Usar las funciones definidas por el usuario

En este articulo aprenderás a como usar funciones definidas por el usuario en MS Excel luego de estas ya ser creadas por el usuario mediante Macros.

¿Usar las funciones definidas por el usuario en Excel?

Una vez creada una función definida por el usuario, se puede introducir en una hoja de cálculo. Una función definida por el usuario se introduce y se utiliza exactamente de la misma manera que una función incorporada de Microsoft Excel. Por ejemplo, en una celda de hoja de cálculo, se introduce el nombre que se asignó a la función definida por el usuario en la misma forma que se introduciría el nombre de una función incorporada, tal como SUMA o PROMEDIO.

Nota: es importante que el código de la función este escrito en un modulo de Visual Basic, no solo en el libro.

Introducir una Función definida por el usuario en MS Excel paso a paso

Para introducir una función definida por el usuario en una hoja de cálculo:

1. En la celda donde se desea introducir la función, escriba un signo igual (=) seguido del nombre de la función y de un paréntesis de apertura.

2. Escriba los valores separando cada uno con un punto y coma, o con el separador de lista apropiado, seguidos de un paréntesis de cierre.

3. Presione ENTRAR.

Para el ejemplo de la función presentada en la Entrada Anterior el procedimiento sería:

= Comisiónx(100;150)

= Comisiónx(10;150)

Nota: Se puede introducir la función en una celda seleccionada eligiendo el comando Insertar Funciones en el menú Sumatoria, elegir más funciones y, a continuación, siguiendo las instrucciones del Asistente para funciones. Las funciones creadas están ubicadas en la categoría “Definidas por el usuario”. (Más información sobre el uso de funciones en MS Excel puedes visitar la siguiente entrada “Uso de Funciones en Excel”).

Como hacer una función definida por el usuario

En esta publicación aprenderás a como crear una función definida por el usuario haciendo uso del modulo de Visual Basic de MS Excel.

Crear una función definida por el usuario en Excel

Para crear una función definida por el usuario:

1. Para pasar a un modulo de Visual Basic en el libro de trabajo activo, seleccione una hoja de Excel, presione botón derecho y seleccione Ver código para ver un modulo de Visual Basic.

2. Escriba Function y, a continuación, el nombre de la función definida por el usuario. (Más información sobre el uso de funciones definidas por el usuario en MS Excel en la siguiente entrada “Usar las funciones definidas por el usuario”).

3. Escriba la lista de argumentos entre paréntesis, separando cada argumento de los demás utilizando una coma, o el separador de lista apropiado.

4. Presionar ENTRAR para desplazarse a una línea nueva. Microsoft Excel verifica la sintaxis de la línea que acaba de escribir. El color de las palabras clave de Visual Basic a azul o aun color especificado previamente.

5. Presione TAB, escriba la primera línea de código y luego presione ENTRAR. Presionar TAB coloca una sangría en su código para que resulte más fácil leerlo.

6. Escriba las líneas de códigos restantes.

7. Escriba Fin Función y presione ENTRAR.

La siguiente imagen se muestra la función Comisión en un modelo de Visual Basic:

Como trabajar una función definida por el usuario

En esta publicación te presentamos los conceptos fundamentales para aprender a como trabajar una función definida por el usuario en MS Excel.

Como trabajar una función definida por el usuario en Excel

Una función definida por el usuario es creada  en un modulo de Visual Basic, combinando expresiones matemáticas, funciones incorporadas de Microsoft Excel y código en Visual Basic. El usuario proporciona un conjunto de valores a la función; la función cálculos con estos valores y devuelve un valor nuevo.

Nota: Una función definida por el usuario también puede funcionar con texto, fechas y valores, no solo con números y expresiones matemáticas. (Más información sobre como realizar hacer una función definida por el usuario en Excel en la siguiente entrada “Como Hacer una función definida por el usuario”).

Una función definida por el usuario es similar a una macro. Pero existen diferencias entre función y el tipo de macro que se ha aprendido a grabar y editar hasta ahora. (Si quieres saber más sobre como crear una macro en Excel visita este post “Como crear una macro automáticamente”).

La diferencia más importante es que las macros grabadas realizan acciones que de alguna manera cambian una hoja. Las funciones definidas por el usuario devuelven valores. (En detalle información sobre macros en Excel en esta entrada “Uso de Macros para simplificar tareas”).

¿Qué elementos podemos distinguir en una función definida por el usuario en Excel?

Partes de una función definida por el usuario:

• Nombre de función
• Argumentos (valores proporcionados por el usuario).
• Expresión (Visual basic).
• El valor devuelto. Es el valor que la función definida por el usuario entrega al usuario después de realizar sus cálculos. La forma de especificar un valor devuelto consiste en escribir una expresión a continuación del nombre de la función definida por el usuario.

Como colocar una macro a un botón en una hoja

En esta publicación aprenderás como colocar una macro a un botón dentro de una hoja de cálculo  para facilitar tareas en MS Excel.

Como colocar una macro a un botón en una hoja en Excel

En Microsoft Excel se puede crear un botón en una hoja de cálculo o en una hoja de gráficos y después asignarle una macro. Cuando se crea y anexa una macro a un botón, ésta se hace visible y fácilmente disponible mientras se trabaja. Por ejemplo, si el botón aparece en una hoja de cálculo, la macro estará disponible cada vez que se abra esa hoja de cálculo.

Para crear un botón en una hoja y asignarle una macro:

Antes de realizar este procedimiento, debe estar visible en la barra de herramientas “Insertar controles”. Utilice el comando Barras de herramientas del menú Ficha Programador para presentar “Insertar controles” o “controles de formulario” a la barra de herramientas.

1. Haga clic en el botón “Botón” de la barra de herramientas “Insertar controles”.

2. Señale el lugar donde desea colocar una esquina del botón.

3. Arrastre hasta que el botón sea del tamaño y la forma deseados.

4. Cuando suelte el botón del mouse, aparecerá el cuadro de dialogo Asignar Macro.

5. Para asignar el botón una macro existente, escriba o seleccione el nombre de la macro en el cuadro “Nombre de la macro” y a continuación elija el botón “Aceptar”.

Nota: Se puede elegir el comando  formato de control asiendo clic derecho sobre el botón, para cambiar la fuente y alineación del texto del botón o para cambiar las propiedades de protección, posición e impresión del botón. También se puede cambiar el nombre predeterminado de un botón o de otro objeto gráfico, seleccionando el objeto y escribiendo un nombre nuevo en él área Nombre o Referencia ubicada a la izquierda de la barra de fórmulas. Se utilizará este nombre para hacer referencia al objeto en código en Visual Basic.

Adición de una macro al menú herramientas

En esta publicación aprenderás paso a paso como adherir una macro al menú de herramientas en MS Excel para su posterior utilización en un trabajo futuro.

Adición de una macro al menú herramientas en Excel

Si se quiere agregar una macro al menú Herramientas, se puede elegir al igual que se elige cualquier otro comando de menú de Microsoft Excel.

Para agregar una macro al menú Herramientas:

1. Ingrese a “Opciones de Excel”, luego presione “Personalizar”.

2. En el menú Personalizar barra de Herramientas, elija Macro.

3. En el cuadro “Nombre o referencia de la macro”, escriba o seleccione un nombre de macro.

4. Elija el botón “Modificar”.

5. Bajo “Símbolo“, seleccione la casilla del icono que quiera que aparezca en el “menú Herramientas” y, a continuación en “nombre para mostrar”  escriba el nombre del comando tal como desea que figure en el menú Herramientas.

6. “Elemento del menú Herramientas” y, a continuación, escriba el nombre del comando tal como desea que figure en el menú Herramientas.

7. Elija el botón “Aceptar”.

8. Elija el botón “Aceptar” nuevamente para cerrar el cuadro de dialogo.

Facilitar el uso de una macro

En esta publicación te damos algunas consideraciones básicas para facilitar el uso de una macro en MS Excel.

Facilitar el uso de una macro en Excel

Una vez grabada una macro, se puede adjuntar a un elemento del menú, a un botón o a otro objetivo grafico, haciéndose más accesible y conveniente como los comandos de menú o los botones incorporados de Microsoft Excel. Lo mencionado no solo es de gran ayuda para hacer mas rápido el trabajo, si no que también facilita el uso de las macro ya realizadas por otros usuarios las cuales quedan a disponibilidad para que otras personas que realicen las misma tareas, puedan usarlas de forma automática. (Más información sobre como crear una macro automáticamente en Excel visitando la siguiente entrada “Facilitar el uso de una macro”).

Como ejecutar una macro

En esta publicación aprenderás como ejecutar una macro en MS Excel con la finalidad de facilitar el trabajo automatizando tareas en la hoja de cálculo.

¿Como ejecutar una macro en Excel?

Una vez creada una macro, la podemos ejecutar las veces que queramos. (Más información acerca de cómo crear una macro en Excel visita la siguiente entrada “Como crear una macro automáticamente”).

Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro. (Saber más sobre macro y tareas repetitivas en Excel en el siguiente post “Macros: Automatización de Tareas repetitivas”).

Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.

Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros, que se encuentra en el menú Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como el que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas.

Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro.

En cuanto al resto de botones:

• Cancelar: Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción.
• Paso a paso: Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación de Visual Basic.
• Modificar: Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro.
• Estos dos últimos botones son para los que sapan programar.
• Eliminar: Borra la macro.
• Opciones: Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y la descripción de la macro.

Como crear una macro automáticamente

En esta publicación aprenderás una de las tareas más complejas y más útiles de MS Excel, como crear una macro automáticamente.

Como crear una macro automáticamente en Excel

La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel.

Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en lenguaje VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programación.

Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y despliega el submenú Macros y dentro de este submenú seleccionar la opción Grabar macro.

Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes opciones:

Ver Macros: Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro.

Usar referencias relativas: Con esta opción utilizaremos referencias relativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.

Al seleccionar la opción Grabar macro; lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro).

Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel.

En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro.

En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente.

Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos fijamos en la barra de estado:

encontraremos este botón en la barra de estado donde tenemos la opción de detener la grabación.

A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.

Una vez concluidas las acciones que queremos grabar estén listas, presionamos sobre el botón Detener de la barra de estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo clic en   (“detener grabación”).

Elegir el momento para grabar una macro

En esta publicación te queremos dar a conocer frente a que acciones en el uso de MS Excel a merita decir que es el momento para grabar una macro.

¿Cuando se hace necesario grabar una macro en Excel?

El usuario debería considerar la grabación de una macro cada vez que observe que pulsa las mismas teclas, elige los mismos comandos o realiza la misma sucesión de acciones. Algunas tareas diarias que pueden ser automatizadas mediante el uso de macros incluyen:

• Abrir un grupo de libros de trabajo y recuperar información de ellos.
• Imprimir varios rangos de celdas.
• Abrir una base de datos, ordenarla, crear un informe y cerrarla.
• Preparar una hoja de cálculo nueva escribiendo títulos, ajustando anchos de columna y aplicando formatos especiales.

Uso de Macros para simplificar tareas

En esta publicación se menciona cuando se puede en MS Excel hacer uso de macros para simplificar tareas, como también de que manera funcionan las macros.

Uso de Macros para simplificar tareas en Excel

Microsoft Excel automatiza tareas mediante el uso de macros. Una macro es una serie de comandos que Microsoft Excel ejecuta automáticamente. Por ejemplo, para dar formato a un rango de celdas se puede elegir el comando Celdas del menú Formato de celda; seleccionar la ficha Fuente; seleccionar el nombre, estilo y tamaño de una fuente, y finalmente elegir el botón “Aceptar”. Mediante el uso de una macro es posible combinar todos los pasos y ejecutarlos en uno solo.

Mediante la grabación de sus propias macros, el usuario puede adaptar Microsoft Excel a sus propias necesidades y trabajar en forma aún más eficiente. Cualquier secuencia de acciones que realice puede ser grabada. Después, puede repetir, o ejecutar la macro para repetir automáticamente las acciones grabadas. Una vez grabada la macro, también es posible asignarle un elemento de menú o un botón. Después ejecutar la macro pasa a ser tan sencillo como elegir el elemento de menú o hacer clic en el botón.  

Macros: Automatización de Tareas repetitivas

En esta entrada a modo introductorio se presentan los fundamentos básicos sobre la realización de macros en Excel en la automatización de tarea repetitivas.

Macros: Automatización de Tareas repetitivas en Excel

A medida que se trabaja en Microsoft Excel, el usuario se dará cuenta de que se realizan ciertas tareas en forma rutinaria. Por ejemplo, actualizar con regularidad cifras de ventas, trazar datos en un grafico o aplicar formatos especiales puede requerir  que el usuario repita la misma secuencia de acciones y comandos. Se pueden automatizar muchas de estas tareas, ahorrando tiempo y esfuerzo, utilizando el poderoso lenguaje de programación Visual Basic Microsoft Excel.

No se necesita entender la programación de PCs para comenzar a trabajar con Visual Basic. Microsoft Excel incluye una Grabadora de Macros: una herramienta incorporada en Microsoft Excel que crea código en Visual Basic por el usuario. Pero grabar macros es sólo el principio. Generalmente se necesitan editar y personalizar las macros grabadas para adaptarlas a las necesidades del usuario.