Impresión en Excel

Para poder llevar nuestro trabajo en Excel 2007 a papel, se necesita finalmente Imprimir, este articulo enseña todos los elementos presentes en la impresión.

Opciones de Impresión en MS Excel

Una vez que determinamos todas las opciones de impresión, se procede a realizar la impresión final. Esto se puede hacer con alguna de las siguientes opciones:

• Desde el menú archivo (Botón de Office 2007), Pestaña Imprimir –Botón  Imprimir
• Presionando simultáneamente <Ctrl + P>.

También se puede utilizar el botón Imprimir, de la ventana de Preparar página o el de la Vista preliminar.  Más información sobre estas herramientas visitando los siguientes Post “Preparar página en Excel” y “Vista preliminar en Excel”.

Cualquiera de las siguientes formas mencionadas para realizar la impresión final da como resultado la siguiente ventana:

En la sección Imprimir se selecciona que se puede imprimir, la Selección, Tabla, las Hojas activas o Todo el libro, (en caso de que se quiera considerar el área de impresión se puede marcar Omitir áreas de impresión). También en Copias  se pueden especificar el Número de copias se requiere, y si éstas se intercalaran con Intercalar. En Intervalos de las páginas se determina si se imprimen Todas las páginas o en Páginas, Desde cuál Hasta cuál.

El botón Vista previa corresponde a las opciones de Vista preliminar, todos los elementos de esta ventana están presentados en Vista preliminar Excel2007.

Cabe mencionar que esta el botón Impresión rápida envía el libro directamente a la impresora predeterminada sin realizar cambios.

Vista preliminar

En este articulo te presentamos una de las funciones más utilizadas en MS Excel al momento de finalizar un trabajo he imprimirlo la “Vista preliminar”.

Vista Preliminar de MS Excel

Para evitar que se obtenga un resultado impreso que no es el deseado, Excel permite ver un documento en pantalla con todos los elementos tal y como va a salir en la impresión. Para elegir esta opción realizamos:

Menú de Office: Imprimir-Vista Preliminar.

Se desplegará una reducción de la celda o bloque de celdas que se desean mandar a imprimir con todos los objetos que contengan. En la parte inferior aparece una barra  de estado que indicando Vista previa: página X de X. En la parte superior, aparecen botones con funciones específicas:

Los botones Página siguiente y Página anterior si existe más de una página a imprimir permite cambiar a la página siguiente o anterior de la impresión seleccionada. Zoom muestra la presentación preliminar en forma ampliada para distinguir detalles específicos. Con Imprimir se activa la ventana de Imprimir. Configurar página abre la ventana con el mismo nombre necesaria para preparar la página antes de imprimir.

La casilla Mostrar márgenes muestra los delimitadores de la hoja de esta forma:

Modificación de Márgenes desde la Vista Preliminar

Los márgenes se pueden modificar desde aquí, con un clic sostenido del ratón en los puntos negros que señalan los márgenes y moviéndolos a la nueva posición.

Finalmente esta el botón Cerrar vista preliminar cierra esta opción de vista y regresa a la forma de trabajar que nos tiene acostumbrado Excel 2007.

Luego de estar conforme con la vista preliminar de nuestro trabajo, no nos queda más que decir: que esta listo para la  Impresión presionando el botón “Imprimir”. Si quiere saber en que consiste el paso siguiente puedes visitar la siguiente entrada “Impresión en Excel”.

Separador Hoja y Gráfico en Excel

En este artículo te presentamos el Separador Hoja y Gráfico, útiles en lo que respecta a  preparar la página en Excel 2007 para Imprimir.

Separador Hoja

En el separador Hoja, se especifica que áreas de la hoja se desean imprimir, títulos, líneas de división y otras opciones más. Este separador aparece activado si se está usando una hoja.

En el cuadro Área de impresión se especifica que bloques de la hoja se van a imprimir. El rango se puede escribir haciendo referencia a las celdas, como A1:B5. Si se desean celdas que no están adyacentes, como por ejemplo A1:B5 y D1:E5, se escribe A1:B5, D1:E5 y se pueden seguir agregando comas para incluir más celdas o rangos de celdas.

Otra forma de especificar los rangos es utilizando el ratón, señalándolas. De igual forma, para especificar celdas no adyacentes, se utiliza la tecla <Ctrl> y se vuelven a seleccionar las celdas deseadas.

Existen ciertos tipos de hojas que incluyen un encabezado ya sea a la izquierda o en la parte superior de la hoja. Estas hojas, pierden su encabezado al ser impresas, cuando son selecciones muy grandes, pero se le puede indicar a Excel que se incluyan en cada hoja con Imprimir títulos. En sus respectivas casillas se determinan Repetir filas en el extremo superior y Repetir columnas a la izquierda. Los métodos para especificar los títulos, son los mismos que para determinar el Área de impresión.

En el área Imprimir se determinan opciones extras de impresión. Líneas de división, son las líneas que dividen las filas y columnas de la hoja, esta opción las imprime completas para todas las celdas sin excepción. No debe confundirse con los bordes que se asignan a las celdas. Blanco y negro imprime las celdas y objetos en blanco y negro, cualquier cosa que no sea completamente blanca se imprime como negro.

Comentarios imprime cualquier nota de las celdas o de páginas adicionales, imprimir las notas con sus referencias a las celdas seleccione Comentarios. Encabezados de filas y columnas imprime los números de fila y las letras de las columnas. Calidad de borrador  imprime con baja calidad, no imprime objetos ni gráficas, pero reduce el tiempo de impresión.

En Orden de las páginas, se controla el orden en el cual los datos se imprimen cuando no es suficiente una hoja para imprimir todos los datos. Puede ser Hacia abajo, luego hacia la derecha o a la Hacia la derecha, luego hacia abajo.

Separador Gráfico

Si lo que se tiene en pantalla es un gráfico, el separador Hoja cambia por Gráfico. Aquí se controla el tamaño y calidad de impresión de los gráficos.

En este Separador están las opciones de Calidad de borrador e Imprimir en blanco y negro, son las mismas que se explicaron en el Separador Hoja.

Separador Encabezado y pie de página en Excel

Para Preparar la página en Excel 2007 necesitamos conocer la utilidad de la ventana configurar página, en este articulo te presentamos el Separador Encabezado y pie de página.

Opciones de configuración se Separador Encabezado y pie de página en MS Excel

El separador Encabezado y pie de página permite modificar las opciones para los encabezados y pies de páginas de las hojas a imprimir. Inicialmente Excel tiene ya un encabezado y un pie de página por omisión, pero se pueden cambiar. En Encabezado y en Pie de página, se encuentra una lista de encabezados previamente definidos que se pueden seleccionar, y el resultado de cada uno, se puede ver en los espacios superior e inferior, respectivamente.

Los botones Personalizar encabezado y Personalizar pie de página sirven para hacer modificaciones al encabezado y pie de página, respectivamente.

Ambos se manejan de la misma manera y dan como resultado una ventana similar a la siguiente:

En la sección izquierda, central y derecha, se pueden escribir el texto deseado.

Con los botones que aparecen en la parte superior, se pueden insertar diferentes datos de la hoja, el libro o datos generales como se muestra en la siguiente tabla.

Separador Márgenes en Excel

Para Preparar la página en Excel 2007 necesitamos conocer la utilidad de la ventana configurar página, en este articulo te presentamos el Separador Márgenes.

Opciones de configuración del Separador Márgenes de MS Excel

Al seleccionar este separador aparece una presentación de ventana similar a la que aparece a continuación:

Muestra todos los márgenes de una hoja, y se puede ver en el recuadro que dimensión está cambiando.

Para seleccionar la distancia entre la impresión y los extremos de la hoja utiliza Superior, Inferior, Izquierda y Derecha. Para seleccionar la distancia entre el Encabezado y el extremo superior de la página, y la distancia entre el Pié de página y el extremo inferior de la página, se utilizan las opciones respectivas. Centrar en la página, centra Horizontal y Verticalmente el área de impresión tomando en cuenta el valor de los márgenes.

Separador de Página

Para Preparar la página en Excel 2007 necesitamos conocer la utilidad de la ventana configurar página, en este articulo te presentamos el Separador Páginas.

Opciones del Separador de Pagina en MS Excel

En el separador de Página se manejan todas las opciones de manejo físico de la página, como la Orientación que puede ser Vertical u Horizontal. En Escala se puede reducir o ampliar la hoja impresa, esta opción no cambia el tamaño de la hoja en pantalla. Ajustar al reduce o alarga la hoja impresa en un rango desde 10% hasta 400% de su tamaño original. Si se está imprimiendo gráficas, esta opción está solo disponible para hojas que soporten escala.

Ajustar a, reduce la hoja o selección durante la impresión de manera que ocupe el número de página especificadas a lo ancho o a lo alto, ambas medidas son independientes una de la otra. La hoja o selección se reduce proporcionalmente, por lo tanto, es disponible que imprima en más hojas que las especificadas. Esta opción no está disponible para hacer gráficos. (Más información sobre “Como crear un gráfico en Excel” puedes visitar la siguiente Entrada).

En Tamaño de papel se puede escoger distintos tamaños previamente definidos, como carta, oficio y otros. En Calidad de impresión se usa para definir la resolución, esta opción varía según la impresora instalada, pero mientras más Alta o mayor número tenga, mejor es la calidad. 

Preparar página en Excel

Preparar la página en Excel 2007 es el paso que debemos dar antes de imprimir cualquier trabajo, en este articulo de damos las primeras directrices de cómo hacerlo.

Preparar la página antes de Imprimir

Antes de imprimir nuestro trabajo realizado en Excel, se tiene que determinar la forma en que se va a emitir dicho resultado. Para realizar esta acción, se selecciona del menú Archivo (Botón de Office 2007) la opción Imprimir, Vista Preliminar posteriormente presionar el botón Configurar página. Al hacerlo aparece la siguiente ventana:

Esta como otras opciones de Excel, está compuesta por varios separadores, que son:

Separador Página: Este separador permite configurar todas las opciones relacionadas con orientación y ajustes de tamaño. Para más detalle puede visitar la siguiente entrada “Separador de Página Excel”.

Separador Márgenes: Este separador como su nombre lo dice presenta las opciones para configurar márgenes (Especificaciones métricas principalmente).   Para más detalle puede visitar la siguiente entrada “Separador Márgenes Excel”.

Separador Encabezado y pie de página: Este separador permite personalizar opciones de Encabezado y también personalizar opciones de pie de página. En siguiente Post te presentamos el “Separador Encabezado y pie de página” de MS Excel.

Separador Hoja: Este separador se adecua dependiendo de lo que se va imprimir, ejemplo si se desea imprimir es un gráfico, el comando Hoja cambia por Gráfico. Si quiere saber más sobre este separador visita “Separador Hoja y Gráfico” en la siguiente Entrada.

En todos los separadores contamos con el botón Opciones… que nos permite ir a la ventana que configura la impresora y que permite imprimir un documento. Las opciones de la impresora cambian de acuerdo al fabricante y marca de esta.