función que utilizaremos. A continuación aparece la ventana de
dialogo correspondiente a la función
SUMA.
Existen ciertos elementos
constantes en todas las funciones como es el Resultado de la fórmula que es un cálculo momentáneo de la función conforme se va creando. La
casilla Numero 1 va a contener la
referencia o rango de celdas de la función.
En esta casilla se puede escribir la referencia o rango de las celdas, pero
además MS Excel provee la capacidad
para indicarle el rango con el mouse. Para hacerlo damos clic en el icono de la
casilla. Al hacerlo el cuadro de dialogo de función de disminuye t toma la siguiente forma:
Entonces podemos señalar
la celda deseada o dar clic sostenido sobre el área del rango deseado.
Al señalar el rango o
referencia en la hoja se coloca una línea punteada sobre la selección y la
celda o rango automáticamente se escriben, con todo y los signos de puntuación
y separación que necesiten. Para regresar a la ventana anterior damos clic
sobre el botón derecho que se encuentra en el actual cuadro.
Otra forma de definir el rango al que le
aplicaremos la función es a través
de un lenguaje natural. Por ejemplo, para obtener el promedio de ventas de automóviles en el mes de
marzo se puede aplicar la siguiente fórmula:
MS
Excel reconoce automáticamente el rango al que se refiere la fórmula. Este tipo de fórmulas utilizando
lenguaje natural, facilitan enormemente la creación de las mismas. Para
poderlas utilizar es necesario que el encabezado esté en una celda contigua al
rango. (Si
desea saber más información sobre como crear una formula puedes visitar el
siguiente post “Como crear una Fórmula en Excel”).
Se pueden incluir más
números, dando clic sobre la casilla Número
2 y realizando el mismo procedimiento. Automáticamente se van generando las
casillas Número 3, Número 4, etc.
Otra forma de incluir una función es dando clic sobre el signo
(=). Al hacerlo inmediatamente aparece una casilla con una lista de funciones para agregar:
Como seleccionar la función
deseada
Del menú descolgante
podemos seleccionar entre las funciones más
comunes. Para seleccionar otra función que
no aparece en la lista, utilizando Más
funciones. Esta opción muestra la ventana de funciones. Una vez seleccionada la función aparece el asistente de funciones que nos permite introducir la
fórmula.
Una vez terminada la función y hechos todos los cambios, se
presiona el botón Aceptar y la función queda
insertada. (Si
quieres saber más sobre las utilidades de las funciones en Excel visita la siguiente entrada
“Importancia principal de las funciones en Excel”).
El asistente para funciones es un método para crear las funciones, pero también se pueden
escribir directamente con todos sus
elementos. Para iniciar la función, recuerde
escribir siempre el signo igual (=) como se hace con las fórmulas para iniciar la función.
La función SUMA, por ser una de las más usadas, se puede insertar
directamente con el icono “Sumatoria” de la barra de herramientas. Además
utilizando el icono, MS Excel automáticamente
detecta cuales son las celdas que se van a incluir en la función.
Como generalmente se
realiza esta operación en la parte inferior de una tabla, toma todos los
valores que se encuentran hacia arriba de esta celda. Si no encuentra valores
hacia arriba, busca hacia la izquierda.
Si no se desean estos
valores, simplemente se escriben las celdas deseadas o se seleccionan con el
mouse.
Las funciones,
se comportan como fórmulas normales
en cuanto a su manejo. Se pueden agrupar con paréntesis, se pueden hacer
combinaciones y se pueden anidar una dentro de otra sin que sea necesario que
sean del mismo tipo. Ejemplos de combinaciones de funciones válidas:
=SUMA(C1:C5)*5
=SUMA(C6,D6,C7,D7:D9)*SUMA(C6:C7,C9:C10)
=SUMA(MAX(A1:C5),MIN(A1:C5))
Otras funciones que nos ofrece MS
Excel
Además de la función SUMA, existen más de doscientas
funciones de diferentes categorías y
dependiendo de las necesidades específicas del usuario podrá seleccionar funciones
de tipo:
Financieras-Fecha y
hora-Matemáticas y trigonométricas-Estadísticas-Lógicas-Búsqueda y Referencia-Bases de Datos-Texto-Información-Ingeniería entre otras
categorías más.
