Como hacer subtotales automáticos en Excel

En este artículo aprenderás hacer subtotales automáticos, preparar una lista de datos, mostrar filas de subtotales y mostrar subtotales anidados en MS Excel.

Preparar una lista de datos para los subtotales automáticos

Antes de insertar subtotales automáticos, agrupe las filas de los elementos cuyo subtotal va a calcular. Una manera fácil de hacerlo es ordenando la lista en la pestaña Datos con el botón Ordenar.

Mostrar filas de Subtotales

Una vez organizada la lista, los subtotales automáticos aparecen cuando elige una sola celda de la lista y el comando Subtotal de la pestaña Datos en la sección Esquema. MS Excel usa los rótulos de las columnas para ayudarle a identificar los elementos que desea agrupar y los valores que desea resumir.

Elegir elementos para hacer subtotales: Cuando elige por primera vez el comando Subtotal de la pestaña Datos en la sección Esquema, el cuadro “Para cada cambio en:” muestra automáticamente el rótulo de la columna del margen izquierdo. Puede elegir esa columna o el rótulo de cualquiera otra columna de la lista. Cuando elige el botón “Aceptar”, MS Excel inserta una fila de subtotales para cada grupo de elementos idénticos en la columna  seleccionada. La próxima vez que elija el comando Subtotal con esa lista, el cuadro “Para cada cambio en:” muestra el rótulo de la última columna seleccionada.

Elegir una función de resumen: La primera vez que se usa el botón subtotal en una lista, MS Excel sugiere una función de resumen basada en la clase de datos de la columna seleccionada en el cuadro “Agregar subtotal a:”.

• Si la columna contiene números, MS Excel propone usar la función SUMA para totalizar los datos.

•  Si la columna contiene texto, por ejemplo “alarmas hogar” o los mismos nombres ejemplo “empresa seguridad asociados”, MS Excel propone usar la función CUENTA para proporcionar la cantidad de elementos

   Para elegir un cálculo diferente como PROMEDIO, seleccione otra función de resumen en el cuadro “Usar función” de la ventana de subtotales.

    Elegir valores por resumir: La primera vez que emplea el botón Subtotal, el cuadro “Agregar subtotal a:” muestra el rótulo de la columna de margen derecho. Elija esa columna o el rótulo de cualquier otra columna de la lista. La próxima vez que utilice el botón Subtotal, MS Excel mostrará el rótulo de la última columna seleccionada.

   Mostrar filas de subtotales sobre los datos detallados: Si desea que las filas de los subtotales aparezcan encima de los datos detallados asociados, y que la fila del Total general aparezca al comienzo de la lista, desactive la casilla de verificación “Resumen debajo de los datos” de la ventana de subtotales. Esto es útil si la lista es larga, para evitarle la necesidad de desplazarse hasta el final de la misma para ver los datos del total general. (Más información sobre “Mostrar y ocultar detalles en un Esquema” en la siguiente Entrada).

Con los símbolos de esquema se pueden ocultar o mostrar los diferentes grupos creados por medio de subtotales.

Mostrar Subtotales Anidados

Es posible insertar subtotales de grupos menores dentro de grupos de subtotales existentes. Por ejemplo, puede insertar subtotales para cada Semana en una lista que ya tiene subtotales por cada vendedor. Para Ello en la ventana de subtotales desactive la casilla “Reemplazar subtotales actuales”.

Subtotales automáticos en Excel

En este artículo te damos a conocer conceptos claves para poder mostrar subtotales automáticos en una lista de datos en MS Excel.

Uso de Subtotales Automáticos en Excel

Para usar subtotales automáticos, los datos deben estar organizados en columnas rotuladas. Por ejemplo, una lista de registro de ventas puede incluir una columna Vendedor, que contiene nombres; una columna Marca que identifica en este caso el tipo de articulo “Marca de Auto”; y una columna rotulada Ventas, que contiene el valor monetario. Cuando use el comando subtotales, elija:

• Los elementos para los que desea subtotales, por ejemplo cada vendedor en la columna Vendedores.

• Los valores de los elementos que han de resumirse, tales como Ventas.

• La función de resumen (por ejemplo SUMA o PROMEDIO) que usará con los valores.

Consideraciones al momento se insertar Subtotales Automáticos

Cuando se insertan subtotales automáticos, MS Excel esquematiza la lista. Como las filas pueden ocultarse utilizando los símbolos del esquema, cualquier dato que se encuentre a la izquierda o a la derecha de la lista puede quedar oculto. (Mostrar y ocultar detalles en un Esquema en este Post).

Si desea que estos datos permanezcan visibles en todo momento, colóquelos encima o debajo de la lista. Para obtener mejores resultados, deje siempre por lo menos una fila o una columna en blanco entre 1 a la lista y los demás datos de la hoja de cálculo.

Como calcular valores de subtotales y del total general en Excel

En este artículo te enseñamos a como calcular el valor de los subtotales y del Total general en base a la función elegida por el usuario en MS Excel.

¿Qué funciones utiliza MS Excel para calcular subtotales y total General?

MS Excel calcula los valores de los subtotales usando una función de resumen elegida por el usuario, tal como SUMA o PROMEDIO. Pueden mostrarse subtotales para más de una clase de cálculos a la vez.

¿Cómo se calculan los totales Generales y que datos usa como fuente?

Los valores de los totales generales siempre se derivan de los datos detallados originales, no de las filas de subtotales. Por ejemplo, si usa la función de resumen PROMEDIO, la fila Total general muestra un promedio de los valores de todos los datos detallados en la lista, no el promedio de los valores de subtotales. Los valores para el Total general se calculan utilizando la misma función de resumen elegida para subtotales.

Ventajas al modificar un Valor en una tabla que contiene subtotales

Los valores de subtotales y del total general se vuelven a calcular automáticamente cuando edita las filas de detalle. MS Excel mostrará automáticamente filas ocultar cuando inserte subtotales automáticos, a no ser utilice el botón Filtro de la pestaña datos. Más información de Como hacer subtotales automáticos en Excel en la siguiente Entrada.

  

Utilidades de los subtotales en Excel

En este artículo te presentamos las utilidades principales de tener un conocimiento de la herramienta de subtotales en el resumen de datos en MS Excel.        

Utilidades Principales de los Subtotales en Excel

              La inserción de subtotales automáticos es una manera rápida de resumir datos en una lista o en una base de datos de MS Excel. No es necesario introducir fórmulas en la hoja de cálculo para usar los subtotales automáticos. Esto te permite ganar tiempo valioso al momento de realizar una tarea, sin perder el objetivo principal de esta que puede ser el reconocimiento de total importante asociado a un grupo específico de datos. (Más información sobre subtotales automáticos en el siguiente Post).

¿Cómo la herramienta de MS Excel nos muestra las utilidades de los Subtotales?

        Al usar los grupos de datos elegidos, MS Excel automáticamente calcula los valores del subtotal y del total general, inserta, y rotula las filas de totales, y esquematiza la lista. (Como calcular subtotales y total general en Excel en el siguiente Entrada)

        Con los símbolos del esquema, puede ocultar los datos detallados para mostrar el resumen de datos solamente.

        Una vez que se muestre el nivel deseado del resumen de datos, puede darle formato e imprimirlo rápidamente (o crear un gráfico) para presentar un informe.

Como obtener Subtotales en una base de datos

En este post, aprenderás a como obtener subtotales en una base de datos, de modo de operar de forma efectiva frente a grandes lista de datos en Ms Excel.

¿Cómo obtener Subtotales en una base de datos en Excel?

Uno de los cálculos más comunes que se hacen en las listas y en las bases de datos es el de los subtotales. Es decir, que se haga una operación parcial de los registros que especifiquen en el rango, así como una operación general de toda la búsqueda. Para realizar esta operación, selecciona del menú Datos el comando Subtotales, apareciendo el siguiente cuadro de dialogo. (Más información en detalles sobre distintas utilidades de los subtotales puedes visitar la siguiente página “Subtotales”).

Esta opción va a insertar subtotales en cada cambio de registro según se le indique, y al final de la lista va insertar un gran total. Para utilizar esta opción es necesario que la base de datos o la lista tenga necesariamente un encabezado. También es conveniente que ordene la lista antes de utilizar esta opción, pero no es un requisito primordial para que funciones.

Es la lista Para cada cambio en, se determina cuando inserta el subtotal, es decir que se basa en determinado campo para realizar el cambio. La lista Usar función contiene las funciones que puedan utilizar. (Más información en detalles sobre distintas utilidades de las funciones puedes visitar la siguiente página “Funciones”).

Esta lista contiene las funciones utilizadas frecuentemente:

Suma: Suma de los elementos.

Cuenta: Cantidad de valores que son blanco.

Promedio: Promedio de los elementos en el grupo del subtotal.

Máx: Valor numérico más grande en el grupo del subtotal.

Mín: Valor numérico más pequeño en el grupo del subtotal.

Producto: Producto de todos los valores del grupo del subtotal.

Cuenta núm: Cantidad de registros o filas que contienen datos numéricos.

Desvest: Estimación de la desviación estándar.

Desvestp: Desviación estándar

Var: estimación de la varianza.

Varp: Varianza de una población.

En la lista Agregar subtotal a se determina que campos van a contar con subtotal. Se pueden seleccionar todos si así se desea pero el cambio se va a realizar según lo determinado en la lista Para cada cambio en.

Reemplazar subtotales actuales, cambia los subtotales anteriores e inserta los nuevos. Sato de página entre grupos inserta automáticamente un salto de página cada vez que termina un subtotal. Resumen debajo de los datos va a colocar cada subtotal al finalizar cada rango, de otra forma lo coloca al inicio de cada rango. Para quitar todos los subtotales, utilice el botón Quitar todos.

Crear subtotales de cómo resultado algo similar a lo que aparece a continuación:

A este conjunto de elementos se le conoce como esquema. Nótese que del lado izquierdo, junto al encabezado de la fila, aparecen los botones del esquema o símbolos del esquema con la forma

  que sirve para esconder o aparecer las filas que contienen la información y dejar sólo las de los subtotales. (Si quieres saber mas sobre los simbolos de esquema en la siguiente entrada “Símbolos del Esquema en Excel”).

Con los botos 1,2,3 se puede abrir o cerrar automaticamente todo un nvel del primero al tercer.