En esta publicación aprenderás
paso a paso una de las acciones más básica en el uso de MS Excel que consiste en guardar
un archivo.
¿Cómo guardar un archivo en MS
Excel?
Una vez que hemos
terminado el trabajo en Excel,
debemos guardarlo. Para hacerlo utilizamos.
Menú:
Seleccionar del menú Archivo o Botón de
Office, el comando Guardar.
Teclado:
Presionamos simultáneamente <Ctrl+G>.
Sin importar que método se
utilice aparecerá el siguiente cuadro de dialogo.
En Guardar en se encuentra la carpeta en la cual se alojará el archivo
a guardar. Para moverse a través de las carpetas, unidades y discos se puede
utilizar la lista Guardar en. Para
moverse un nivel hacia arriba en las carpetas se puede utilizar el botón “Subir un nivel”, con el icono “Crear una nueva carpeta”, se puede
crear una nueva carpeta para guardar el archivo Excel realizado.
En Nombre del archivo debemos especificar el nombre que tendrá nuestro
documento. A los documentos se les asignará automáticamente una extensión .XLS.
En Guardar como tipo; seleccionaremos como qué tipo de archivo
queremos guardar el documento. En esta opción se puede escoger el documento o
formato para otro tipo de hoja de
cálculo. (Para saber a modo introducción a Ms Excel qué es una hoja de cálculo puedes
visitar el siguiente post “Qué es una hoja de cálculo”).
Con el Icono “Vistas” se puede ver los archivos y
carpetas contenidas en forma de Lista,
Detalles y Propiedades respectivamente
que tienen las mismas funciones de Windows.
Con el botón Herramientas se
muestran comandos para Eliminar, cambiar el Nombre e Imprimir un archivo.
¿Como colocar una contraseña al
archivo en Excel?
En este botón aparece
también el comando Opciones generales. Al
presionarlo aparece el siguiente cuadro de dialogo.
Crear
siempre una copia de seguridad va a crear un archivo de
respaldo con el mismo nombre y localización pero con la extensión .BAK. Contraseña de protección define una
contraseña para poder abrir el documento. Contraseña
contra escritura permite a otros
usuarios abrir el documento solo como lectura; es decir pueden abrirlo pero no
hacer cambios. Se recomienda sólo
lectura recomienda al usuario que abra el archivo como Sólo-Lectura.
Una vez que se le
asignaron por primera vez las opciones, unidad, directorio, nombre de extensión
al documento, ya no es necesario volver a especificárselo. Si se vuelve a
salvar el documento, Excel lo
guardará sin que aparezca nuevamente el cuadro de dialogo.
Si se desea cambiar alguno
de los parámetros se utiliza el comando Guardar
como del menú Archivo o Botón de Office.
Cerrar archivo
Para cerrar el archivo
actual seleccione Cerrar del menú Archivo o Botón de Office. También
se puede usar <Ctrl+F4> o dar doble clic sobre el menú de control de la
ventana del documento. Si no se ha guardado el archivo o se hicieron
modificaciones desde la última vez que se guardó, Excel preguntará si se quiere guardar el archivo.
Salir de Excel
Para salir de Excel utilizamos del menú Archivo o Botón de Office el
comando Salir de Excel. También se
puede usar la combinación de teclas <Alt+F4>. Finalmente, podemos
utilizar el ratón, dando un doble –clic del menú de control de la ventana de
Excel.
