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lunes, 20 de octubre de 2014

Como consolidar datos en Excel

En este artículo te enseñamos a consolidar datos en MS Excel en profundidad, con la finalidad de que puedas realizar una consolidación por si solo.

Empezar a consolidar datos en Excel


Lo primero que se debe realizar es especificar los detalles de la tabla de consolidación presionando el botón consolidar en el menú Datos. Se abre la siguiente ventana “Consolidar”.




Seleccionar una función para aplicar a la consolidación


en la lista desplegable “Función” de la ventana Consolidar, se puede seleccionar  una de las 11 funciones para la hoja de cálculo que desee que MS Excel aplique a su consolidación.



Especificar áreas fuente



En el cuadro de texto “Referencia” escriba o selecciones cada área fuente. Al elegir el botón “Agregar”, la referencia del área fuente se agrega a la lista “Todas las referencias”.


  • Se puede especificar hasta 255 áreas fuente para una tabla de consolidación.
  • No es necesario que los libros de trabajo que contienen las áreas fuente estén abiertos durante la consolidación.
  • Las celdas que contienen texto en el área fuente se consideran celdas en blanco (Excepto los rótulos de categoría, si consolida por categoría).
  • Si incluye celdas que contienen fórmulas en un área fuente MS Excel solo consolida los valores resultantes e ignora las fórmulas.



Usar rangos con nombre en la referencia fuente


Si asigna nombres a las áreas fuente antes de consolidar los datos; puede tener toda la seguridad de que se han consolidado los rangos apropiados, incluso cuando agregue o elimine columnas o filas, o mueva las áreas fuente.

También se puede hacer uso de comodines en la referencia fuente (si desea saber como usar comodines puede hacer clic en El Área de destino de la consolidación en Excel).

Referencia de un área fuente en una hoja cerrada


Cuando el área fuente se encuentre en una hoja de cálculo que no esté abierta, utilice el botón “Examinar” de la ventana “Consolidar” para introducir en la casilla “Referencia” la ruta de acceso y el nombre de la hoja. En la ventana Examinar identifique la hoja de cálculo y elija el botón “Aceptar”.

Realizar la Consolidación


Cuando elije el botón Aceptar en la ventana “Consolidar”, MS Excel consolida los datos de las áreas fuente y los muestra en el área de destino.


Puede anular la consolidación sin vínculos eligiendo el comando “Deshacer” inmediatamente después de consolidar, pero no puede emplear dicho comando para anular una consolidación vinculada. Asegúrese de guardar el libro de trabajo primero.

Repetir la consolidación


Tras definir un conjunto de áreas fuente de consolidación, las referencias fuente se guardan con la hoja de cálculo. Cuando vuelva a abrir el libro de trabajo y cambie a la hoja de cálculo de consolidación simplemente elija el botón Consolidar y en la misma ventana presionar el botón “Aceptar” para actualizar la tabla de consolidación.

sábado, 18 de octubre de 2014

El Área de destino de la consolidación en Excel

En este artículo te enseñamos a como preparar el  Área de destino elemento clave al realizar una consolidación en MS Excel.

¿Qué es el área de destino de la consolidación en Excel?

El área de destino son las celdas de la tabla donde va ir la consolidación de todos los datos fuentes seleccionados con el fin de resumirlos globalmente.

Trabajar el área de destino al consolidar


Antes de elegir el comando Consolidar, del menú Datos, se debe seleccionar el área de destino donde se desea que aparezca la tabla de consolidación. Dependiendo del resultado que se desea, se debe seleccionar una determinada área de destino como se observa en la siguiente tabla:



¿Qué formato toma el área de destino al momento de consolidar?

Para dar formato a las celdas del área de destino, MS Excel utiliza el formato de número de la primera área fuente indicada en el cuadro “Todas las referencias” de la ventana de dialogo Consolidar. Los formatos de número que ya están en su área de destino se reemplazan. MS Excel no reemplaza otros formatos en el área de destino.

¿Cómo usar caracteres comodines en rótulos de categoría del área fuente?

Cuando vaya a consolidar por categoría, use rótulos en el área de destino para controlar qué categorías están consolidadas. Puede usar asterisco (*) y el signo de interrogación (?) como caracteres comodín en los rótulos que escriba en el área de destino. Por ejemplo, las categorías tituladas Ventas 1 y Ventas 2 se consolidarían en una categoría titulada Venta*, en el área de destino.

Ejemplo de uso de Comodines en rótulos de categoría del área fuente



En la siguiente tabla se observa el área fuente, donde en el rótulo se observa la categoría Tenis 1 y Tenis 2.


Finalmente se observa el área de destino donde se usa el comodín (*) en la categoría Tenis, lo cual mediante el uso de este, permite la consolidación de las categorías de los datos fuentes Tenis 1 y Tenis 2. 






miércoles, 15 de octubre de 2014

Vincular datos consolidados en Excel

En este artículo te presentamos las ventajas de poder vincular datos al momento de realizar una Consolidación en MS Excel.

Crear vínculos de datos al Consolidar

Cuando realiza una consolidación, también puede crear Vínculos, a fin de que el área de destino se actualice automáticamente cuando los datos fuente cambien. Puede obtener el mismo resultado empleando fórmulas tradicionales en una hoja de cálculo de recopilación, con referencias a los datos fuente. (Más información sobre “Enlaces o hipervínculos en Excel” puedes visitar la siguiente Entrada).

¿Cuáles son las ventajas que ofrece la consolidación vinculada frente a fórmulas tradicionales de vinculación?


El uso de la consolidación, esté o no vinculada, ofrece ventajas sobre las Fórmulas tradicionales de vinculación, especialmente si los datos fuente se encuentran en varios libros de trabajo en Excel.

  • Con la consolidación sin vincular, puede reunir datos de diferentes fuentes sin la necesidad de contar con vínculos físicos entre los libros de trabajos de Excel.

  •   Con la consolidación sin vincular o no vinculada, puede actualizar manualmente el resumen de la información en un momento dado.
  •     Con la consolidación vinculada o no vinculada, puede configurar hojas de cálculo con mayor rapidez y facilidad que escribiendo las fórmulas de vinculación.


Consideración a tener presente al momento de realizar una consolidación vinculada

Cuando las áreas fuente se encuentran en la misma hoja de cálculo que el área de destino, no se pueden crear vínculos con los datos fuente.


Ejemplo de Vista de una tabla consolidada vinculada




En el ejemplo se muestra una tabla de consolidación vinculada, donde aparecen los ya conocidos Símbolos de Esquema, que si los presionamos nos mostraran los datos desde donde provienen los Subtotales. (Si quieres saber mas sobre subtotales en la siguiente Página).




En este ejemplo si modificamos cualquier dato fuente, automáticamente se cambiará el valor en los datos de destino.

Es  importante para poder hacer la vinculación de datos en la consolidación, en la ventana consolidar se debe marcar la casilla “Crear vínculos con los datos de origen”.


lunes, 13 de octubre de 2014

Consolidar por Categoría en Excel

En este artículo aprenderás como y cuando Consolidar por Categoría en MS Excel,  también te mostraremos consideraciones de su uso aplicadas a un ejemplo.

¿Cuándo Consolidar Datos por Categoría?


Consolide Datos por categoría cuando las áreas fuentes contengan: 
  • Datos similares en ubicaciones relativas diferentes.
  • Un número diferente de filas o de columnas de datos en cada categoría




MS Excel utiliza los rótulos de las áreas fuente para determinar las categorías y, de hecho, puede copiar los rótulos como encabezados de fila o de columna al área de destino durante la consolidación. Por ello, los rótulos para datos similares deben ser idénticos en cada una de las áreas fuente.

Ejemplo de consolidación por Categoría


Como se observa en la imagen ejemplo, se puede observar las ventas totales por trimestre por actividades en dos Áreas. Esta imagen representa datos fuentes, lo cual cumple que en el rótulo de filas se observan datos similares en ubicaciones relativamente diferentes.
Por lo tanto de acuerdo a lo especificado en este artículo se recomienda hacer una consolidación por categoría.

Finalmente el resultado de esta consolidación por categoría del ejemplo es la siguiente:


Consideraciones a tener en cuenta al consolidar por categoría del Ejemplo

  • La selección del cuadro Final o de datos de destino debe ser de las celdas que contendrán valores más las celdas que contienen las categorías, es importante que el cuadro final contenga el nombre de las categorías o rotulo de Filas con nombres correspondientes.
  • Al momento de usar el botón Consolidar debe agregar los valores y las categorías que desea aplicar la fórmula, de ambas tablas (dos selecciones) que corresponden a los datos fuentes.
  • Para este ejemplo, es importante que al momento de hacer la consolidación marcar la casilla “Columna Izquierda”, para que la operación que se utilice se haga a partir de acuerdo de cada una de las categorías. (Para este caso se puede observar que se hizo la suma respectiva por actividad).




domingo, 12 de octubre de 2014

Consolidar por posición en Excel

En este artículo aprenderás a consolidar por posición datos en MS Excel, planteando algunas sugerencias y consideraciones previas antes de consolidar.  

Cuando Consolidar por Posición en Excel


En general, se recomienda consolidar datos por posición si tiene una serie de hojas de cálculo idénticas, por ejemplo, hojas de cálculos creadas con la misma plantilla.




¿Se deben considerar los rótulos de posición de categorías al consolidar por posición?


Cuando realice una consolidación por posición, los rótulos de categorías, por ejemplo, los encabezados de fila en los cuatro informes mensuales, se ignoran y sólo se consolidan los datos que se encuentran en la misma posición en cada área fuente.

Cuando seleccione el área de destino para los datos que desee consolidar por posición, recuerde que:
  • Los rótulos de categorías no se copian en el área de destino, aun cuando los seleccione en las áreas fuente. Cuando consolide por posición, no incluya rótulos ni en las áreas fuente ni en las áreas de destino. Si desea incluir encabezados de fila y columna, puede escribir rótulos por encima y a la izquierda del área de destino seleccionada.
  • Todas las áreas fuente y el área de destino deben estar organizadas de idéntica manera, con ubicaciones absolutas idénticas en cada hoja de cálculo.


Sugerencias al momento de Consolidar por Posición


Si selecciona un grupo de hojas en un libro de trabajo, puede introducir texto, fórmulas y formato que serán idénticos en todas las hojas seleccionadas al mismo tiempo, para asegurarse de que su modelo de consolidación sea uniforme.



sábado, 11 de octubre de 2014

Consolidación de datos en Excel

En este artículo presentamos la herramienta de consolidación de MS Excel, sus utilidades en distintas tareas y las consideraciones al momento de consolidar.

Utilidad de la Consolidación

Cuando necesites destacar los puntos principales de una o de varias hojas de cálculos extensas, el mejor método consiste en usar el botón Consolidar de la pestaña Datos. Con esta herramienta logrará resumir grandes cantidades de datos diferentes en una hoja de cálculo.

¿En que tarea puedo utilizar la consolidación?

Por ejemplo, puede consolidar datos de hojas de cálculo que contienen informes mensuales y presentarlos juntos como informes trimestrales. A continuación, puede consolidar los informes trimestrales para obtener un informe anual.
Los datos fuente pueden encontrarse en libros de trabajos independientes, en el mismo libro de trabajo o en la misma hoja.

Consideraciones al momento de Consolidar

Puede definir solamente una tabla de consolidación en una hoja de cálculo. Para realizar una consolidación diferente, debe seleccionar un área de destino diferente y especificar un conjunto diferentes de áreas fuente.
Para consolidar datos debe especificar:

  • Un área de destino: Es el rango que contendrá la información a consolidar. (Más información en detalle sobre “El Área de destino de la consolidación en Excel” en el siguiente Post).

  •  Áreas fuente: Son los rangos donde se encuentra la información que se consolidará.



Una vez especifique estos rangos, realice la primera consolidación y guarde la hoja de cálculo. Le será más fácil realizar otra consolidación puesto que MS Excel  conserva la información sobre la fuente y el destino especificados.


La mayoría de las hojas de cálculo contienen una o varias categorías de datos. Por ejemplo, cada uno de los cuatro informes trimestrales mostrados anteriormente contiene datos agrupados por división. Cada una de las cuatro categorías de divisiones de cada consolidación trimestral se identifica con un rótulo (Un encabezado de columna). Puede elegir consolidar los datos según sus categorías o según su posición relativa en las hojas de cálculo fuente.
Si quieres saber más  sobre estos tipos de consolidación, puedes visitar las siguientes Entradas: