Como Hacer Comentarios en Excel

Aprende a como agregar comentarios en cada celda en Excel 2007, útil para describir una fórmula, o recalcar información.

Realizar Comentarios en celdas de Excel

En ocasiones es necesario hacer comentarios sobre alguna cifra, celda, o sobre alguna fórmula. MS Excel nos permite insertar comentarios asociados a una celda.

Para hacerlo se selecciona del menú Revisar la opción Nuevo Comentario. Al hacerlo inmediatamente se asocia a la celda seleccionada el comentario y la pantalla muestra un área para escribir comentarios.

Escribimos el comentario. Una vez que la celda tiene comentario, ésta toma el siguiente aspecto. Para leer el comentario basta con acercarse a la celda y éste será desplegado.

Dentro del comando Comentarios, se puede observar otros botones como Eliminar comentarios el cual elimina el comentario seleccionado, Anterior y Siguiente, que permite avanzar al comentario siguiente o volver al anterior. También existen otros comandos como son Mostrar u ocultar comentarios, Mostrar todos los comentarios, Mostrar entradas manuscritas.

Aceptar o rechazar los cambios

En esta entrada, aprenderás como aceptar y rechazar los cambios realizados en el libro de trabajo de MS Excel cuando está compartido con otros usuarios.

Aceptar o rechazar los cambios en un libro compartidos de MS Excel

Una vez que revisamos los cambios podemos rechazarlos o aceptarlos. Para realizar estas operaciones seleccione del menú Revisar la opción Control de cambios, del submenú que aparece la opción Aceptar o rechazar cambios. Esta opción muestra el siguiente cuadro de dialogo. (Si deseas saber más sobre control de cambio en MS Excel puedes ver el siguiente post “Control de cambios”).

Una vez más debemos definir el Quién, Cuándo y Dónde. Al hacer clic en Aceptar aparecerá la siguiente ventana:

Cada una de las celdas con cambios aparecerá marcadas y nos mostrará el listado de cambios. Se puede Rechazar o Aceptar un cambio o Todos. Una vez que terminamos de revisar los cambios podemos Cerrar el cuadro de dialogo. (Más información compartir archivos en MS Excel con otros usuarios puedes revisar la siguiente entrada “Proteger y compartir un archivo”).

Control de cambios

En este post aprenderás a llevar un control de cambios en un archivo compartido de MS Excel por medio del historial de cambios del libro de trabajo.

Control de cambios en un archivo compartido de Excel

Una vez que hemos compartido un libro es necesario conocer los cambios que se van realizando en el mismo. Para poder llevar el control de los cambios es necesario haber habilitado el Historial de cambios al compartir el libro. Para poder revisar los cambios seleccionamos del menú Herramientas, la opción Control de cambios. Al hacerlo aparece un submenú donde se puede seleccionar Resaltar cambios o Rechazar cambios. Antes de poder Aceptar o Rechazar un cambio es necesario ver los cambios, seleccionando la opción Resaltar cambios, que muestra el siguiente cuadro de dialogo:

En esta ventana indicamos los cambios que deseamos ver:

Cuando: se puede ver Todos los cambios, Desde una fecha específica, Desde la última vez que se guardó o los cambios Sin revisar.

Quién: Quien hizo los cambios: Todos, Todos excepto yo o por usuarios específicos.

Dónde: En que lugar de la hoja de cálculo se realizaron los cambios. Junto a esta opción tenemos un icono que nos permite seleccionar celdas; que reduce el cuadro de dialogo apareciendo de la siguiente forma:

En esta ventana se puede señalar las celdas dónde queremos ver los cambios para regresar al cuadro de dialogo completo, damos un clic sobre el icono de la esquina.

Una vez definidos el Cuándo Quién y Donde, podemos Resaltar los cambios en pantalla o Mostrar los cambios en una hoja nueva.

Si seleccionamos la opción Resaltar los cambios en pantalla, cada una de las celdas modificadas toma aspecto de remarque.

Para poder ver el cambio, Cuándo y Quién lo realizó, basta con acercar el cursor a la celda. Al hacerlo aparece un Comentario con información, como se muestra en la imagen a continuación:

Si seleccionamos Mostrar los cambios en una hoja nueva, aparecerá una nueva hoja similar a la que se muestra a continuación:

Esta hoja se llama historial, muestra por columnas la información referente a los cambios y la fecha a la que está actualizado.

Los cambios en cualquiera de los dos casos serán impresos cuando imprimamos la hoja de cálculo.

Proteger y compartir un archivo

En esta entrada te enseñamos a compartir y proteger un archivo en MS Excel para trabajar en conjunto con otros usuarios en un mismo libro.

Proteger y compartir un archivo en MS Excel

Excel permite que varios usuarios trabajen en un mismo libro siempre y cuando se encuentren trabajando en un ambiente de red multiusuario. Para activar esta función selecciones del menú Revisar el comando Proteger y compartir libro.

Al  hacer clic en dicho comando se muestra la siguiente ventana.

En la primera pestaña se muestra a los usuarios que se encuentran utilizando el libro junto con su hora y fecha de apertura. Para eliminar un usuario, selecciónelo y presione Quitar usuario. Si deseamos que otros usuarios puedan modificar el libro, seleccionaremos Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Para controlar la forma en la que los usuarios podrán hacer modificaciones seleccionamos el separador Uso avanzado donde se observa la siguiente ventana:

En este separador es donde se activa la opción de Control de cambios. (Más información sobre control de cambio en la siguiente entrada “Control de cambios”).Al seleccionar que guarde el historial de cambios, podemos indicar cuantos Días deberá hacerlo. Los cambios pueden actualizarse Al guardar el archivo o Automáticamente cada cierto tiempo en minutos. Podemos definir que nos muestre solo los cambios de otros usuarios o mis cambios y los de otros usuarios. También se puede activar la búsqueda de conflictos, indicando que debe Preguntar cuáles prevalecen o que  Prevalecen los cambios guardados. La vista personal nos permite almacenar en nuestra copia de libro compartido, la Configuración de impresora y la Configuración de filtro.

Al compartir libros, algunas funciones de Excel no están disponibles. Entre las no disponibles se encuentran: formatos condicionales, validación de datos, eliminar hojas de cálculos, insertar, etc. Por esto, es recomendable completar en la medida de lo posible la hoja de cálculo y entonces compartirla para su revisión.

En caso de compartir archivos, existe al opción Proteger libro adyacente al comando de compartir libro en el menú Revisar en el comando Proteger libro compartido, donde se puede poner una contraseña (opcional), en caso de querer quitar la contraseña se puede volver a presionar el mismo comando que va a decir Desproteger libro compartido.

Ortografía

En este articulo, aprenderás que al igual que Word, Excel tiene herramientas para revisar la ortografía, aquí puedes ver algunas opciones para hacerlo.

Revisar Ortografía en Excel

Excel puede revisar y corregir la ortografía del documento. Para hacerlo se selecciona alguna de las siguientes opciones.

Menú: Seleccionamos del menú Revisar el comando Ortografía.

Teclado: Presionamos la tecla <F7>.

Excel comienza la revisión ortográfica. Al encontrar un error o alguna palabra que no se encuentra dentro del diccionario aparece el siguiente cuadro de diálogo.

Excel escribe la palabra que considera está mal escrita. En sugerencias: nos pone una lista de posibles cambios. Al dar clic en cualquier sugerencia, ésta automáticamente se cambia al presionar Cambiar o la opción Cambiar todas para cambias todas las ocurrencias. Si se oprime Omitir una vez, la revisión continúa sin hacer ningún cambio y si se oprime Omitir todas cada vez que encuentre esa palabra la va ignorar sin confirmar.

Si la última operación que hemos realizado no es la adecuada, señalamos la opción Deshacer y regresamos al error anterior. Si se desea agregar una palabra al diccionario es necesario que haya sido creado un diccionario o escoger uno de la lista que aparece en Agregar al diccionario. 

Buscar y reemplazar texto

En esta entrada, se enseña como buscar una palabra o texto dentro de un libro de MS Excel y luego reemplazar por otra palabra o texto.

Buscar y reemplazar un texto en MS Excel

Buscar un texto

Excel ofrece ayuda para buscar un texto dentro del documento. La manera de llevar a cabo esta operación es:

Menú: Seleccionamos del menú Inicio el comando Buscar y seleccionar, y luego presionar buscar.

Teclado: Presionamos simultáneamente <Ctrl+B>.

Después de utilizar cualquiera de los dos métodos aparece el siguiente cuadro de dialogo:

En el cuadro de dialogo Buscar: escribimos el texto que deseamos encontrar. Si se debe buscar Por filas o Por columnas se indica en la lista “Buscar:” y si busca dentro de Fórmulas, Valores o Comentario se indica en la lista “Buscar dentro de:”. Si señalamos Coincidir mayúscula y minúsculas, Excel encuentra sólo los textos con la combinación exacta de mayúsculas y minúsculas especificadas.

 Excel considera las letras como fueron escritas originalmente aunque hayan sido cambiadas con alguna de las instrucciones de conversión a mayúsculas.

Para encontrar sólo palabras completas utilizamos Coincidir con el contenido de toda la celda.

Además, de las opciones anteriores podemos utilizar:

• Buscar siguiente: buscar y selecciona el siguiente texto especificado.
• Reemplazar: Inicia el cuadro de dialogo de Reemplazar y toma la información del texto buscado para reemplazar.

Reemplazar texto

Esta es una opción extendida de la búsqueda de texto, en la cual se le puede especificar un texto de reemplazo, es decir, cuando encuentre el texto que lo cambie por el nuevo. Una de las formas de llegar al reemplazo es a partir de la opción Buscar del menú Inicio. Las otras opciones son:

Menú: Seleccionamos del menú Inicio el comando Buscar y seleccionar, y luego presionar Reemplazar.

Teclado: Presionamos simultáneamente <Ctrl+L>.

Utilizando cualquiera de los métodos, aparece el siguiente cuadro de dialogo de Reemplazar aparece el siguiente cuadro de dialogo:

Las opciones funcionan igual que en la búsqueda. Con las opciones Reemplazar y Reemplazar todas podemos ir cambiando una ocurrencia a la vez o bien todas las ocurrencias, respectivamente.

Borrar, deshacer y repetir acciones

En este post aprenderás herramientas de Excel muy comunes en la edición de celdas como son borrar, deshacer y repetir acciones, especificadas en detalle.

Borrar, deshacer y repetir acciones

Borrar

Para eliminar el contenido de las celdas, del menú Inicio se selecciona la opción borrar.

La opción Borrar todo, elimina todo lo que contenga una celda, formatos, contenidos y notas. Las opciones restantes, Borrar formatos, Borrar contenidos y Borrar Comentarios sólo eliminan estos, respectivamente.

Con la tecla <Supr>, también se borra el contenido de la celda. Los formatos y las notas quedan intactos.

Otra forma más para borrar el contenido de las celdas, es con el ratón. Utilice el puntero del ratón que se uso para el Autorelleno, pero ahora en dirección del mismo va a ser hacia arriba o hacia la izquierda si se tiene más de una columna por borrar. Las celdas que estén borrando cambian a fondo gris. (Más información sobre autollenar celdas en Ms Excel puedes visitar la siguiente entrada “Llenar y autollenar celdas”).

Deshacer y repetir acciones

Excel ofrece la posibilidad de deshacer acciones y regresar al estado anterior antes de que se hiciera esa acción o esas acciones. Para deshacer una operación.

Menú: Seleccionamos del menú principal el comando deshacer.

Teclado: Presionamos simultáneamente <Ctrl+Z>.

La acción contraria es Rehacer que anula el Deshacer. Para repetir:

Menú: Seleccionamos del menú principal el comando Rehacer.

Teclado: Presionamos simultáneamente <Ctrl+Y>.

Podemos Deshacer y Rehacer múltiples operaciones, siempre y cuando estas cumplan con los criterios necesarios para poderse deshacer.

Llenar y autollenar celdas en Excel

Este artículo es de utilidad para ganar tiempo cuando se necesita llenar gran cantidad de datos en Excel, con la herramienta de Llenar y autollenar celdas.

Llenar y autollenar celdas en Excel

Existen ocasiones en que se desea copiar la información de una celda hacia, otras celdas que se encuentran en forma contigua a ésta, es decir, hacia arriba, abajo, izquierda, derecha de la celda. Cuando esto ocurre se puede realizar un llenado y/o un autollenado.

Primero se debe seleccionar la celda que se desea copiar a las demás junto con toda el área donde se va a copiar el contenido.

Posteriormente se suelta el cursor y automáticamente se rellena según el área que está seleccionada. Existe una segunda opción que es presionar el botón que aparecerá en la esquina inferior derecha como el cual abrirá un cuadro de dialogo como el que se muestra a continuación:

Como se puede observar en la imagen existen 3 opciones, que por defecto esta seleccionada copiar celda (que es la que se utilizó en el ejemplo), también está Rellenar formatos sólo o Rellenar sin formato.

También se puede llenar una serie de datos principalmente de carácter numérico de forma creciente sin necesidad de escribir cada uno de los datos. Al igual que el ejemplo anterior, se debe seleccionar el primer valor junto con el resto de las celdas que se van a llenar, el contenido de las primera o primeras celdas en cada filas o columna serán usadas como los valores iniciales de la serie.

Esta forma consiste en ir al menú Inicio, y seleccionar el comando Rellenar como se observa en la imagen:

Luego seleccionar la opción series y aparecerá el siguiente cuadro de dialogo:

En Series en se selecciona si se llenan a través de las Filas o Columnas. En Tipo, se selecciona el tipo de progresión que se va a tener. Lineal es la suma de los valores junto con el Incremento que se marque. Geométricamente multiplica cada valor por el Incremento. Si la opción de Tendencia está seleccionada, el Incremento se ignora y se calcula una progresión geométrica con tendencia. Cronológica calcula una serie de fechas según la opción seleccionada en Unidad de tiempo. Autorrellenar llena las celdas de la selección basándose en los datos incluidos en la selección.

A continuación se muestra un ejemplo de esta acción:

Además, se puede seleccionar un Límite para indicar donde debe terminar la serie. Si el Límite se alcanza y aún existen celdas seleccionadas, la serie termina en ese punto.

La opción de Tendencia, produce un ajuste en series lineales y una curva exponencial en series geométricas basados en los valores de la selección.

Por ejemplo, si los datos en la selección comienzan con los valores 1, 4, 5, y se selecciona una Incremento 2, tenemos lo siguiente:

Vínculos en Excel

En esta entrada aprenderás el uso de vínculos en MS Excel, muy útil para relacionar Excel con otras aplicaciones desde el mismo libro de trabajo.

Insertar Vínculos o Hipervínculos en MS Excel

Cuando algún documento tiene uno o más vínculos a otras aplicaciones hechas con el Pegado Especial, se pueden ver y modificar con el menú Insertar, en la barra vínculos, la opción Hipervínculos. El cuadro de dialogo es el siguiente:

Aparecen listados todos los vínculos que tiene el documento en Dirección. Los vínculos de actualizan automáticamente cuando se abre el archivo de destino. Desde esta misma ventana se pueden Buscar archivos para modificarlos desde el archivo de origen.  También se puede seleccionar un determinado vínculo de la hojas y presionar el botón “Quitar vínculo”, para desvincularlo.

Pegar Hipervínculos

El hipervínculo es la relación que se establece en un documento con otro documento. De esta manera un autor puede ampliar sobre un tema en específico tratado en un documento y dentro de otro documento y establecer un enlace entre ambos documentos.

El hipervínculo hace al lector y al autor más fácil el acceso a la información relaciona. Al copiar información de otra aplicación podemos pegarla en Excel como un hipervínculo. Solo con seleccionar del menú Inicio la opción Pegar como hipervínculo. Cualquier objeto pegado de esta forma presentará un aspecto similar al siguiente:

Al acercar el cursor al hipervínculo, éste adquiere la siguiente forma de una mano. Al hacer clic, inmediatamente se abre la aplicación origen, con el archivo y la posición en el mismo, indicados por el hipervínculo. Para mayor información acerca de hipervínculos en Excel vea la sección de publicaciones sobre Internet e Intranet visitando las siguientes entradas:

• Qué es el Internet
• Las Direcciones en la red
• Uso de URL en Excel
• ¿Que es una intranet?
• Enlaces o hipervínculos en Excel

Pegado Especial en Excel

En esta publicación aprenderás a sacar utilidad de las distintas formas de pegar que te presenta Ms Excel en su herramienta de Pegado Especial.

Pegado Especial en  Excel

Además de Pegar utilizando en forma tradicional, se puede realizar la operación de Pegado especial. (Saber más sobre la forma tradicional en este post “Copiar, Cortar y Pegar”).

Para hacer un pegado especial, una vez que ha sido copiada o cortada la información, se selecciona del menú Inicio, en el comando Pegar, la opción Pegado especial.

Si se realizó una copia (esta tarea no se permite si se realizó un corte) de la información de las celdas de Excel, el cuadro de dialogo que aparece es el siguiente:

Con estas opciones Excel permite Pegar no sólo el contenido de las celdas, sino las Fórmulas, los Valores, los Formatos, los Comentarios, Todo, Todo excepto bordes o las reglas de Validación. Además, si las celdas de origen y las de destino contienen números se pueden realizar una Operación y automáticamente se tienen los nuevos valores. Saltar blancos no pega las celdas en blanco del área copiada, al área pegada. Si se copia una celda vacía hacia una que está en uso no la encima. Trasponer cambia la orientación de los datos cuando se pegan, los datos de la fila superior se colocan en la columna izquierda y los de la columna izquierda aparecen en la fila superior. Pegar vínculos crea un enlace con el contenido de la celda donde fue copiada, de manera que si cambia la información en la celda de origen cambia también en la celda de destino. (Más información sobre vínculos en Excel en la siguiente entrada “Vínculos en Excel”).

Si se realizó una copia o un corte de un objeto u otra aplicación, el cuadro de dialogo es el siguiente.

Esta opción permite Pegar vínculos. Crea un enlace con el contenido del Portapapeles a la aplicación donde fue creada, de manera que si cambia la información si fue creada con Excel o con otra aplicación.

Para realizar un vínculo es necesario que la aplicación donde se creó permita que existan estos. Además, se debe guardar el archivo que contiene la información que se está vinculando, para que si se modifica el archivo origen se pueden actualizar los cambios en el destino. (Como guardar un archivo en Excel en este post “Guardar un archivo”).

Para poder establecer el enlace, se debe seleccionar Pegar vínculo del cuadro de diálogo y definir como se va a realizar. Entre los más frecuentes se encuentran las siguientes:

• Objeto: es una representación gráfica del contenido del Portapapeles. El nombre del objeto depende del tipo de contenido del Portapapeles.
• Texto con formato (RTF): El texto con el formato asignado.
• Texto sin formato: Texto normal sin ninguna clase de formato.
• Imagen: una representación gráfica de información como un archivo imagen de Windows.
• Mapa de bits: una representación gráfica usada para dibujos de otras aplicaciones como por ejemplo Paint.

Existen además otras formas de pegado. Una vez establecido el vínculo, podemos indicarle a Excel que la muestre como un icono con la opción Mostrar como icono.